وصف الأعمال والوظائف داخل المنظمة

تحليلُ الأعمال والوظائف
أبعاد تحليل الأعمال والوظائف

مقدمة:
هناك الكثير من الطرق والمداخل، والأساليب والوسائل الإدارية الهامة التي تأخذ بها الإداراتُ الناجحة في منظمات الأعمال، والشركات، والمؤسسات. وإن إدارة الموارد البشرية، وهي من الإدارات الهامة والرئيسة في منظمة الأعمال، تأخذ بأسلوب "تحليل الأعمال والوظائف" وتجعله من أحد مهامها الرئيسة.

وأسلوب أو وظيفة أو مجال التحليل الشامل والدقيق للوظائف والأعمال يوفر لإدارة المنظمة البياناتِ والمعلوماتِ الهامة والدقيقة عن واجبات ومسؤوليات الوظائف والأعمال، ومدى الحاجة إلى تطوير وتحسين الوظائف والأعمال القائمة، أو إنشاء وظائف جديدة تتطلبها المرحلة الراهنة، أو إلغاء وظائف قائمة لم تعد تواكب متطلبات العصر، ولم تعد كافية للمنظمة، بحيث تؤهلها لتحمل تبعات وتحديات المنافسة الشديدة في الأسواق، وهذا كله من شأنه مساعدة الإدارة في إدارة مواردها البشرية إدارة ناجحة وفعالة.

تحليل الأعمال والوظائف من المهام الرئيسة لإدارة الموارد البشرية:
إنَّ من المهام الرئيسة لإدارة الموارد البشرية –بعد إنجازِها عمليةَ تصميم وهيكلة الوظائف والأعمال– القيامَ بتحليل لهذه الأعمال والوظائف، ولكي تتمكن إدارة الموارد البشرية من تحليل الأعمال والوظائف داخل المنظمة يجب عليها أن تحدد أبعاد تحليل الأعمال والوظائف؛ وذلك من خلال الآتي:
أولاً: مفهوم تحليل الأعمال والوظائف.
ثانياً: مجالات استخدام نتائج تحليل الأعمال والوظائف.
ثالثا: مسوغات تحليل الأعمال والوظائف.

أولاً: مفهوم تحليل الأعمال والوظائف:
تقوم إدارة الموارد البشرية -من خلال عملية تحليل الأعمال والوظائف- بجمع الكثير من البيانات، والمعلومات، والحقائق المرتبطة ارتباطاً وثيقاً بطبيعة الوظائف والأعمال داخل المنظمة، ومن ثم تحليلها، وتوصيفها، وتلخيصها، وتدوينها في جداول أو قوائم يبين من خلالها مهام، وواجبات ومسؤوليات، وصلاحيات، والمخاطر التي قد تواجهها هذه الأعمال والوظائف، بل وتحديد البيئة التي ستمارَس من خلالها الأعمالُ والوظائف محل التحليل، ويبين أيضاً في تلك القوائم المختصرة ماهية المعارف والقدرات، والمهارات والكفاءات اللازم توافرُها في الموارد البشرية التي ستمارس هذه الأعمال والوظائف، بما يضمن في النهاية جودةً عالية في الأداء يترتبُ عليها جودةٌ عالية مطلوبة في المنتجات والخدمات التي تقدمها المنظمة.

وبناء على ما تقدم يمكننا القول:
إن نتائج عملية التحليل للأعمال والوظائف لها أهمية كبرى في عملية إدارة وتنمية الموارد البشرية، فهي تساعد على:
1- تحقيق المعرفة الواضحة للعنصر البشري المكلف بشغل وظيفة ما؛ من خلال تحـديد واضح المعالم للمهام المطلوب منه القيامُ بها؛ نحو إنجاز مهام هذه الوظيفة، وكيفية إنجاز هذه المهام بكفاءة وفعالية.
2- تحقيق المعرفة الشاملة للمديرين والمشرفين بالمهام والطبيعة التي تكتنفها الأعمال المكلفون بمتابعتها والإشراف عليها، وهذا يمكنهم –بلا شك– من تحديد الآلية والكيفية التي ينتهجونها في توجيه مرؤوسيهم نحو الأداء الأفضل لأعمالهم، مما يؤدي إلى تحقيق النجاح المنشود من وراء هذه الأعمال.

3- مساعدة إدارة الموارد البشرية في تحديد العناصر أو الموارد البشرية المناسبة لشغل الأعمال والوظائف داخل المنظمة.

ويمكننا القول أيضاً -بطريقة أكثر تفصيلاً -:
إن قيام إدارة الموارد البشرية بتحليل المعلومات التي يتم جمعُها عن الأعمال والوظائف داخل المنظمة، يمكّنها – إدارة الموارد البشرية – من الوصول إلى نتائج هامة، منها:

1- وصف الأعمال والوظائف داخل المنظمة وصفاً دقيقاً (Job description):
تقوم إدارة الموارد البشرية بتحديد وتوصيف كل عمل ووظيفة داخل المنظمة من خلال الجوانب الآتية:
1) الأهداف التي تريد المنظمة تحقيقها من وراء كل وظيفة.
2) الصفات الخاصة (ذهنية، وجسدية، وفكرية) المطلوبُ توافرُها في العنصر أو المورد البشري شاغل الوظيفة.
3) البيئة التي تؤدَّى من خلالها الوظيفةُ داخل المنظمة، وتشمل الظروفَ الاجتماعية، والصحية والنفسية... إلخ.
4) معايير ومقاييس الأداء المرغوبة من قبل المنظمة، والمطلوب تحقيقُها من العمل أو الوظيفة.
5) الواجبات والمسؤوليات المترتبة على العمل والوظيفة.
6) السمات الخاصة بأداء العمل والوظيفة.
7) المخاطر التي قد تتعرض لها الوظيفةُ أو العمل.
مكان وزمان أداء وإنجاز العمل والوظيفة.
9) وضعية الوظيفة داخل المنظمة، وعلاقتها مع الوظائف الأخرى.

2- معايير أداء العمل والوظيفة داخل المنظمة (Job performance standers):
يقوم المسؤول عن التحليل داخل إدارة الموارد البشرية بتحليل المعلومات التي جمعها عن الوظائف والأعمال، ثم تضع إدارة الموارد البشرية مجموعةً من المعايير القياسية لأداء الأعمال والوظائف، وهذه المعاييرُ تمثل الحد الأدنى المقبول للأداء من قبل الموارد أو العناصر البشرية المسؤولة والممارسة للأعمال والوظائف، وتساعد هذه المجموعة من المعايير القياسية في عملية تقدير مستويات أداء الموارد أو العناصر البشرية، وتحديد كفاءتهم، ومهاراتهم الحقيقية، ومعارفهم الفعلية لمهام وظائفهم وأعمالهم، ومن ثم تحديد البرامج التدريبية التي تصقل هذه المهارات، وترفع من مستويات خبراتهم، كما تساعد معايير الأداء أيضاً في تحديد التعويضات والمكافآت المعنوية والمادية للموارد البشرية، من ترقيات، وحوافز مالية، وزيادة في الرواتب والأجور... إلخ إذ توفر المعاييرُ الأسسَ التي تستند إليها إدارة الموارد البشرية في عملية القياس الموازن للأداء الفعلي بالأداء القياسي للموارد البشرية.

3- محددات الوظائف والأعمال داخل منظمة الأعمال (Job specifications):
ويقصد بمحددات الوظائف والأعمال: السماتُ والخصائصُ التي يتصف بها الموردُ البشري، والتي تتطلبها الوظيفةُ أو العمل، إذ تقوم إدارة الموارد البشرية من خلال ممارستها لوظيفة تحليل الأعمال والوظائف، بتحديد شروط ومواصفات تتطلبها الوظيفةُ يجب توافرها في المورد البشري الذي سيشغلها، ومن هذه الشروط –على سبيل المثال– المؤهل العلمي، الخبرات، الدورات التدريبية المتخصصة، المهارات، الجنس... إلخ، وفي بعض الوظائف تتطلب اللياقة الطبية، وهكذا.

وبعد أن أوضحنا مفهومَ تحليل الأعمال والوظائف نستطيع أن نقول:
إن عملية تحليل الأعمال والوظائف، عملية وصفية، تصف طبيعة الوظيفة، بغير أن تتطرق إلى وصف ما يجب أن يكون عليه شاغل الوظيفة من أداء، إذ إن تحديد ما يجب أن يكون عليه أداء شاغل الوظيفة حدد في مرحلة سابقة وهي مرحلة تصميم وهيكلة الوظائف والأعمال.

ثانياً: مجالات استخدام نتائج تحليل الأعمال والوظائف في منظمة الأعمال:
تتلخص نتائج تحليل الأعمال والوظائف -التي حددناها فيما ذكرناه آنفاً- في:
1- وصف الأعمال والوظائف وصفاً دقيقاً.
2- معايير أداء العمل أو الوظيفة داخل المنظمة.
3- محددات الأعمال والوظائف داخل المنظمة.
وهذه النتائج تعد من أهم الأعمدة التي ترتكز عليها إدارةُ الموارد البشرية حين تمارس وظائفها الأخرى داخل المنظمة، وتمثل نتائجُ التحليل أيضاً نقطةَ البداية التي تنطلقُ منها إدارةُ الموارد البشرية نحو تنفيذ وممارسة مجالاتها ووظائفها.

إن ممارسة إدارة الموارد البشرية لإحدى وظائفها الرئيسة وهي تحليل الأعمال والوظائف، واستخلاص نتائج هذا التحليل، واستخدام إدارة الموارد البشرية لهذه النتائج عند قيامها وممارستها لوظائفها ومجالاتها الأخرى، يبين لنا – هذا الاستخدام – مدى العلاقة القوية التي تربط بين وظيفة التحليل والوظائف الأخرى لإدارة الموارد البشرية، ويمكننا توضيح ذلك بشيء أكثر تفصيلاً فيما يأتي:

1) مجال (وظيفة) تخطيط الموارد البشرية (وهي وظيفة رئيسة من وظائف إدارة الموارد البشرية):
إن الهدف الأهم لإدارة الموارد البشرية من وراء ممارستِها وظيفةَ تخطيط الموارد البشرية، هو تقدير احتياجات الشركة أو المنظمة من الموارد البشرية، ويشمل هذا التقديرُ أعدادَ الموارد البشرية، ومواصفاتها، ومؤهلاتها، وتخصصاتها، ونوعها، وأعمارها... إلخ، ولن تستطيع إدارةُ الموارد البشرية ممارسةَ وظيفة التخطيط هذه، بغير توافر البيانات والمعلومات، والمعرفة الكاملة لطبيعة وكنه، وماهية أعمال ووظائف الشركة أو المنظمة، وحجم واجباتها، ومسؤولياتها، وصلاحياتها، وحجم المخاطر التي قد تتعرض لها داخل الشركة أو المنظمة، وهذه البيانات وتلك المعلومات توفرها وظيفة تحليل الأعمال والوظائف، وتعتمد عليها وظيفة تخطيط الأعمال والوظائف، وتتمكن من خلالها من التقدير الحاجة بدقة إلى الأعمال والوظائف من الموارد البشرية من حيث أعدادها، وتخصصاتها، وأنواعها، وهذا الاعتماد يبين لنا أهمية نتائج تحليل الأعمال والوظائف لعملية التخطيط، إذ لا يمكن لعملية التخطيط أن تحقق النجاح المطلوب منها بغير اللجوء والاعتماد على هذه النتائج.

2- مجال (وظيفة) اختيار وتعيين الموارد البشرية:
تبين نتائجُ تحليل الأعمال والوظائف –وهذا أمر ضروري، ومسلّم به– المواصفات والمهارات المطلوبِ توافرُها، لكي تؤدى هذه الأعمال والوظائف بالطريقة المرغوبة، وهذه المواصفات وتلك المهارات يجب أن تتصف بها المواردُ البشرية التي سوف تشغل هذه الأعمال والوظائف، فتقع هذه المواصفات وتلك المهارات –وهي من نتائج تحليل الأعمال والوظائف– موقع المرجعية أو المعايير التي تلجأ إليها إدارة الموارد البشرية عند ممارستها وظيفة الاختيار والتعيين. فعلى أساس هذه المعايير تقوم إدارة الموارد البشرية بانتقاء واختيار ثم تعيين أنسب وأفضل العناصر البشرية المتقدمة لشغل الأعمال والوظائف داخل المنظمة أو الشركة.

3- مجال (وظيفة) استقطاب الموارد البشرية:
تحتاج إدارة الموارد البشرية -حين ممارسة وظيفة الاستقطاب- إلى نتائج تحليل الأعمال والوظائف، والتي توفر لها المعرفة الكاملة والدقيقة عن خصائص ومواصفات الموارد البشرية التي تحتاجها المنظمة، فمن مسؤوليات وظيفة الاستقطاب جذب الموارد البشرية المتاحة في سوق العمل، وترغيبها في الالتحاق بالعمل في المنظمة، وتستعين في ذلك بخطط مدروسة، مبنية على بيانات ومعلومات دقيقة –توفرها لها نتائج تحليل الأعمال والوظائف- تبين فيها الأعداد والتخصصات، والمواصفات التي يحتاجها تنفيذ الأعمال والوظائف داخل المنظمة وفقاً للمسؤوليات والواجبات والصلاحيات المحددة، وتساعد نتائج تحليل الأعمال والوظائف وظيفة الاستقطاب في أداء دورها المنوط بها والمطلوب منها أن تحققه، إذ تساعدها في تحديد ومعرفة وماهية الموارد البشرية المراد استقطابها، وأين توجد هذه الموارد في سوق أو أسواق العمل.

4- مجال (وظيفة) تدريب وتنمية الموارد البشرية:
إن نتائج تحليل الأعمال والوظائف تحدد ما يجب أداؤه من قبل الموارد البشرية التي ستشغل هذه الأعمال والوظائف، أو من قبل الموارد البشرية القائمة على رأس العمل في المنظمة، لكي يحققوا أهداف المنظمة، ونتائج هذا التحليل تساعد إدارة الموارد البشرية في أداء وظيفة التدريب والتنمية؛ إذ تمدها بالمعرفة الدقيقة عما يجب أداؤه في كل عمل أو وظيفة من أعمال ووظائف المنظمة، وكيفية أداء هذه الأعمال والوظائف بفاعلية وكفاءة، ومن هنا تتمكن إدارة الموارد البشرية من خلال ممارستها وظيفة التدريب والتنمية من وضع البرامج التدريبية التي تزيد من خبرات ومهارات الموارد البشرية، ووضع خطط التنمية التي تزيد من معارف هذه الموارد البشرية، لكي تتمكن من أداء أعمالها بكفاءة وفاعلية، ومن ثم تحقيق رسالة، وأهداف المنظمة.

5- مجال (وظيفة) تقدير أداء الموارد البشرية:
إن نتائج تحليل الأعمال والوظائف تُتخذ معاييرَ أداءٍ –كما بينا سابقًا– ومن ثم فهي تُعد مرجعيةً يُقاس عليها الأداءُ الفعلي للموارد البشرية داخل المنظمة، ومن ثم فإن إدارة الموارد البشرية تعتمد على هذه النتائج عند ممارسة وظيفة تقدير أداء الموارد البشرية، وقياس الانحراف ما بين المعايير والأداء الفعلي للموارد البشرية، ومن ثم تقف إدارة الموارد البشرية على حقيقة كفاءة أداء وإنجاز الموارد البشرية الممارسة للأعمال والوظائف داخل المنظمة.

6- مجال (وظيفة) التعويضات المالية للموارد البشرية:
توفر نتائج تحليل الأعمال والوظائف القاعدة التي تعتمد عليها إدارة الموارد البشرية عند قيامها بأداء مهام وظيفة تحديد التعويضات المالية التي ستمنح للموارد البشرية، فنتائج الأعمال توفر معلومات كاملة ودقيقة عن خصائص، ومسؤوليات، ومهام ومخاطر الوظائف والأعمال التي ستمارسها الموارد البشرية داخل المنظمة، وما تتطلبه هذه المهام والمسؤوليات من جهد متفاوت، ومخاطر متنوعة، تتحملها الموارد البشرية، ومن الطبيعي لكي تحقق إدارة الموارد البشرية العدالة في التعويضات المالية أن تكون مبنية على معلومات دقيقة، وهذه المعلومات توفرها نتائج تحليل الأعمال والوظائف.

7- مجال (وظيفة) سلامة وصحة الموارد البشرية في مكان العمل:
توفر نتائج تحليل الأعمال والوظائف بيانات ومعلومات عن طبيعة العمل أو الوظيفة وما تحتويه من مخاطر قد تتعرض لها داخل المنظمة، ومن المعروف أنَّ من مهام ووظائف إدارة الموارد البشرية تحقيقَ السلامة والصحة للموارد البشرية داخل المنظمة، ومن ثم فهي تعتمد اعتمادًا كبيرًا عند تخطيطها لبرامج الحماية والسلامة والصحة –بهدف توفير الأمان الكامل، أو على الأقل تفادي المخاطر- على ما توفره نتائج تحليل الأعمال والوظـائف من وصف شامل ودقيق لطبيعة المخاطر التي تكتنف الوظيفة أو العمل، والتي قد تتعرض لها الموارد البشرية في أثناء قيامها بأداء واجباتها العملية داخل المنظمة.

8- مجال (وظيفة) تخطيط المسارات الوظيفية للموارد البشرية في المنظمة:
إنَّ من المهام والوظائف الرئيسة لإدارة الموارد البشرية وضعَ الخطط اللازمة لتحديد المسارات الوظيفية، والتي ينبني على ضوئها تحديد الترقيات التي يمكن للموارد البشرية -العاملة داخل المنظمة– الحصول عليها، ولكي تتمكن إدارة الموارد البشرية من تحقيق النجاح والموضوعية في أدائها لوظيفة تحديد المسارات الوظيفية فعليها أن تعتمد على نتائج تحليل الأعمال والوظائف، والتي تحدد بوضوح الخصائص والسمات والشروط الخاصة بالأعمال والوظائف، والواجب توافرها في الموارد البشرية المرشحة لشغل هذه الوظائف والأعمال، فلا بد من تطبيق وإسقاط تلك الخصائص على المورد البشري المرشح لشغل الوظيفة، إذ تعد عملية الترقي عملية تعيين جديدة لهذا المورد البشري، ومن ثم فلا بد من انطباق شروط الوظيفة الجديدة وتوافقها ما يحمله من مؤهلات، وخبرات، ومهارات... إلخ.

ثالثاً: مسوغات تحليل الأعمال والوظائف داخل المنظمة:
إن عملية تحليل الأعمال والوظائف قد تقوم بها إدارة الموارد البشرية في المراحل والحالات الآتية:
1- في مرحلة تأسيس المنظمة.
2- في حالة إدخال أعمال ووظائف جديدة ومستحدثة ضمن أعمال ووظائف المنظمة الحالية.
3- في حالة تطوير أو إدخال تعديلات وتغييرات جديدة على الأعمال والوظائف القائمة في المنظمة من حيث المضمون، بما يؤدي إلى ضرورة وحتمية إدخال تعديلات وتغييرات في مواصفات القائمين والشاغلين لتلك الوظائف والأعمال.

وبالنظر إلى هذه المراحل والحالات، يمكننا القول:
إن عملية تحليل الأعمال والوظائف، لا يجب قصرها عند مرحلة التأسيس وفقط، إذ يتعارض ذلك مع سنة الكون في التغيير المستمر، فضلاً عن سنة البشر في التغيير المتواصل، وتشوقهم المستمر لكل ما هو جديد، فالمنظمة الجامدة لم يعد لها مكان اليوم، في ظل ظروف بيئية شديدة المنافسة.

ولكي تتكيف المنظمة مع بيئتها الداخلية والخارجية، فعليها أن تأخذ بسياسة التغيير المسؤولة، والمتوازنة، فطبيعة الأعمال والوظائف -بما تحمله هذه الأعمال والوظائف من مضامين، وصفات، وخصائص، وبما تفرضه من شروط ومواصفات على شاغليها، كي يتواءموا معها- وطبيعة شاغليها تتغير باستمرار، نتيجة للتغيرات التي تفرضها عليها البيئة الداخلية والخارجية والتي تعمل في ظلها، ولا تستطيع الانفصال عنها.

إن سياسة تحليل الأعمال والوظائف تعد من المهام الأساسية التي يجب على إدارة الموارد البشرية أن تتبعها بطريقة مستمرة ومتواصلة، حتى تضمن تحقيق قدر كبير من التوافق بين خصائص وسمات وصفات الوظائف والأعمال، وخصائص ومؤهلات، وخبرات الموارد البشرية القائمة والممارسة لهذه الأعمال والوظائف.

ويمكننا أن نوجز بوجه عام بعضاً من المزايا التي تقدمها نتائج تحليل الأعمال الوظائف للمنظمة فيما يلي:
1- التنظيم الإداري الكفء للمنظمة: ويتم عن طريق تقسيم العمل، وتحديد الواجبات، والمسؤوليات والسلطات الممنوحة للمسؤولين، والعمل على إيجاد التوازن الفعّال بين السلطة والمسؤولية.
2- وضع خطط وبرامج تدريبية عالية المستوى: إذ يقوم تحليل الوظائف بتحديد الفجوة بين المهارات الحالية للموظفين والمهارات المأمول والمطلوب توافرها. ومن خلال هذا التحديد تتمكن المنظمة من وضع الخطط التدريبية الصحيحة، والعالية المستوى، والمواكبة للتطورات والتغيرات الهائلة في بيئة عمل المنظمة الداخلية والخارجية، لسد هذه الفجوة.
3- التخطيط السليم للموارد البشرية داخل المنظمة.
4- التمكين من وضع نظام عادل للتعويضات والمكافآت والحوافز للموارد البشرية داخل المنظمة.
5- إعادة تصميم وتصنيف الوظائف.
6- تحسين الأداء الوظيفي.
7- اكتشاف الخلل في بيئة العمل الداخلية ومحاولة القضاء عليه، والعمل على تحسين ظروف العمل الداخلية، والخارجية في حدود الإمكانات المتاحة .

وظيفة الإنتاج:
وتتعلق بكافة العمليات الفنية المتعلقة بإنتاج السلع أو تحقيق الخدمات موضوع النشاط للوحدة الإدارية.

وظيفة التمويل:
وتتعلق بتدبير الأموال الأزمة لإقامة المشروع، أو تشغيل المنظمة أو الوحدة الإدارية، وما يلزم من أموال لإستمرارها في العمل.

وظيفة الأفراد:
وتتعلق بالحصول على أفضل ما يمكن من الكوادر البشرية لتشغيل الوحدة الإدارية، وكذلك كل ما يضمن استمراريتهم في العمل بأعلى قدر من الإنتاجية، والرضا، والنمو.

وظيفة التسويق:
وتتعلق بالتعرف على احتياجات المجموعات المستهدفة بخدمات الوحدة الإدارية، والتخطيط والعمل على سد هذه الاحتياجات . وإدارة وتشغيل هذه الوظائف، وتحقيق أهدافها هو موضوع الإدارة وهو الهدف الذي وضعت من أجله وظائف وعمليات الإدارة والتي تتمثل في التخطيط، والتنظيم، والتوجيه، والمتابعة، والتقييم، حيث يتم ممارسة هذه الوظائف على كل وظائف المنظمة مجتمعه وكوحدة واحدة، فيوجد تخطيط شامل للمنظمة، وأيضا تمارس بمنظور جزئي، فيوجد تخطيط للإنتاج أو للتسويق.

» حجم الأعمال (اقتصاد)
» إدارة الأعمال
» ادارة اعمال
» الذكــاء الاداري
» كود للكتابة على صورة داخل الرد