الذكــاء الاداري

مفاهيم وتقنيات نظم دعم الإدارة

إن عملية اتخاذ القرارات تعتبر من أهم وظائف المدير / القائد ،ولقد عرف سايمون الإدارة ما هي إلا اتخاذ قرارات . كما أن نظم المعلومات المعتمدة على الحاسب الآلي ما هى إلا وسيلة لتوفير المعلومات (الصحيحة والموقوتة) للمدير / القائد لمساعدته فى اتخاذ القرارات أياً كان موقعة والمستوى الإداري الذى يعمل فيه .لذا سنوضح هنا بصورة مختصرة نظم المعلومات المعتمدة على الحاسب الآلي ، وعملية اتخاذ القرارات ما بين التقليدية وتقنيات نظم المعلومات .

النظام

يعتبر عالم الفيزياء والأحياء (لودويج فون بيرتا لاتفى) مؤسس هذه النظرية ، حيث أوضح بأن المنظمة عبارة عن نظام اجتماعي كلَى يسعى إلى تحقيق هدف معين ، هذا النظام يتكون من أجزاء ، كل جزء عبارة عن نظام فرعى ( نظام الإنتاج / نظام الأفراد / النظام المالى / نظام التسويق …الخ ) ، وتعمل تلك الأنظمة معتمدة على بعضها بشكل متكامل من أجل تحقيق الهدف الذى يسعى نظام المنظمة إلى تحقيقه ، إن نظام المنظمة يتأثر ويعمل فى بيئتين ، الأولى داخلية ( جميع الأنشطة ، إنتاج ، مادية ... ) ، الثانية خارجية ( السوق / الموردين / الممولين ... ) .

مفهوم النظام : أدناه بعض المفاهيم والتعريفات الهامة للنظام :

1. كوبتا . النظام هو وحدة ما تعمل فى بيئة معينة وتتضمن العديد من الأجزاء التى تعمل معاً لتحقيق هدف معين , وان الأجزاء الفرعية للنظام يطلق عليها النظم الفرعية Sub System)) .

2. النظام هو مجموعة من الأشياء المادية والأفكار المنطقية والعلاقات المتبادلة فيما بينها , والتى يتم توجيهها نحو تحقيق هدف أو أهداف مشتركة . وان قيمة وفعالية النظام ككل تكون اكبر من مجموع قيم أو فعاليات كل من مكوناته على حدة , وذلك بمقدار قيمة أو تأثير التجاوب المتبادل فيما بين هذه المكونات .

3. تعددت مفاهيم وتعاريف النظام ، ولعل أهم ما أُستخدم فى هذا الخصوص ما قاله (استانفورد) بأن النظام هو عـملية تنفيـذ مجموعة من العناصر، كل منها متحد في الوظيفة والتشغيل لتحقيق الأهداف المحددة . وعرف (شانون) النظام بأنه مجموعة من الأهداف مرتبطة مع بعضها البعض بعلاقات منتظمة لتنفيذ وظيفة معينة والمقصود بالأهداف هنا أنها عبارة عن مكونات أو أجزاء أو نظم فرعية تقوم بتنفيذ الوظيفة . بينما يرى (تاجرت) أن النظام هو مجموعة من النظم الفرعية وعلاقتها في بيئة معينة لتحقيق أهداف محددة . أما (إبراهيم هميمي) فقد عرف النظام بأنه العملية التصميمية التى بموجبها تتحـول العناصر إلى منتجات مفيدة ، وأنها عملية منظمة تهدف إلى تحـويل المدخلات الى مخرجات . بناءاً على ذلك يتكون النظام من ثلاثة عناصر هى المدخلات والعمليات والمخرجات

، فأما المدخلات فهى مختلف الموارد البشرية والمادية ، والعمليات هى جميع الأنشطة التى تعالج بها المدخلات لتصبح مخرجات فيما بعد ، وتختلف العمليات باختلاف أهداف المنظمة وطبيعة عملها ( صناعية ، تجارية خدمية ... ) ، كما هو موضح فى الشكل أدناه :

الشكل رقم ( 1) : النظام

المدخلات
In puts

العمليات
processing

المخرجات
Out Puts

موارد بشرية

موارد مادية

الوقت - المكان

مجموعة أنشطة

إنتاج ـ تسويق ـ بيع

سلعة / خدمة

بينما يعرفه (ايفرام توربان) بأنه مجموعة من الأشياء مثل الناس والموارد والمفاهيم والإجراءات الـتى تؤدى وظيفة معروفة , أو تخدم هدفاً معيناً . ويكون التعريف الواضح لهذه الوظيفة الأكثر أهمية فى تقييم نظم دعم الإدارة (MSS) . إن كل النظم تتكون من نظم فرعية فعلية حيث تكون كلهــا تحت مظلة نظام اكبر منها . مثال : البنك له نظماً فرعية مثل قسم القروض التجارية , قسـم قـــروض المستهلكين , قسم التوفير , قسم الحسابات الجارية .. الخ وتسمى التداخلات والاتصالات الداخلية بين النظم الفرعية الأسطح البينية (Interfaces) . ويعرفه (نجم الحميدى وآخرون) بأنه مجموعة من العناصر المترابطة والمتكاملة والمتفاعلة لتحقيق هدف مشترك ، ويجب أن تكون هذه العناصر كلاً واحداً ، فالعلاقة بين عناصر النظام هى الرابطة التى تربطها معاً نحو تحقيق هدفها المشترك ، وللنظام مدخلات وآلية لمعالجة هذه المدخلات لتحويلها إلى مخرجات .

خصائص النظام : تتمثل خصائص النظام فى أهداف النظام ، شمولية النظام ، التغذية العكسية ، مستويات النظام ، حدود النظام ، الاتصال . أدناه شرح مبسط عن تلك الخصائص :

1. أهداف النظام . يعتبر تحديد الهدف نقطة البداية فى تصميم أى نظام ، وهناك حالتان على ضوئها يتم تحديد الأهداف : الأولى وجود نظام قائم فعلاً والثانية إنشاء نظام جديد . فى كلتا الحالتين يجب أن تكون البداية هى تحديد الهدف أو الأهداف العامة للنظام ، بعد تحديد الأهداف العامة للنظام ، يتم تحديد الأهداف الفرعية لكل عنصر من العناصر المكونة للنظام .

2. شمولية النظام . يمكن تكوين عناصر النظام وتجميعها بعدة طرق لتحقيق النظام ، يجب أن تؤدى أى طريقة إلى وجود وحدة شاملة تعمل من أجل تحقيق الهدف النهائى . إن مفهوم الشمولية يعنى أن الوحدة الشاملة يمكن أن تنجز من الأعمال أكثر مما تنجزه العناصر (الأجزاء) منفردة . أى أن النظام بطبيعته يتصف بالشمولية ويمكن أن يحقق الهدف من وجوده ، فى حين أن العناصر المكونة للنظام لا تستطيع تحقيق هذا الهدف إذا عمل كل عنصر لوحده .

3. التغذية العكسية أو المرتدة Feed Back يتطلب ضبط عمل النظام وجود الرقابة والتوجيه المستمر لعملية التشغيل ، وهذا ما يعرف بالتغذية العكسية ، إن ذلك يعنى استرجاع المعلومات عن نتائج عمل النظام وتغذيته بها للتوجيه وترشيد عملية التشغيل . وتتم هذه العملية بمقارنة المخرجات بمعايير محددة سلفاً ثم تغذية النظام بنتائج تلك المقارنة . وتهدف هذه العملية لتحقيق الحفاظ على مستوى أداء النظام فى حدود معينة مع تخفيض انحرافات الأداء ، وقيام النظام بتحسين الأداء وتنفيذ العمل بطريقة معدلة صحيحة . إن الهدف من استرجاع النتائج هو تخفيض الانحرافات فى أداء النظام إلى أدنى حد ممكن ، وليس القضاء عليها تماماً لاستحالة ذلك عملياً .

4. مستويات النظام Hierarchy يحتوى كل نظام على عدد من النظم الفرعية Subsystem ، وأن النظام نفسه يكون ضمن نظام أكبر منه Super system . يلاحظ أن لكل نظام بيئة محيطة به ، يجب التمييز بينها وبين النظام الأكبر . إن بيئة النظام = النظام الأكبر – النظام نفسه ، بينما بيئة

النظام الأكبر فهى التى تحيط به . الجدير بالذكر أن مخرجات نظام ما تكون غالباً مدخلات نظام آخر ، وانتقال مخرجات نظام ما عبر الحدود لتصبح مدخلات نظام آخر يعبر عنه بالعلاقة البينية Interface .

5. حدود النظام System Boundaries وبيئته تتمثل حدود النظام فى خطوط افتراضية تبين مكونات النظام وتفصلها عن الأشياء التى لا تعتبر جزء من النظام تلك الحدود تفصل النظام عن بيئته . لذا يمكن أن ينظر إلى البيئة باعتبارها نظاماً آخر . إن تحديد ووضع الحدود ليس بالأمر السهل بحيث يؤدى إلى تعريف المكونات بطريقة قاطعة . يتم تحديد حدود النظام وفق الأتى:

أ. طبيعة النظام .

ب. الغرض من تحليل النظام .

لتحديد ورسم حدود النظام يجب مراعاة الأتي :

أ. حصر جميع العناصر المتعلقة بالنظام ، وتعريفة على أنه مجموعة كل هذه العناصر ، وكل

شئ يحيط بالنظام ولا يدخل فى هذه العناصر يطلق علية بيئة النظام .

ب. يجب أن تكون كل العناصر التى تسهم فى تحقيق أهداف النظام داخل حدود النظام .

ج. حصر التدفقات من والى النظام ، إن كل التدفقات من البيئة إلى النظام (المدخلات) لابد أن

تعبر حدود النظام ، وكل التدفقات من النظام إلى البيئة (المخرجات) لابد أن تعبر حدود

النظام .

6. الاتصـــــــــال . Communication هو عملية نقل رسالة بين طرفين ، إن الاتصال هو العملية التى تمكن أى نظام من العمل ، وبدون الاتصال لا يمكن أن تتفاعل أجزاء النظام ، ولا يمكن أن تكون هناك مدخلات ولا مخرجات ولا تغذية عكسية واسترجاع للنتائج .

عناصر النظام وهى المدخلات ، العمليات ، المخرجات ، البيئة ، التغذية العكسية ، الحدود الإنسان متخذ القرار يعتبر جزءاً من النظام . وسيتم تناولها لاحقاً .

أقسام / أنواع النظم داخل حدود النظام :

1. النظام المغلق Closed System

2. النظام المغلق نسبياً Relatively Closes System

3. النظام المفتوح Open System

4. النظم المختلطة Man-machine System

إن النظام المفتوح (open system) يتعامل ويتفاعل مع محيطه الخارجي ، الذي يتمثل بالمؤسسات والنظم الأخرى ، ويتأثر بها ويؤثر فيها ، فهو إذن نظام للمعلومات قادر على التفاعل مع البيئة المحيطة به ، وأن تستلم التغذية الراجعة (feedback ) منها وأن يتحرك ويتصرف بموجبها ، أما النظام المغلق (close system ) لا يتعامل مع ما هو خارج حدوده ، أي أنه لا يستلم ولا يعالج أي مدخلات من بيئته الخارجية (external environment)أو يتأثر بها ، وبدخول الإنترنت والشبكة العنكبوتية (الويب) بشكل واسع وإسهاماتهما في بنية نظم المعلومات المعاصرة فإن التوجه نحو نظم المعلومات المفتوحة هو الأكثر انتشارا واستخداما .

المعيار والخصائص لحدود النظام :

1. يمثل النظام المغلق احد طرفى المدى ( ويقع النظام المفتوح فى الطرف الأخر ) , والذى يعكس درجة استقلالية النظم ، يكون النظام المغلق مستقلاً ذاتياً وكلياً , بينما يعتمد النظام المفتوح بشدة على البيئة .

2. يقبل النظام المفتوح مدخلات من البيئة , ويمكن أن يسلم مخرجات إلى البيئة ، فى النظام المفتوح وعند تحديد تأثير القرارات , يجب التأكد من العلاقة بين النظام والبيئة ومع النظم ذات العلاقة ، بعكس النظام المغلق باعتبار انه معزول .

3. من النظم المغلقة , نظم الحاسب التقليدية مثل نظم تشغيل العمليات الجارية (TPS ) , والكثير من نماذج الكمية لعلم الإدارة .

4. معظم نظم دعم القرار (DSS) و (GDSS) لها القدرة فى التعامل مع النظم المفتوحة , ونسبة لتعقدها , يلزم أثناء تحليلها التأكد من تأثيراتها على البيئة وتأثيرات البيئة عليها .

5. أما النظام المغلق نسبياً , فهو يقع بين المدى ما بين النظام المغلق والنظام المفتوح .

6. أما النظام المختلط تشمل الإنسان والآلة ، حيث تلعب الآلة دور المساعد فى النظام ، مثل نظم المكتبات الحديثة ونظم المعلومات الإدارية . الأشكال أدناه توضح أنواع النظام والحدود والبيئة :

مـــــــوارد النظم . من العادة نجدها تتمثل فى الآتي :

1. الموارد البشرية . وهى عبارة عن المستفيدين والمختصين فى نظم المعلومات وذلك على النحو التالى :

أ. المستفيدون أو المستخدمون . وهم الأفراد الذين يستعملون نظام المعلومات أو يستفيدون من المعلومات التى ينتجها النظام ، مثل المحاسبين أو مندوبى المبيعات أو المهندسين أو الموظفين أو الزبائن أو المسئولين .

ب. المختصون فى نظم المعلومات . وهم المسئولون عن تطوير وتشغيل نظم المعلومات بما فيهم محللى النظم والمبرمجين ومشغلى الحاسب وغيرهم من ذوى الوظائف الإدارية والفنية العاملين فى نظم المعلومات .

2. موارد الأجهزة . وهى كل الأجهزة المستخدمة فى معالجة البيانات ، ومن أهم الأجهزة :

أ. أجهزة الحاسوب . وهى وحدات المعالجة المركزية للحاسوب المستخدمة فى معالجة البيانات...

ب. الأجهزة الملحقة بالحاسوب . وتشمل أجهزة الإدخال والإخراج والتخزين ....

ج. شبكات الاتصال عن بعد . وهى الأجهزة التى تتيح امكانية استخدام الحاسوب للمستخدمين فى أى مكان مثل الموديوم وشبكات الهاتف وغيرها ....

3. موارد البرمجيات . وهى كل البرامج المستخدمة فى معالجة البيانات ، وأهمها :

أ. نظم التشغيل . وهى المسئولة عن تشغيل الحاسب والتحكم به وتوفير البيئة المناسبة لاستثمارة من المستخدمين .

ب. البرامج التطبيقية . وهى البرامج التى تسمح للمستخدمين بالاستفادة من نظم المعلومات ، مثل برامج النصوص والتصفح الإلكتروني وبرامج قواعد البيانات وغيرها.

ج. الإجراءات . وهى التعليمات الخاصة بالأفراد الذين يستخدمون نظام المعلومات ، مثل تعليمات تعبئة نماذج البيانات ، وتعليمات استخدام البرامج التطبيقية وغيرها .

4. موارد البيانات . تعتبر موردً هاماً من موارد النظام وأهم أشكالها :

أ. البيانات العددية الهجائية . تتكون من أرقام وحروف ورموز ... تصف معاملات تجارية أو حدثاً أو وحدات أخرى .

ب. البيانات النصية . وهى النصوص المستعملة فى الاتصالات الكتابية .

ج. البيانات البيانية . وهى الصور والأشكال البيانية وما شابهها .

د. البيانات الصوتية . وهى المكونة من الأصوات كصوت الإنسان وغيره .

البيانات والمعلومات والمعرفة

البيانات : أدناه بعض التعاريف والمفاهيم للبيانات :

. البيانات هى عبارة عن تعبيرات لغوية أو رياضية أو رمزية , أو مجموعة منها , وتم التعارف على استخدامها لتمثيل الأفراد والأشياء والإحداث والمفاهيم .أى تشير البيانات إلى حقائق خام أو مشاهدات والتى تصف ظاهرة معينة وليست ذات قيمة بشكلها الأولي ما لم تتم معالجتها وتحويلها إلى معلومات ، على سبيل المثال حجم المبيعات المحقق هذا الشهر ، إجمالي تكلفة شراء المواد الخام الأسبوع الماضي ، عدد العاملين فى المنظمة ....وغيرها ما هى إلا بيانات تعبر عن الحقائق الخام .

2 البيانات هى مجموعة من الحقائق الموضوعية غير المنظمة أو المترابطة ، قد تكون فى شكل أرقام أو كلمات أو رموز لا علاقة بين بعضها البعض (غير مترابطة) ، أى ليس لها معنى حقيقي و لا تؤثر فى سلوك من يستقبلها .

3 هى مجموعة من الحقائق أو المشاهدات أو التقديرات غير المنظمة ، قد تكون أرقاماً أو رموزاً أو كلمات أو حروفاً . ويلاحظ على البيانات الأتي :

أ. إذا كانت البيانات أحداث حالية مشاهدة أو تاريخية موثقة فإنها تمثل حقائق . مثل كميات الإنتاج وحجم المبيعات وسجلات الموظفين وغيرها ....

ب. إذا غابت مشاهدة الأحداث التى تمثلها البيانات وغاب توثيق هذه الأحداث ، فان البيانات تمثل تقديرات يمكن الوصول إليها باستخدام الأساليب الإحصائية .

ج. إذا كانت البيانات عن أمور مستقبلية فهى تمثل توقعات يمكن الوصول إليها باستخدام أساليب التنبؤ .

المعلومات

1. هيج ـ دواكينز هي عبارة عن بيانات وضعت في محتوي ذات معني ودلالة لمتلقيها بحيث يخصص لها قيمة لأنه يتأثر بها ، أو لأنها تحقق له منفعة ، أو هي بيانات تم تشغليها ومعالجتها بطريقة ما ، أو تم تقديمها بطريقة ذات معني ودلالة أكثر لمتلقيها وتساعده على اتخاذ قرار ما .

2. يعرف المعجم العربي الحديث (لآروس) المعلومات بأنها الأخبار والتحقيقات ، أو كل ما يؤدى إلى كشف الحقائق وإيضاح الأمور ، بينما عرفها (بروكس) بأنها كل ما يعدل أو يغير من البناء المعرفي بأى طريقة من الطرق ..... وكل المعلومات التى تعدل أو تغير من البناء المعرفي هى نتيجة عملية . إذن يمكن القول بأن المعلومات هى عبارة بيانات تمنح المصداقية و يتم تقديمها لغرض محدود 0 فالمعلومات يتم تطويرها و ترقى لمكانة المعرفة عندما تستخدم لغرض المقارنة ، أو تقييم نتائج مسبقة و محدودة ، أو لغرض الاتصال أو المشاركة فى حوار أو نقاش ، فالمعلومات هى بيانات توضع فى إطار و محتوى واضح و محدود وذلك لإمكانية استخدامها لاتخاذ القرار .

3. المعلومات هى المعرفة التى نحصل عليها من جراء جمع البيانات و تقيمها و ترجمتها .

4. نجم الحميدى وآخرون . هى بيانات تم تصنيفها وتنظيمها بشكل يسمح باستخدامها والاستفادة منها ، أى أنها بيانات معالجة .

يلاحظ أن البيانات والمعلومات ما هى إلا مفاهيم نسبية ، قد يعتبر البعض معلومات قد يراها البعض الأخر بيانات لا يمكن الاستفادة منها ، وهناك معيار واحد للتمييز بين البيانات والمعلومات هو تحقيق الغرض من الاستخدام ، فإذا كانت البيانات تحقق الغرض من استخدامها مباشرةً فهى معلومات وإلا فهى بيانات ، مثلاً عدد الطلاب الموجدين فى القاعة يمكن اعتباره بيانات ، وعند استخدامه فى حساب نسبة الحضور أو الغياب يصبح معلومات .

كما هو معروف من مفهوم وطبيعة النظام ، لابد أن تخضع البيانات لبعض العمليات وفقاً لطبيعة نشاط المنظمة ، وتتمثل عمليات التشغيل لإنتاج المعلومات فى الآتي :

1 0 تسجيل البيانات المترتبة على العمليات أو الأحداث ( Capturing ) .

2 0 التحقق من صحة البيانات وصحة تسجيلها ( Verifying ) .

3 0 تبويب البيانات بحيث تصبح ذات معنى للمستخدم ( Classifying ) ، مثل تبويب المبيعات بحسب السلعة أو البائع أو مناطق التوزيع .

4 0 ترتيب البيانات وفقاً لأساس محدد مسبقاً ( Arranging – Storing ) ، مثل ترتيب المخزون السلعي وفقاً لرقم السلعة المنتجة أو مستوى النشاط ، أو قيمة المخزون السلعي .....

5 0 تلخيص البيانات ( Summarizing ) ، مثلاً يعتبر ميزان المراجعة بالمجاميع أو بالأرصدة ملخصاً للحسابات التى تستخدمها المنظمة فى فترة معينة ، وكذلك فإن كل من رقمى الأصول الثابتة والأصول المتداولة يعتبر ملخصاً لعدد من البنود ذات الطبيعة المماثلة .

6 0 الحساب / العمليات الحسابية والمنطقية ( Calculating )، وهى عبارة عن إجراء بعض المعالجات الحسابية سواء فى العمليات الحسابية البسيطة أو الأساليب الكمية المتقدمة .

7 0 تخزين البيانات بحيث يمكن استدعائها عند الحاجة إليها ( Storing ) .

8 0 تنشيط البيانات المخزنة لاستدعائها ( Retrieving ) ترتبط هذه العملية باستخدام الحاسب الآلي ، وهى تشبه تماماً ما يتم يدوياً داخل الأرشيف حيث تخزن المستندات التى لا تتكرر بعيداً التداول اليومى المتكرر ، وعند الحاجة إليها يتم استدعائها بإصدار أمر خاص لموظف الأرشيف لتجهيزها ووضعها مع مستندات التداول المتكررة حتى ينتهى الغرض من استدعائها .

9 0 إعادة الإنتاج ( النسخ ) ( Reproducing ) ، ترتبط هذه العملية كذلك بالحاسب الآلي ، ويتم نسخ ملفات البيانات من ذاكرة الحاسب إلى وسيلة تخزين أخرى أو العكس لضمان سلامة الملفات إذا مسحت ذاكرة الحاسب أو حدوث أى تلف فى وسائل التخزين .....

10 0 التوزيع أو التواصل ( Disseminating \ Communication ) ، إن الهدف النهائى لنظم المعلومات هو توصيل المعلومات للمستخدم النهائى ، ويتم التوصيل والتوزيع فى مرحلة من مراحل تشغيل البيانات إما فى صورة تقارير أو عرض على شاشة الحاسب أو شاشات الأجهزة المتصلة بالحاسب .

خصائص المعلومات :

تمتاز المعلومات بالخصائص التالية :

1. التوقيت Timely، بمعنى أن يتلقى المستخدم المعلومات فى الوقت الذى يحتاجها فيه ، وهذا يعنى عدم جدوى المعلومات لمتخذ القرار إذا لم تكن فى وقتها المناسب .

2. الدقة Precision ، أى التدقيق والإحكام فى إجراءات القياس المستخدمة فى إعداد المعلومات وتشغيلها وتجهيزها وتلخيصها وعرضها .

3. الصحة أو الخلو من الأخطاء Accurate ، يجب خلو المعلومات من الأخطاء ، سواء كانت لغوية أو رقمية.

4. إمكانية التعبير الكمى Quantifiable ، أى إمكانية التعبير عن المعلومات بالأرقام والنماذج الكمية إذا لزم الأمر .

5. إمكانية التحقيق Verifiable ، أى درجة الاتفاق فيما بين مختلف المستخدمين عند حصولهم على المعلومات ، وهذه الخاصية مرتبطة بالموضوعية .

6. الموضوعية Objectivity ، وتعنى خلو المعلومات من التحيز ، ومدى توفر الدليل الموضوعى القابل للتحقق .

7. الخلو من التحيز Freedom From Bias ، أى غياب النية فى تعديل أو تحريف المعلومات للتأثير على المتلقى ، أو لتحقيق غرض خاص .

8. إمكانية الحصول عليها Accessible، أى درجة السهولة والسرعة فى الحصول علي المعلومات اللازمة .

9. الشمول Comprehensiveness ، أى تمام واكتمال المعلومات .

10. الملائمة Appropriateness ، وتعنى مدى ارتباط المعلومات بمتطلبات المستخدم المحتمل لها .

11. الوضوح Clarity ، أى خلو المعلومات من الغموض .

معايير جودة المعلومات Quality Standers of Information . من خلال تعرفنا على مفاهيم البيانات والمعلومات وخصائصها ، يمكن أن نستخلص أهم المعايير لجودة المعلومات والتى تشمل الآتي :

1. الشمول Comprehensiveness.

2. الدقة Accuracy .

3. التوقيت المناسب Timeliness .

4. الاقتصادية Economy .

5. الارتباط بالموقف القرارى Relevance .

المعرفة هناك العديد من المفاهيم الخاصة بالمعرفة ، ما هى وما المقصود بها ... فيما يلى بعض المفاهيم التى توضح لنا مفهوم المعرفة : يعرفها (عامر إبراهيم) بأنها معلومات تقودنا عادة إلى المعرفة والتي قد تكون معرفة جديدة مبتكرة لا نعرف عنها شيئاً من قبل ، أو قد تضيف شيئا يوسع من المعرفة السابقة أو يعدل منها ، والمعرفة هي حصيلة هامة ونهائية لاستخدام واستثمار المعلومات من قبل صناع القرار والمستخدمين الآخرين الذين يحولون المعلومات إلى معرفة وعمل مثمر يخدمهم ويخدم مصالحهم . بينما (الدباس وماركو) يعرفان المعرفة بأنها حصيلة ما يمتلكه الفرد أو المنظمة أو المجتمع من المعلومات ، أى أن المعرفة هى حصيلة البيانات والمعلومات .

وطبقاً لقاموس (Webster ) فإن للمعرفة العديد من التعريفات فهى فهم واضح ومؤكد لأحد الأشياء ، أو بمعنى فهم أو تعليم ، أو كل ما يدركه أو يستوعبه العقل ، أو هى خبرة عملية ومهارة ، أو اختصاص وإدراك ، أو معلومات منظمة تطبق على حل مشكلة . إذن يمكن القول بأن المعرفة هــى إدراك الشئ عــلى ما هــو عـلـيه ، وهى تلك العملية التى يدرك بمقتضاها الفرد و يفسر ما يحيط به ، يتضمن الإدراك جميع العمليات التى يحصل بموجبها الفرد على المعرفة

( التفكير ، التذكير ، التخيل ، التصميم ، الحكم ... ) .

أنواع المعرفة والمعرفة إما ضمنية أو ظاهرية :

1. المعرفة الضمنية . و هى تتعلق بالمهارات التى توجد داخل عقل و قلب كل فرد والتى من الصعوبة نقلها أو تحويلها للآخرين ، وهى المعرفة الغير موثقة ( Undocumented ) .

2. المعرفة الظاهرية . و هى تتعلق بالمعلومات الموجودة و المخزنة فى أرشيف المنظمة ( الكتيبات ، الإجراءات ، المستندات ، معايير العمليات ، التشغيل ، الصور ، الخرائط ، المجلات ... و هى المعرفة الموثقة (Documented ) .

مستويات المعرفة يمكن تمثيل المعرفة على مستويات مختلفة ، وهى :

1. المعرفة الضحلة ( السطحية ) (Shallow knowledge \ surface ) يتم تمثيل المعلومات على مستوى سطحى فقط ، ويتم استخدامها فى التعامل مع مواقف محدودة للغاية . مثال : إذا لا يوجد وقود فى السيارة ، فإنها لن تعمل ، وتمثل الصيغة الضحلة أساساً علاقة المدخلات و المخرجات للنظام ، ويمكن تمثيلها فى صيغة قواعد if – then .

2. المعرفة العميقة ( Deep knowledge ) يتطلب حل أى مشكلة إلى المعرفة العميقة بالموقف ، من المثال السابق ، إذا أردنا أن نفحص بصورة أعمق العلاقة بين عدم وجود الوقود وعدم دوران السيارة ، فإننا نحتاج إلى معرفة المكونات المختلفة لنظام الوقود فى السيارة ( الأنابيب ، الطلمبة ، الفلتر ، الإستارتر ...) .

عناصر و مكونات المعرفة تتمثل فى البيانات ، المعلومات ، القدرات ، الاتجاهات ، وقد سبق لنا شرح البيانات والمعلومات ، فيما يلى شرح للقدرات والاتجاهات :

القـــــدرات المعرفـة بجـانب المعلـومات تحتاج لقـدرة عـلى صـنع معلومات مـن البيانات التى يتـم الحصـول عليهـا لتحويلها إلى معلومات يمكن استخدامها و الاستفادة منها ، وقد منح الله بعض الأفراد القدرة على تحليل و تفسير المعلومات ، إذاً إذا لم تتوافر لدى الأفراد القدرات و الكفاءة الأساسية للتعامل مع المعلومات ، عندئذ نستطيع القول أن أحد المحاور والعناصر الأساسية للمعرفة مفقود .

الاتجاهات إن المعرفة وثيقة الصلة بالاتجاهات 0 و الاتجاهات هى التى تدفع الأفراد للرغبة فى التفكير و التحليل و التصرف ، لذا تشكل الاتجاهات عنصراً أساسياً لإدارة المعرفة و ذلك من خلال حفز فضول الأفراد و إيجاد و تنمية الرغبة و تحفيزهم للإبداع .

إذن تتطلب المعرفة عملية التفكير ، والتفكير هو نشاط عقلى ، أى هو أى عملية عقلية بصرف النظر عن الوصول إلى نتيجة ، بمعنى آخر هو المنطق و تحكيم العقل ، أى هو عملية ذهنية لإخضاع المواقف للمبادئ العقلية و محاولة الوصول إلى نتيجة ما تتعلق بأشياء معينة ، والتفكير هو التقصى المدروس للخبرة من أجل غرض ما ، قد يكون الغرض هو الفهم ، اتخاذ قرار ، تخطيط ، حل معضلة ، الحكم على الأشياء ، القيام بعمل ما ، الإحساس بالسعادة ، الخيال الجامح ، أحلام اليقظة ......... والسؤال الهام ، ما هو الغرض من التفكير؟ إن التفكير عملية ذهنية تساعد على الآتي :

1. الاستفادة من المعلومات .

2. تصنيف المعلومات .

3. التعامل مع المستقبليات .

4. تطوير المعلومات .

مما ذكر يلاحظ بأن مصطلح المعلومات هو مرتبط بمصطلح البيانات من جهة ، وبمصطلح المعرفة Knowledge من جهة أخرى ، وإن المعرفة هي الحصيلة المهمة والنهائية لاستخدام واستثمار المعلومات من قبل صناع القرار والمستخدمين الآخرين ، الذين يحولون المعلومات إلى معرفة ، وعمل مثمر يخدمهم ويخدم مجتمعاتهم ، وعلاقة المعلومات بالمعرفة والبيانات والتأثيرات عليها .

مفهوم نظم المعلومات Management Information System Concept

بعد معرفتنا للنظام وماهية المعلومات ، يمكننا الآن الوصول معرفة ما هو المقصود من اصطلاح نظم المعلومات : فيما يلى بعض المفاهيم والتعريفات لنظم المعلومات :

1. (كينث لودون وجان لودون) يعرفان نظم المعلومات بأنها عبارة عن مجموعة من المكونات أو العناصر المترابطة والمتفاعلة معاً ، والتي تتولي مهام جمع ( أو استرجاع ) أو تشغيل وتخزين وتوزيع المعلومات اللازمة لدعم عمليات اتخاذ القرارات والتنسيق والرقابة في المنظمة ، ( Information System as a set of interrelated components that collect – or retrieve – process , store , and distribute information to support decision making , coordination , and control in an organization . in addition to supporting decision

making , coordination , and control , information system may also help managers and workers analyze problems , visualize complex subjects , and create new products ) .

2. يعرف نظام المعلومات information system بأنه مجموعة من العناصر المتداخلة والمتفاعلة مع بعضها والتي تعمل على جمع البيانات والمعلومات ، ومعالجتها ، وتخزينها ، وبثها وتوزيعه ، بغرض دعم صناعة القرارات ، والتنسيق وتأمين السيطرة على المنظمة ، إضافة إلى تحليل المشكلات ، وتأمين المنظور المطلوب للموضوعات المعقدة ، ويشتمل نظام المعلومات على بيانات عن الأشخاص الأساسيين ، والأماكن ، والنشاطات وا

المحتويات.

مفهوم الإدارة
إدارة الوقت
مهارات القيادة
علم الإدارة : المفهوم والأهمية

الإدارة اليوم علم متطور ، أتى بمبتكرات كثيرة لتسهيل التحركات الداخلية ضمن المؤسسة أو المنظمة ( سواء كانت حكومية أو أهلية ) الوصول الى أقصى استغلال للطاقات بأرخص وأبسط التشكيلات ، وإقامة العلاقات الخارجية بالجمهور والإدارات الأخرى على أساس من حيازة ثقة المقابل وتحصيل تعاونه ، وبالامكان الاستفادة بتوسع من أساليب الإدارة الحديثة وعلى الأخص أساليب إدارة الأجهزة المتخصصة.

الإدارة

هي عملية إنسانية اجتماعية تتناسق فيها جهود العاملين في المنظمة أو المؤسسة ، كأفراد وجماعات لتحقيق الأهداف التي أنشئت المؤسسة من أجل تحقيقها ، متوخين في ذلك أفضل استخدام ممكن للامكانات المادية والبشرية والفنية المتاحة للمنظمة
الإداري

هو الانسان الذي يوجه جهوده وجهود الآخرين معه لتحقيق الأهداف المتفق عليها ، مستعملاً العمليات الإدارية والمهارات الإدارية مع التوظيف الأمثل للقدارات والإمكانات

وفي سبيل تحقيق الأهداف تتفاعل أنماط مختلفة من سلوك الأفراد والجماعات في داخل المؤسسة ، في نسيج متشابك موجه نحو الهدف ، ويقوم فيه العاملون حسب وظائفهم بأدوار معينة لهم في اطار موقع كل منهم من الهيكل التنظيمي ، والواجبات الوظيفية المحددة له في المؤسسة .

ويمكننا أن نلخص مجموعة تعريفات للإدارة ، فيما يسمى ( بأبعاد العملية الإدارية ) التي تمثل كل منها مجموعة من أنماط السلوك المطلوبة في الإدارة .

1-العمليات الإدارية :

وهي أنماط من السلوك يمارسها المدير أو الرئيس الأعلى في جميع المؤسسات بغض النظر عن نوعيتها وحجمها ، ويشمل ذلك عمليات : التخطيط ، التنظيم ، والتوجيه والإشراف ، والرقابة والتنفيذ ، وتقويم الأداء ، وغالباً مايطلق على هذه العمليات اسم " عموميات الإدارة " .

2-الوظائف الإدارية :

وهي أنماط متخصصة من السلوك تمارس بصورة مختلفة في المؤسسات المختلفة حسب نوعيتها وحجمها وتشمل في المؤسسات الصناعية بشكل خاص : الانتاج ، والتسويق ، والتمويل ، والمشتريات ، وشؤون الأفراد ، وفي هذه الوظائف أو بعضها قد تمارس في المنظمات الخدمية الحكومية في صورة تقديم خدمات وعلاقات عامة ، وتوفير الموارد المالية ، وكثيراً ما تسمى أنماط السلوك هذه بـ " خصوصيات الإدارة” .

3-تحليل المشكلات واتخاذ القرارات :

وينظر هذا البعد الى العملية الإدارية على أنها سلسلة من مواقف اتخاذ القرارات التي يتبع فيها الإداري الخطوات المعروفة في تحليل المشكلات واتخاذ القرارات وهي عمـوماً : تحليل المشكلة ، وتحديد بدائل الحل ، وتقييم البدائل ، واختيار البديل المناسب من جهة نظر متخذ القرار ، ومتابعة تنفيذ البديل ، وتقويم نتائج التنفيذ ، ومراجعة النتائج ، وهكذا يتكرر مرة أخرى متابعة التنفيذ أو اللجوء الى بديل جديد .

الخلاصة :

إن العملية الإدارية هي نسيج متكامل ومتشابك من أنماط السلوك في الأبعاد الثلاثية : فالإداري مثلاً يتخذ قراراً ، بشأن تنظيم ، شؤون العاملين ، فهو إذن لا يمارس هذه الأنماط من السلوك مستقلة عن بعضها بل هو يمارسها جمعياً في نفس الوقت لأنها في أساسها غير منفصلة .

العمليات الإدارية الخمسة

ما هي الإدارة؟

من المنظور التنظيمي

الإدارة هي إنجاز أهداف تنظيمية من خلال الأفراد وموارد أخرى. وبتعريف أكثر تفصيلا للإدارة يتضح أنها أيضا إنجاز الأهداف من خلال القيام بالعمليات الإدارية الخمسة الأساسية (التخطيط، التنظيم، التوظيف، التوجيه، الرقابة).

سنقوم الآن بشرح كل عملية من هذه العمليات الخمسة بشكل مبسط، فهذا يساعد على فهم ما هي الإدارة وكيف يمكنك تطبيقها في حياتك أو مهنتك.
العمليات الخمسة:

التخطيط:

هذه الوظيفة الإدارية تهتم بتوقع المستقبل وتحديد أفضل السبل لإنجاز الأهداف التنظيمية.

التنظيم:

باختيار وتعيين وتدريب ووضع الشخص المناسب في المكان المناسب في المنظمة. يعرف التنظيم على أنه الوظيفة الإدارية التي تمزج الموارد البشرية والمادية من خلال تصميم هيكل أساسي للمهام والصلاحيات.

التوظيف:

التوجيه:

إرشاد وتحفيز الموظفين باتجاه أهداف المنظمة.

الرقابة:

الوظيفة الإدارية الأخيرة هي مراقبة أداء المنظمة وتحديد ما إذا كانت حققت أهدافها أم لا.

و سنحاول التعرف علي الوظائف الخمس بشيء من التفصيل

التخطيط

غالبا ما يعدّ التخطيط الوظيفة الأولى من وظائف الإدارة، فهي القاعدة التي تقوم عليها الوظائف الإدارية الأخرى. والتخطيط عملية مستمرة تتضمن تحديد طريقة سير الأمور للإجابة عن الأسئلة مثل ماذا يجب أن نفعل، ومن يقوم به، وأين، ومتى، وكيف. بواسطة التخطيط سيمكنك إلى حد كبير كمدير من تحديد الأنشطة التنظيمية اللازمة لتحقيق الأهداف.

مفهوم التخطيط العام

يجيب على أربعة أسئلة هي: ماذا نريد أن نفعل؟ أين نحن من ذلك الهدف الآن؟ ما هي العوامل التي ستساعدنا أو ستعيقنا عن تحقيق الهدف؟ ما هي البدائل المتاحة لدينا لتحقيق الهدف؟ وما هو البديل الأفضل؟

من خلال التخطيط ستحدد طرق سير الأمور التي سيقوم بها الأفراد، والإدارات، والمنظمة ككل لمدة أيام، وشهور، وحتى سنوات قادمة. التخطيط يحقق هذه النتائج من خلال: تحديد الموارد المطلوبة. تحديد عدد ونوع الموظفين (فنيين، مشرفين، مدراء) المطلوبين. تطوير قاعدة البيئة التنظيمية حسب الأعمال التي يجب أن تنجز (الهيكل التنظيمي).

تحديد المستويات القياسية في كل مرحلة وبالتالي يمكن قياس مدى تحقيقنا للأهداف مما يمكننا من إجراء التعديلات اللازمة في الوقت المناسب.

خطوات إعداد الخطط التنفيذية:

الخطوة الأولى: وضع الأهداف:

تحديد الأهداف المستقبلية.

الخطوة الثانية: تحليل وتقييم البيئة:

تحليل الوضع الحالي والموارد المتوفرة لتحقيق الأهداف.

الخطوة الثالثة: تحديد البدائل:

بناء قائمة من الاحتمالات لسير الأنشطة التي ستقودك تجاه أهدافك.

الخطوة الرابعة: تقييم البدائل:

عمل قائمة بناءً على المزايا والعيوب لكل احتمال من احتمالات سير الأنشطة.

الخطوة الخامسة: اختيار الحل الأمثل:

اختيار الاحتمال صاحب أعلى مزايا وأقل عيوب فعلية.

الخطوة السادسة: تنفيذ الخطة:

تحديد من سيتكفل بالتنفيذ، وما هي الموارد المعطاة له، وكيف ستقيم الخطة، وتعليمات إعداد التقارير. الخطوة السابعة: مراقبة وتقييم النتائج: التأكد من أن الخطة تسير مثل ما هو متوقع لها وإجراء التعديلات اللازمة لها.

التنظيم

التنظيم يبين العلاقات و بين الأنشطة والسلطات

وهو عملية دمج الموارد البشرية والمادية من خلال هيكل رسمي يبين المهام والسلطات.
وهنالك أربعة أنشطة بارزة في التنظيم:

تحديد أنشطة العمل التي يجب أن تنجز لتحقيق الأهداف التنظيمية.
تصنيف أنواع العمل المطلوبة ومجموعات العمل إلى وحدات عمل إدارية.
تفويض العمل إلى أشخاص آخرين مع إعطائهم قدر مناسب من السلطة.
تصميم مستويات اتخاذ القرارات.
والمحصلة النهائية من عملية التنظيم في المنظمة:

كل الوحدات التي يتألف منها (النظام) تعمل بتآلف لتنفيذ المهام لتحقيق الأهداف بكفاءة وفاعلية.
ماذا يعمل التنظيم؟

العملية التنظيمية ستجعل تحقيق غاية المنظمة المحددة سابقا في عملية التخطيط أمرا ممكنا. بالإضافة إلى ذلك، فهي تضيف مزايا أخرى.

توضيح بيئة العمل:

كل شخص يجب أن يعلم ماذا يفعل. فالمهام والمسؤوليات المكلف بها كل فرد، وإدارة، والتقسيم التنظيمي العام يجب أن يكون واضحا. ونوعية وحدود السلطات يجب أن تكون محددة.

تنسيق بيئة العمل:

الفوضى يجب أن تكون في أدنى مستوياتها كما يجب العمل على إزالة العقبات. والروابط بين وحدات العمل المختلفة يجب أن تنمى وتطور. كما أن التوجيهات بخصوص التفاعل بين الموظفين يجب أن تعرّف.
الخطوات الخمسة في عملية التنظيم:

الخطوة الأولى: احترام الخطط والأهداف.
الخطوة الثانية: تحديد الأنشطة الضرورية لإنجاز الأهداف.
الخطوة الثالثة: تصنيف الأنشطة.
الخطوة الرابعة: تفويض العمل والسلطات.
الخطوة الخامسة: تصميم مستويات العلاقات.

التوظيف

الناس المنتمين لشركتك هم المورد الأكثر أهمية من جميع الموارد البشرية حصلت عليها المنظمة من خلال التوظيف.

المنظمة مطالبة بتحديد وجذب والمحافظة على الموظفين المؤهلين لملئ المواقع الشاغرة فيها من خلال التوظيف. التوظيف يبدأ بتخطيط الموارد البشرية واختيار الموظفين ويستمر طوال وجودهم بالمنظمة.

يمكن تبيين التوظيف على أنها عملية مكونة من ثمان مهام صممت لتزويد المنظمة بالأشخاص المناسبين في المناصب المناسبة. هذه الخطوات الثمانية تتضمن: تخطيط الموارد البشرية، توفير الموظفين، الاختيار، التعريف بالمنظمة، التدريب والتطوير، تقييم الأداء، المكافآت والترقيات (وخفض الدرجات) والنقل، وإنهاء الخدمة.

التوجيه

بمجرد الانتهاء من صياغة خطط المنظمة وبناء هيكلها التنظيمي وتوظيف العاملين فيها، تكون الخطوة التالية في العملية الإدارية هي توجيه الناس باتجاه تحقيق الأهداف التنظيمية. في هذه الوظيفة الإدارية يكون من واجب المدير تحقيق أهداف المنظمة من خلال إرشاد المرؤوسين وتحفيزهم.

وظيفة التوجيه

يشار إليها أحيانا على أنها التحفيز، أو القيادة، أو الإرشاد، أو العلاقات الإنسانية. لهذه الأسباب يعتبر التوجيه الوظيفة الأكثر أهمية في المستوى الإداري الأدنى لأنه ببساطة مكان تركز معظم العاملين في المنظمة. وبالعودة لتعريفنا للقيادة "إنجاز الأعمال من خلال الآخرين"، إذا أراد أي شخص أن يكون مشرفا أو مديرا فعالا عليه أن يكون قياديا

الرقابة

التّخطيط، والتنظيم، والتّوظيف، والتوجيه يجب أن يتابعوا للحفاظ على كفاءتهم وفاعليتهم . لذلك فالرقابة آخر الوظائف الخمسة للإدارة، وهي المعنيّة بالفعل بمتابعة كلّ من هذه الوظائف لتقييم أداء المنظّمة تجاه تحقيق أهدافها.

في الوظيفة الرقابية للإدارة، سوف تنشئ معايير الأداء التي سوف تستخدم لقياس التقدّم نحو الأهداف. مقاييس الأداء هذه صمّمت لتحديد ما إذا كان الناس والأجزاء المتنوّعة في المنظّمة على المسار الصحيح في طريقهم نحو الأهداف المخطط تحقيقها.
خطوات العملية الرقابية الأربعة:

إعداد معايير الأداء،
متابعة الأداء الفعليّ،
قياس الأداء،
تصحيح الانحرافات عن المعايير

1- إعداد معايير الأداء:

المعيار أداة قياس، كمّيّة أو نوعيّة، صمّمت لمساعدة مراقب أداء الناس والسّلع أو العمليّات. المعايير تستخدم لتحديد التقدّم، أو التأخر عن الأهداف. طبيعة المعيار المستخدم يعتمد على الأمر المراد متابعته. أيّا كانت المعايير، يمكن تصنيفهم جميعا إلى إحدى هاتين المجموعتين: المعايير الإداريّة أو المعايير التّقنيّة. فيما يلي وصف لكلّ نوع.

2- متابعة الأداء الفعليّ:
هذه الخطوة تعتبر مقياس وقائيّ.

3- قياس الأداء:
في هذه الخطوة، يقيس المديرين الأداء ويحدّدون إن كان يتناسب مع المعايير المحدّدة. إذا كانت نتائج المقارنة أو القياسات مقبولة -خلال الحدود المفترضة- فلا حاجة لاتخاذ أي إجراء. إما إن كانت النتائج بعيدة عن ما هو متوقع أو غير مقبولة فيجب اتخاذ الإجراء اللازم.

4- تصحيح الانحرافات عن المعايير:
تحديد الإجراء الصحيح الواجب اتخاذه يعتمد على ثلاثة أشياء: المعيار، دقّة القياسات التي بيّنت وجود الانحراف، وتحليل أداء الشخص أو الآلة لمعرفة سبب الانحراف.

ضع في الاعتبار تلك المعايير قد تكون مرخيّة جدًّا أو صارمة جدًّا. القياسات قد تكون غير دقيقة بسبب رداءة استخدام آلات القياس أو بسبب وجود عيوب في الآلات نفسها. وأخيرًا، من الممكن أن تصدر عن الناس أحكاما رديئة عند تحديد الإجراءات التّقويميّة الواجب اتخاذها.
إدارة الوقت

كيف تدير وقتك بفعالية ؟

الوقت هو أحد الموارد المتاحة للمسؤول لتحقيق أهداف العمل ، وتقاس فعالية هذا الوقت بمدى كفاءة المسؤول في الاستفادة منه لتحقيق هذه الأهداف مقارنة بالتكلفة التي تتكبدها المؤسسة لشراء هذا الوقت على شكل مرتبات وأجور ومزايا نقدية وعينية .
مضيعات الوقت

زوار بدون مواعيد محددة !!
مكالمات هاتفية طويلة مع أشخاص لا يقدرون
اجتماعات غير منظمة وبلا جدول أعمال محدد!
انتظار ( الطبيب السائق ، موعد زوجتك ) !
حصول طوارئ ومشكلات ليست بالحسبان
فقدان الرغبة في العمل ، وهجوم الملل
تكدس الأوراق والمكاتبات والمكالمات .
بعض المقترحات العلمية التي يمكنها أن تساعدك على حسن إدارتك للوقت :
ضع ، صباح ، كل يوم ، قائمة بالأعمال التي يجب القيام بها خلال اليوم ، وذلك من واقع خطـة العمل الاسبوعية ، ومن المواعيد والاجتماعات المتفق عليها سابقاً .

حدد أولويات إنجاز الاعمال مبتدءاً بالأهم فالمهم ثم الأقل أهمية ، واعمل على الالتزام ما أمكن .
لا تعطي الأولويات لانجاز الأمور الأكثر متعة وسهولة على حساب تأجيل إنجاز الأمور الهامة .
حدد الأعمال التي يمكنك تفويض مسؤولية القيام بها للمساعدين ، وأحرص على تحديد مواعيد إنجازها ، وكذلك متابعة إنجازها في الوقت المناسب .

خصص وقتاً لإنجاز الأمور التي تتطلب التركيز الشديد ، واحرص على عدم مقاطعتك خلالها ، ويمكنك أن تحتجب خلالها هذا الوقت في مكتب آخر حرصاً على عدم المقاطعة .
احصر الأمور الروتينية أو غير هامة التي يمكن إنجازها حسب توفر الوقت ، مثلا اغتنم فرصة تأخر أحد الضيوف عن الحضور الى مكتبك في الموعـد المحدد ، أو فرصة تأخير أو إلغاء موعد انعقاد أحد الاجتماعات لانجاز هذه المهام ، لا تؤجل اتخاذ القرارات الروتينية التي لا تحتاج لوقت طويل لدراستها لأن العودة للتفكير فيها لاحقاً سيستغرق وقتاً أطول .

ضع قائمة بالمكالمات الهاتفية التي تود إجراءها ، وخصص وقتاً محدداً كل يوم لإجراء المكالمات تباعاً .
جامل الآخرين ولكن لا تسمح لهم بالاسترسال في الأحاديث الشخصية خلال المكالمات الهاتفية أو الاجتماعات الثنائية ، اوضح للشخص الآخر بلباقة أنك ترحب بمقابلته أثناء فترة الغداء أو فترة الراحة لمناقشة الموضوع .
أطلع مساعدك أو سكرتيرك باستمرار على أولويات عملك خلال اليوم بحيث يساعدك على تنظيم وقتك وتحسين إدارته .
حدد أهدافك، وراجعها بصفة مستمرة.

خطط عملك، ثم اعمل خططك.
تجميع المهام المتشابهة.
اعرف نفسك.
كافئ نفسك.
احتفظ دائما بقائمة المهام To-do List.
لا تكن مثاليا.
ارتد ساعة (واستعملها في متابعة كل ما تقوم به).
حدد لنفسك تاريخا أو زمنا للانتهاء من أي مهمة.
أكمل مهامك للنهاية.
تعلم كيف تقول لا.
التليفون. إبدأ المكالمة بلهجة عملية وقاطعة.

مهارات القيادة

يبدي علم الإدارة الحديث اهتمامً كبيراً بمفاهيم العمل الجماعي ودور القيادة وآثارهما في رفع مستويات الانتاج والنوعية الجيدة0 ولقد ظهرت في الآونة الأخيرة نظريات وأساليب في إدارة الأعمال أدت بالعديد من المؤسسات الكبيرة أن تعيد النظر في اسلوب إدارتها ومن هذه النتائج إلغاء العمل بالأسلوب المعتاد وإبداله بأسلوب المجاميع الصغيرة ذات الهدف الواحد0 ومنها أن الصلاحيات تتناسب مع الخبرات والعطاء لا مع المركز الوظيفي .
الصفات القيادية

بعد هذه المقدمة القصيرة حول أهمية القيادة ودورها وضرورة الاستفادة من الدراسات الإدارية نلخص إلى ذكر أهم الصفات التي تتميز بها الشخصية القيادية كما جاءت بها الدراسات الحديثة لعلم الإدارة 0على أننا سوف نحاول الإيجاز على افتراض أن القاريء على درايـة ببعض ما سوف نقول إن لم يكن كله .

الصفة الأولى:الرؤية الواضحة للهدف:

لابد للشخصية القيادية من هدف تتمحور حوله حياتها ، فالإداري الجيد عنده تصور محدد لوضع المؤسسة وما يجب أن تكون عليه في مستقبلها القريب والبعيد ، إن التفاعل الذي يحصل بين الشخصية القيادية والهدف أمر يصعب جداً أن يصور بالكلمات ، إنها حالة فريدة يعرفها كل من تفحص في سلوك الناس أو مر بها في نفسه ، إنها من التجارب والحالات النفسية التي يصعب وصفها ، لا يعرف الشرق إلا من يكابده ولا الصبابة إلا من يعانيها .
الصفة الثانية: القدرة على نقل صورة الهدف :

إن الكثير من الأفكار العظيمة - لاشك - بقيت حبيسة عقول مفكريها وذلك لفشل أولئك في نقل صورة واضحة إلى الآخرين عن أفكارهم ، إن الأهداف العظيمة تحتاج إلى من يؤمن بها ويطبقها في عالم الواقع0 والشخصية القيادية تحتاج إلى وسلية تنقل بها أفكارها وتصوراتها للناس ، فإذا آمن ما آمن الناس بها أصبحت منهجاً عملياً وصورة حية أمام الآخرية .

والشخصية القيادية الناجحة تحتاج إلى صفتين مهتمين في هذه الناحية، الأولى هي القدرة الفائقة على نقل الأفكار والتصورات والصفة الثانية هي القدرة على تبسيط الأفكار المعقدة وعرضها بالصورة التي يمكن أن يفهمها الاتباع0
الصفة الثالثة : إيجاد لجو العام الذي ينسجم مع الهدف:

إن الإيمان بأي هدف وإن كان صادقاً لا يكفي لإيصال ذلك إلى الناس ، بل لابد من إيجاد الجو العام الذي ينسجم مع الهدف ،فمثلاً إذا كان الشعار الذي ترفعه المؤسسة هو ضغط المصروفات فإنه من غير المناسب أن ترى مكتب رئيس المؤسسـة مؤثثاً بأفخم الأثاث أو أن يمنح الرئيس نفسه مكافأة سـنوية كبيرة 0 إن المقصود بهذه الصفة هو أن لا يكون القائد قائداً بالتنظير وإنما يقود الأتباع في التطبيق ويجعل من سلوكه مثالاً للواقع الذي يريد الآخرين أن يكونوا عليه .
عناصر القيادة

تتعلق القيادة أساسا بثلاثة عناصر : الأفراد ، و التأثير، و الأهداف. و من التعريفات الشائعة لفن القيادة أنه المقدرة على التأثير في الأفراد نحو تحقيق الأهداف. و التأثير في الأفراد يتضمن استخدام القائد لقدراته لتوجيههم نحو هدف أو فكرة معينة، و هذه القدرات غالبا ما تكون أحد خمسة أنواع : القدرة الوظيفية (النفوذ الوظيفي)، القدرة على المكافأة، و القدرة على العقاب، الخبرة و المعرفة، و الكاريزما أو قوة التأثير الذاتية.

استخدام القـدرات أو النفوذ:

يستخدم القائد القدرات السابقة للتأثير على سلوك و أداء فريقه إلا أن رد فعل أفراد الفريق يختلف باختلاف القدرة التي تم استخدامها. و قد تم رصد رد الفعل ووجد انه ينحصر في الالتزام، التوافق أو المقاومة. الالتزام يعنى أن الفريق يشارك القائد في وجهه نظره و انهم سوف ينفذون التعليمات بكل حماس، و هو ينتج عادة عن استخدام الخبرة و المعرفة أو قوة التأثير الشخصية. التوافق يعنى أن الفريق سوف يطيع الأمر و ينفذ التعليمات، رغم انهم قد لا يقتنعون بالفكرة أو يتحمسون لها، وعادة ما ينتج سلوك التوافق عن استخدام النفوذ الوظيفي أو القدرة على المكافأة. أما المقاومة فتعنى أن الفريق سيحاول تجنب تنفيذ التعليمات، و تجنب إتمام المهمة، و عادة ما تنتج المقاومة عن استخدام القدرة على العقاب أو التهديد بأضرار عدم التنفيذ.
ســلوك القــائد:

في حين لم تثبت الدراسات علاقة بين سمات القائد و قدراته القيادية، أثبتت دراسات أخرى أن هناك علاقة قوية بين سلوك القائد و قدراته القيادية و من أنواع السلوك التي تم دراستها موازنة القائد بين اهتمامه بأعضاء الفريق و اهتمامه بأداء مهام العمل.
القـائد المعــنى بالنـاس (بالفريق ):

و هو يتسم بالود، و يحترم و ينمى إقامة علاقة احتر ام معهم روح الفريق، و يهتم براحة ورفاهية أعضاء فريق العمل.

هـو القائد الذي يميل إلى الاهتمام بأعضاء فريقه، و يحترم أفكارهم و مشاعرهم .
القـائد المعنى بالعمل:

هو القائد الذي يميل إلى الاهتمام بأداء أنشطة العمل، و يحرص على إعطاء التعليمات و الأوامر، و توضيح مواعيد الانتهاء من المهام، و يقدم دراسات تفصيلية لما يجب أن يكون عليه أنشطة أعضاء الفريق.

و لكن هل هناك تعارض بين عناية القائد بأعضاء الفريق و عنايته بمهام العمل؟ أثبتت الدراسات انه لا يوجد تعارض بينهما و بهذا يمكن أن يوجد 4 أنواع من القيادة: القيادة التي تعنى بالفريق و بمهام العمل، القيادة التي تعنى كثيرا بالفريق و تعنى اقل بالعمل، القيادة التي تعنى كثيرا بالعمل و تعنى اقل بالفرق، القيادة التي تعنى قليلا بالعمل و بالفريق.

و قد وجدت الدراسات أن أداء الأفضل لفرق العمل التي تتصف قيادتها بالعناية بالفريق و بمهام العمل في آن واحد.

وهكذا أثبتت الدراسات أن للقائد الناجح ليست له صفات محددة ، ولكن نجاح القائد يقدر بمدي قدرته علي التعامل مع المواقف المختلفة و الأفراد المختلفة

مناهج الفكر الإداري

أولا: مفهوم الإدارة:

تقتضي المعالجة العليمة لأي موضوع من الموضوعات العناية بتحديد مسميات الألفاظ والمفاهيم المستخدمة، وللإدارة معنيان: أحدهما لغوي ، والآخر فني (اصطلاحي).

معنى الإدارة Administration في اللغة:

تقديم الخدمة للغير ، وهي مشتقة من الكلمة اللاتينية minister tad المكونة من مقطعين ، أي تقديم العون للآخرين.

كما تعني الترتيب والتنظيم الخاص الذي يحقق أهدافاً معينة، كما تعني الإدارة النظام أو الانتظام ، فالإدارة الناجحة سر نجاح الدول في كل مكان وزمان ، وما سادت الحضارات إلا بالإدارة فكرا وتطبيقا، وما بادت إلا بالفوضى، وهذا نقيض للإدارة لأن الإدارة تعني النظام أو الانتظام.

وفي المجالات الإسلامية تعني الإدارة : الولاية أو الرعاية أو الأمانة ، وكلها ألفاظ تحمل معنى المسؤولية ، وأداء الواجب ، قال عليه الصلاة والسلام: كلكم راع وكلكم مسئول عن رعيته.

معنى الإدارة في الاصطلاح (فني):

تعريف الإدارة من الأمور التي ليس هناك إجماع على تحديدها، ويتضح ذلك جلياً من خلال استعراض عدد من التعريفات ، ذلك لأن الإدارة من العلوم الاجتماعية ، ولأن مفهومها واسع ، ولأنها ليست مجرد مصطلح ، وإنما هي علم له أهميته ، وذو ارتباط بنظام المؤسسة ككل في جوانبه المختلفة ليشمل أهدافها ، وفلسفتها، والعاملين فيها، وطرق العمل المتبعة، والإشراف على الأنشطة، والفعاليات ، وتوطيد العلاقات بين المؤسسة والبيئة المحلية.

واستناداً لهذا العرض المجمل لطبيعة مفهوم الإدارة ، يتم عرض عدداً محدداً من التعريف العام لهذا المفهوم.

حيث عرف فينفر في كتابه" التنظيم الإداري" الإدارة بأنها: تنظيم وتوجيه الموارد البشرية والمادية لتحقيق أهداف مرغوبة.

ويتفق مدني علاقي في كتابه "الإدارة : دراسة تحليلية للوظائف والقرارات " مع فينفر، وقد عرف الإدارة بأنها: العملية الخاصة بتنسيق وتوحيد جهود العناصر المادية والبشرية في المنظمة من مواد وعدة ومعدات وأفراد وأموال عن طريق تخطيط وتنظيم وتوجيه ومراقبة هذه الجهود من أجل تحقيق الأهداف النهائية للمنظمة.

كما عرفها بيرس بوراب على أنها: الوسيلة لإيجاد التعاون المستمر الذي يؤدي إلى تحقيق الأهداف.

في حين ركز كل تيد ، وسيد الهواري في تعريفهما للإدارة على أهمية العنصر البشري ، حيث يرى تيد أن الإدارة هي عملية تكامل الجهود الإنسانية في الوصول إلى هدف مشترك ، ويرى سيد الهواري في كتابه " الإدارة العامة " أن ألإدارة عبارة عن تنفيذ الأعمال بواسطة آخرين عن طريق تنفيذ وتنظيم وتوجيه ومراقبة مجهوداتهم.

بينا نظر البعض إلى ألإدارة من خلال العمليات الإجرائية التي تمر بها ، فهي تعني تحديد الأهداف كخطوة أولى، يترتب عليها تحديد الوظائف التي تحقق الأهداف.

أما محمود عساف فيعرفها في كتابه " الأصول الإدارية" ـ مسترشدا بقوله تعالى " نحن قسمنا معيشتهم بينهم في الحياة الدنيا ورفعنا بعضهم فوق بعض درجات ليتخذ بعضهم بعضا سخريا"ـ إن الإدارة هي : الهيمنة على آخرين لجعلهم يعملون بكفاءة تحقيقا لهدف منشود.

ونخلص من التعاريف السابقة إلى أن هناك مجموعة اعتبارات هامة تفسر حقيقة معنى الإدارة ، وهذه الاعتبارات هي :ـ

1- إن النشاط الإداري هو نشاط متميز، يختلف عن نظائره من الأنشطة المختلفة الأخرى.

2- إن النشاط ألإداري ينصب إجمالا وتفصيلا على النشاطات الجماعية لا الفردية.

3- إن العناصر الرئيسية للعملية الإدارية علميا تشتمل على التخطيط والتنظيم والتوجيه والرقابة.

4- إن الإدارة ما هي إلا وسيلة وأداة علمية يستطيع بها ومن خلالها أن يحقق المسئولون الأغراض المستهدفة المحددة.

ومن خلال استعراض المفاهيم السابقة والاعتبارات المستخلصة منها، يمكن وضع تعريفاً إجرائياً للإدارة:

جملة عمليات وظيفية تشمل التخطيط ـ التنظيم ـ التوجيه ـ الرقابةـ تمارس بغرض تنفيذ مهام بواسطة آخرين من أجل تحقيق أهداف منظمة"

ثانيا: نشأة الفكر الإداري وتطوره:

عرفت الإدارة منذ وجدت المجتمعات الإنسانية على هذه البسيطة، ذلك أن الإنسان منذ وجد على هذه الأرض فرضت عليه ظروف الحياة أن يعيش مع غيره ، ولا يستطيع أن يعيش في عزله ، لذا أخذ يتعاون وينسق الجهود مع الآخرين لتوفير مطالب الحياة.

وتظهر العمليات الإدارية في أبسط صورها في الأسرة بحكم تكوينها وطبيعة الروابط التي تربط بين أعضائها ، حيث تبرز في إطار النظام الأسري كثير من العمليات الإدارية التي يهتم بدارستها علماء الإدارة المتخصصين كتقسيم العمل ، التخصص ، توزيع الأدوار ، القيادة ، التشاور ، الضبط، وقد أكد مارشل ديموك في كتابه : " تاريخ الإدارة العامة" على أن الإدارة قديمة قدم الحضارات الإنسانية ، حيث كانت موضع اهتمام الحضارات القديمة المصرية ، والإغريقية ، والصينية ، تدل على ذلك السجلات القديمة التي أمكن العثور عليها .

وقد كان ذلك الاهتمام نابعا من إدراك الإنسان أن الإدارة عنصر أساس ، وموجه رئيس في كافة شئون الحياة.

1- الإدارة في الحضارة القديمة:

لقد كان لمصر القديمة نصيب كبير في بزوغ العمليات الإدارية المعروفة في الوقت الحالي ، وفي ظهور الفكر الإداري والتنظيمي الذي مازال يعتبر معينا لا ينضب لكثير من النظريات الإدارية المعاصرة ، فالمجتمع المصري الفرعوني كان على جانب كبير من التنظيم الهرمي الذي هو رمز التنظيم الإداري على مر الزمن ، ففي قمة الهرم فرعون ملك مصر ، وتحت هذه القمة كان ينتظم في تسلسل تنازلي أخذ في الاتساع النبلاء ثم كبار موظفي الدولة ثم الكتاب والحرفين ثم العمال غير المهرة ثم الفلاحون. وهناك ثلاثة أقسام لإدارة شئون الدولة ، أولها لإدارة الشئون المدنية ، وكان يشرف عليها الوزير ، والثاني مخصص لإدارة شئون المعابد الدينية ، يشرف عليها كبار رجال الدين ، وقسم لإدارة شئون الحرب والجيش .

كما كان اهتمام مصر القديمة باختيار أفضل العناصر الإدارية لتوجيه دفة حياة المجتمع في جميع الظروف.

أما الصين القديمة فقد عرفت أقدم نظام في التاريخ لشغل الوظائف العامة على أساس عقد اختبارات للمتقدمين لدخول الخدمة واختيار الأصلح من بينهم.

2 - عصر صدر الإسلام:

جاء الإسلام ليرسي قواعد الأفكار والعمليات الإدارية التي تدعو إليها نظريات الإدارية المعاصرة.

فمبدأ الشورى أحد مبادئ الإسلام، وأصل من أصول علاقات العمل ، جاء الإسلام يحث على الشورى ، وينهى عن الاستبداد بالرأي قبل أن تعرف أوربا الشورى بمئات السنين، وفي ذلك يقول سبحانه وتعالى" وشاورهم في الأمر " ، ويقول أيضا" وأمرهم شورى بينهم " وجاء في الحديث الشريف " واستعينوا على أموركم بالمشاورة " وقد كان عليه الصلاة والسلام من أكثر الناس مشورة لأصاحبه .

والمبدأ الثاني الذي أرسى قواعده الإسلام هو العدل الكامل ، فينظر إلى العاملين وأصحاب العمل نظرة واحدة ، لا فرق بين سيد ومسود ، ومقياس التفاضل هو التقوى ، وتطبيقا لذلك المبدأ حرص الإسلام على تحقيق المساواة في الحقوق والواجبات ، فالعاملون متساوون ، وكل حق يقابله واجب.

كما أرسى الإسلام مبدأ الحوافز في محيط العمل ، فالعاملون وإن كانوا متساويين بحسب خلقهم الأول ، إلا أنهم يتفاوتون فيما بينهم على أساس تفاوتهم في الكفاية والعلم والأعمال ، ولذلك أوجب الإسلام إعطاء كل عامل حسب كفايته ، يقول الله تعالى " ولكل درجات مما عملوا وليوفيهم أعمالهم وهم لا يظلمون" وهدف الإسلام من ذلك دفع الناس إلى الكد والعمل.

وقد أرسى الإسلام قواعد الطاعة ، وهو مبدأ من مبادئ الإدارة ، لا يمكن بدونه أن تستقيم أمور الجماعات والمنظمات ، وفي ذلك يقول تعالى " أطيعوا الله وأطيعوا الرسول وأولي الأمر منكم " والطاعة هنا مشروطة بشرط جوهري لأولي الأمر بحيث لا تكون طاعة في معصية الله.

ولعل أبرز الأفكار والعمليات الإدارية التي استخدمها الرسول صلى الله عليه وسلم تفويض السلطة ، حيث كان يقوم بإرسال الصحابة إلى القبائل لتفقيههم في أمور الدين الإسلامي ، كما أن عمر يعتبر أول من وضع لبنة التنظيم الإداري بإدخاله نظام الدواوين ، فكان هناك ديوان البريد و المظالم.

كما كان لذلك الفكر الإسلامي رواد نذكر منهم على سبيل المثال:

1- الماوردي : حيث ترك فكرا إداريا سياسيا لا غنى للدارسين والعلماء عنه.

2- ابن تيميه : ترك فكرا إصلاحيا.

3- القلقشندي : حفظ في كتابه صبح الأعشى كل ما نريد معرفته في إدارة المكتبات ، وهناك كثير من الشواهد العينية التي تفيد أن علم الإدارة له جذوره عند المسلمين ، تدل على ذلك الوثائق التي أرسلها الخلفاء إلى ولاتهم في الأمصار.

3 - الإدارة في الحضارة الغربية :

ورثت الحضارة الغربية ضمن ما ورثت عن الحاضرات القديمة المعرفة بأصول الإدارة وعملياتها ، ولكنها لم تقف عند هذا الحد ، بل اجتهدت في بلورة الأفكار الإدارية القديمة وصقلها ، وعملت على ضم البعض منها وصياغتها في نظريات جديدة كان لها أثر كبير في دفع الفكر الإداري وشحذه ، ولم يكن الفكر الإداري الغربي في بدايته مهتما بنفس القيم والأخلاقيات التي شغلت الفكر الإداري في العصور السابقة بقدر اهتمامه بالقيم المادية التي سيطرت على الفكر والحضارة الغربية بوجه عام ، وكان لعلماء الإدارة في غرب أوروبا وأمريكا دور بارز في تنشيط الفكر الإداري وفلسفته ، فظهرت الإدارة كعلم له أصوله وقوانينه ومبادئه ونظرياته في نهاية القرن التاسع عشر وأوائل القرن العشرين ، حيث وضع العالم ماكس فيبر نظريته " البيروقراطية في صورتها المثالية ، ثم تلى ذلك دراسات العالم الأمريكي فرديك تايلور عن الإدارة العلمية ، وفي أثناء تلك الفترة الزمنية ظهرت دراسات العالم الفرنسي هنري فايول ، ومن ثم ظهرت دراسات عرفت حينذاك بالمدرسة السلوكية ، ومن أبرز روادها جورج التون مايو ، وكانت تلك الفترة حافلة بالدراسات على مستوى الإدارة بوجه عام ، والإدارة العامة على وجه الخصوص ، حيث ظهر الاهتمام بعلم النفس الإداري ، ويبدو ذلك واضحا في دراسات ماسلو واتجاهات هيرزبرج ، وكونت هذه الدراسات ما يسمى بمدارس الفكر الإداري .

ومن الأسباب التي أدت إلى ظهور علم الإدارة وتطوره هي :

1- التطور التكنولوجي الحديث.

2- الثورة الصناعية : إذ كانت معظم محاولات المؤسسات الصناعية سواء في أمريكا أو أوروبا تهدف إلى إيجاد أساليب متطورة لزيادة الإنتاجية مع تخفيض التكلفة ، حيث نجد أن لكبار المستشارين في المؤسسات والشركات الدور الأساسي في وضع قواعد أساسية لتلك الوسائل التي تعتبر النواة للإدارة .

3- زيادة مجال النشاطات البشرية واتساعها.

4- الاتجاه نحو مزيد من التخصص والتنوع في المجتمعات الحديثة.

ثالثا : مدارس الفكر الإداري :
1 - المدرسة العلمية ( 1910- 1935)

يعتبر فردريك تايلور المؤسس الأول لحركة الإدارة العلمية ، ويهمنا في حياة العالم فرديك تايلور العملية أن كان في البداية عاملا في مصنع ، ثم تدرج في السلم الوظيفي حتى أصبح مهندسا ، ثم أصبح على قمة الهرم الوظيفي للاستشاريين من المهندسين في احد المصانع الأمريكية ن وكان حجر الأساس في مبادئ تايلور العلمية هو تحقيق أقصى كفاية إنتاجية للأفراد والآلات المستخدمة في الإنتاج من خلال ما يعرف بدراسة الزمن والحركة . ويحدد تايلور مبادئه في الإدارة العلمية على النحو التالي:

أ‌- إحلال الأسلوب العلمي في تحديد العناصر الوظيفية بدلا من اسلوب الحدس والتقدير ، وذلك من خلال تعريف طبيعة العمل
تعريفا دقيقا ، واختبار أفضل طرق الأداء ، وأهم الشروط للعمل من حيث المستوى ، والمدة الزمنية المطلوبة لتحقيقه.

ب - إحلال الأسلوب العلمي في اختيار وتدريب الأفراد لتحسين الكفاءة الإنتاجية .
ج - تحقيق التعاون بين الإدارة والعاملين من اجل تحقيق الأهداف.

د -تحديد المسئولية بين المديرين والعمال ، بحيث تتولى الإدارة التخطيط والتنظيم ، ويتولى العمال التنفيذ.

هـ - ربط تأدية أو نجاح الفرد في عمله بالأجر أو المكافآت لرفع الكفاءة الإنتاجية .

و - إحكام الإشراف والرقابة على العاملين في المستوى الأدنى لأنهم يفتقدون المقدرة والمسئولية في القدرة على التوجيه الذاتي.
ز - وفي الوقت نفسه نجد أن هناك دراسات أخرى حول أهمية المدخل العلمي للإدارة في حل المشكلات الإدارية ، ففي الوقت الذي كان فيه تايلور ينادي بالإدارة العلمية في أمريكا ، كان هنري فايول ينادي بمبادئ الإدارة في فرنسا ، ويهمنا في حياة العامل هنري فايول العملية أن كان في البداية مهندسا في شركة تعدين ، ثم تدرج في السلم الوظيفي حتى أصبح مديرا تنفيذيا ، ثم أصبح على قمة الهرم ( مديرا) لذلك نجده يركز أبحاثه حول إدارة الموظفين باعتبارهم المفتاح السحري للنجاح وتطبيقها في مختلف المستويات الإدارية مكونا بذلك الأساس للنظرية الإدارية وهي :

- تقسيم العمل : وهو مبدأ التخصص وتقسيم أوجه النشاط سواء كان ذلك في مختلف العمليات أو العملية الواحدة.

- مبدأ السلطة والمسئولية : والسلطة كما يراها فايول تتكون من عنصرين : السلطة التي يستمدها الفرد من وظيفته، والسلطة

الشخصية التي يستمدها من قوة ذكائه وخبرته وخلقه.

- مبدأ النظام والتأديب : أي ضروري احترام النظم واللوائح ، وعدم الإخلال بالأوامر.

- مبدأ وحدة الأمر : أي يجب أن يحصل الموظف على أوامره من رئيس أو مشرف واحد.

- مبدأ وحدة التوجيه : رئيس واحد وخطة واحدة لمجموعة من النشاطات التي تتماثل في الهدف .

- مبدأ المصلحة العامة : أي خضوع المصلحة الشخصية للمصلحة العامة.

- المكافأة : أي تعويض الأفراد المستخدمين تعويضا عادلا باستخدام المكافآت .

-مبدأ المركزية : ويقضي بتركيز السلطة في شخص معين ، ثم تفويضها حسبما تقتضي الظروف.

- مبدأ تدرج السلطة : أي تسلسل السلطة من أعلى الرتب إلى أدناها.

- مبدأ الترتيب والنظام : أي أن يكون هناك مكان معين لكل شيء ولكل شخص ، كما يجب أن يكون كل شيء وكل شخص في مكانه الخاص به.

- مبدأ المساواة : وهو خاص بحصول الرؤساء على ولاء المستخدمين عن طريق المساواة والعدل.

- استقرار العاملين : أي شعور العاملين بالراحة والاستقرار في عملهم ، وكذلك الاطمئنان على مستقبلهم ، والتأمين ضد ما قد يتعرضون له من الطرد والعقوبة بدون مبرر.

- مبدأ المبادأة : أي البدء في رسم الخطط وتنفيذها ، وعلى الرؤساء إيجاد روح المبادأة بين المرؤوسين.

- مبدأ روح التعاون : تشجيع روح الفريق والعمل الجماعي.

ومن أهم ما كتب فايول " عناصر الإدارة" أو ما يسمى بنظرية " التقسيمات الإدارية " واعتبرها فايول وظائف الإدارة ، ويرى أن عناصر الإدارة خمسة وهي:

- التخطيط : ويقصد به التنبؤ ، ووضع الخطة ، وخطة العمل هي في نفس الوقت تحديد الوقت ، والنتائج المرجوة ، والطريق الذي يجب أن يتبع ، وخطوات العمل.

- التنظيم : إمداد المشروع بكل ما يساعده على تأدية وظيفته مثل المواد الأولية ، رأس المال ، والمستخدمين.

- إصدار الأوامر : إشارة البدء بالعمل والتنفيذ.

- التنسيق : لم ينجح فايول في فصل عنصر التنسيق عن وظيفتي التخطيط والتنظيم ، فيرى أن التنسيق هو ترتيب وتنظيم الجهود من أجل الوصول إلى الهدف ، وفي حقيقة الأمر أن كل عملية الإدارة ـ التخطيط ـ التنظيم ـ التوجيه ما هي إلا تطبيق لمفهوم التنسيق.

- الرقابة: عملية الكشف عما إذا كان كل شيء يسير حسب الخطة الموضوعة والإرشادات والأوامر الصادرة والمبادئ والأصول المقررة.

ولقد اتفق مع فايول علماء كثيرون في تحديد وظائف الإدارة ، وأضافوا عناصر أخرى لتطوير النظرية الإدارية لتصبح (7) سبع وظائف مثل لوثر جوليك ، وكذلك لندل أوريك، وهي التخطيط ، التنظيم ، التوظيف ، التوجيه ، التنسيق ، التسجيل ، وضع الميزانية.

ومن خلال العناصر الإدارية نلاحظ أن اهم ثلاثة عناصر أشار إليها جوليك موجودة عند فايول وهي : التخطيط ـ التنظيم ـ التنسيق ، وأن عنصر الرقابة عند فايول قد شمل التسجيل ووضع الميزانية عند جوليك.

وفي سبيل الوصول إلى الكفاءة وزيادة الإنتاج ، ووضع معايير جديدة لنظرية التقسيم الإداري نجد عددا من العلماء قد اهتموا بدراسة التخطيط ـ التنظيم ـ الرقابة مثل هربرت سيمون وهوايت.

الفرق بين أفكار تايلور وأفكار فايول:
من خلال أفكارهما يمكننا الخروج بحقيقة أساسية وهي :

1- أن تايلور اهتم بأساليب الإدارة على مستوى التنفيذ ، أما فايول فقد اهتم بالإطار العام لموضوع الإدارة دون الدخول في التفاصيل ، وتعتبر أفكارهما مكملة لبعضها باعتبارهما يركزان على الكفاءة في المشروعات.

2- اهتم تايلور بالمستوى الأدنى من الإدارة في الصناعة ( العاملين) ، في حين اهتم فايول بالمستوى ألأعلى ، وكان اهتمامه منصبا على المدير .

3- أكد تايلور على تنميط مبادئ الإدارة العلمية وتطبيقها المتشدد ، في حين يرى فايول أن المدراء لابد أن يتمتعوا بالشعور والانسجام والمرونة حتى يستطيعوا تكييف مبادئهم حسب المواقف المتجددة.

وقد أصبحت الإدارة العلمية حركة عالمية بعد عقد أول مؤتمر للإدارة في براغ عام 1924م إلا أنها واجهت فيما بعد نقدا شديدا وأخذت عليها بعض المآخذ من أهمها:

1- نظر أصحاب هذه المدرسة إلى الفرد على أنه مخلوق رشيد ، يلتزم بالقوانين والأنظمة ، وأنه إنسان مادي سلبي ، وغير محب للعمل بطبعه ، ولكن يمكن استثارته وحفزه بواسطة المادة.

2- تجاهلت أهمية التنظيم غير الرسمي بين الجهاز الإداري والعاملين ، وبين العاملين وبعضهم البعض ، وبين العاملين والسلطة.

3- لم تهتم بالحاجات الإنسانية والاجتماعية والنفسية للفرد والعامل ، ونظرت إليه نظرة مادية بحته كأداة من أدوات الإنتاج.

4- ركزت على السلطة والقوانين الرسمية ، ولم تدع مجالا لمشاركة العاملين في اتخاذ القرارات الإدارية وغيرها.

وعلى الرغم من النقد الذي وجه للإدارة العلمية إلا أنها هيأت لميادين العمل كثيرا من النجاح، كما كان لها تأثير قوي على الفكر الإداري ، والممارسة الصناعية ، ومن محاسنها أنها لم تتحيز لأي من العمال أو أصحاب العمل ، وأيضا ، إحلال الأسلوب العلمي في الإدارة بدلاً من الاعتماد على الحدس والتخمين.

2 - المدرسة السلوكية ( 1935 ت 1950) .

تعتبر هذه المدرسة تحديا للمدرسة الإدارية ورد فعل للإدارة العلمية ، حيث ترى هذه المدرسة أن الفرد كائن اجتماعي يتفاعل مع البيئة الاجتماعية ، ويتأثر بأفرادها سلوكاً ، وأن شعور الفرد وإحساسه بانتمائه لهذه المجموعة هو الأساس الذي يدفعه ويحفزه للعمل والعطاء ، حيث ركزت على سلوك الإنسان ، وحاجاته النفسية والاجتماعية ، واهتمت بالعلاقات الإنسانية داخل التنظيم ، وبالتنظيم غيرا لرسمي للمنظمات.

وتعتبر ماري باركر أول ما اهتمت بدراسة العلاقات الإنسانية في الإدارة وأولت اهتماما كبيرا بالجانب السيكولوجي فيما يتعلق بالمبادئ الأساسية للتنظيم الإداري.

بيد أن حركة العلاقات الإنسانية في الإدارة ترتبط أكثر ما ترتبط بجورج إلتون مايو ، حيث قام إلتون وزملاؤه بتجاربهم في مصنع هوثورن في إحدى شركات الكهرباء الغربية في الولايات المتحدة الأمريكية ، وكانت الدراسة تنصب حول : فهم السلوك الإنساني في المنظمة ن العلاقات الإنسانية ، الصلات بين الأفراد ، الاتجاهات النفسية ودوافعها ، وقد بدأت الدراسة بالتركيز على : ظروف العمل والإجهاد ، والعمل الرتيب ( الروتين) والتكرار فيما يختص بالعاملين ، وكانت الدراسة تهدف إلى الوصول إلى معرفة واضحة عن هذه العلاقات بتقييم موقف تجريبي يمكن قياس اثر المتغيرات مثل الحرارة والرطوبة وساعات العمل منفصلة عن أثر ظروف العمل المفروضة على العاملين ، أي معرفة أثر كل عامل من عوامل ظروف العمل ذاته ، وأجريت الدراسة الأولى على ثلاثة أقسام في المصنع ، وكان الضوء يزاد ويخفض في هذه الأقسام ، غير أنه لم تتبين أي علاقة للضوء بالإنتاج ، ثم اختبر أحد الأقسام لتجارب أعمق من ذلك، وقسم العاملون في هذا القسم إلى جماعة تجريبية وجماعة ضابطة ، كل منهما في مبنى مختلف ، وترك العمل على طبيعته في المجموعة الضابطة ، بينما كانت ظروفه تتغير مع المجموعة التجريبية ، فكانت الإنتاجية تزيد مع هذه المجموعة كلما زاد الضوء ، ولكن الأمر الغريب أن الإنتاجية زادت بنفس القدر مع المجموعة الضابطة وأعيدت التجربة مع مجموعتين أخريين ، إحداهما تجريبية والثانية ضابطة، واحتفظ بمستوى الضوء في المجموعة الضابطة بصفة مستمرة ، بينما خفض في المجموعة التجريبية ولكن لمجرد إحساس أعضائها بأنهم محل اختبار ، وعلى ذلك أمكن استنتاج أثر العامل المعنوي على زيادة الإنتاج ، وكان
مباديء عملية التدريب الإداري

مناهج الفكر الإداري
أهم ما أثبتته هذه الدراسا�
مباديء عملية التدريب الإداري

مناهج الفكر الإداري

أ - وجود علاقة بين ظروف العمل المادية وبين إنتاج العاملين ، وتأثرها بالمتغيرات وكذلك الظروف الاجتماعية وبخاصة الرضا النفسي للعاملين.

ب‌- أظهرت جوانب متصلة بالعملية الإدارية : الروح المعنوية ، دينامكية الجماعة ، الإشراف الديمقراطي ، العلاقات الشخصية.

ج - تأكد أهمية الظروف الاجتماعية والنفسية لتحفيز العاملين لرفع معنوياتهم وزيادة حجم الإنتاج.
د - ارتباط الجو الإشرافي بنجاح المؤسسة.
هـ - أهمية الاتصالات بين ألإفراد.
و ـ أهمية تطوير مهارات العاملين.
ز - النو�

الذكــاء الاداري

الذّكاء الإداريّ = قيادة + إدارة

تكلمنا كثيراً عن الفرق بين القيادة والإدارة، ودافع بعضنا عن القيادة وأيّد آخرون الإدارة. وبدا الأمر كما لو كانت القيادة نقيضاً للإدارة. فظنّ كثير من المديرين أنّ عليهم إما أنْ يقودوا أو يديروا. لكنّ الفريقين مخطئان؛ فلا يمكن للقيادة أنْ تقود دون إدارة، ولا يمكن للإدارة أنْ تدير دون قيادة.

إدارة الذكاء الإداري

قيادة

- عقل - قلب

- مقاييس ماليّة - رؤية استراتيجيّة

فالمدير لا يقضي كل وقته في القيادة أو في الإدارة. أحياناً يتحتم على المدير أن يغلق بابه ويمسك بسجلات الحسابات، ويقرر إلغاء بعض البنود وتقليص النفقات وهو هنا يمارس الإدارة. وفي أحيان أخرى يغادر المدير مكتبه ويتواصل مع مرؤوسيه ويستمع إلى مقترحاتهم ويحفزهم على العمل، وهنا يمارس القيادة.

فليس هناك من يستطيع أن يستغني عن الإدارة بالقيادة أو عن القيادة بالإدارة. ولا بد للمدير أن يجمع بين القيادة والإدارة. وهذه هي فكرة الذكاء الإداريّ.

- ففي عام 1996م صرح بيتر دراكر ووارين بينيس بأن المشكلة الحقيقية في مؤسسات الأعمال هي أنها تُدار أكثر مما تُقاد ( overmanaged unfilled) وبالفعل كانت الأرقام في مؤسسات الأعمال في هذا الوقت أهم من الأفراد وكان ذلك خطأ.

أما الآن فقد انقلب الوضع، وأصبحت مؤسساتنا تقاد أكثر مما تدار. فقد سادت المحاباة الشخصيّة، وأصبح المديرون يصدرون أكثر قراراتهم اعتماداً على قلوبهم لا عقولهم. لقد أصبحنا الآن بحاجة إلى جرعات متعادلة من القيادة والإدارة لكي نصل إلى الذكاء الإداري المتوازن.

- على المدير أن يضفي على قدراته الإدارية مزيداً من القيادة الوجدانية. وعلى القائد أن يعادل قدراته القيادية بمزيد من الإدارة العقلانية.

إنّ سرَّ سقوط الشركات الكبرى أمثال (إنرون) هو سيادة القيادة على الإدارة. فقد تعامت هذه الشركات عمّا تقوله الأرقام (الحسابيّة) وأنصتت فقط لما تقوله الرّؤية (الاستراتيجيّة)، فقد عُرِف (جيف سكيلنج) مدير (إنرون) بأنه ينفذ ما يراه مطابقاً للرؤية الاستراتيجية حتى لو كان مخالفاً للأرقام المحاسبية.

- الذكاء الإداري يخصص مجالاً للقيادة ومجالاً للإدارة. فلا يجب أن تحلّ واحدة منهما محلّ الأخرى. فالمدير الحق هو من يضع عيناً يقظة على النتائج وعيناً حانية على الأفراد.

ما هو الذكاء الإداري ؟ (Business Think)

الذكاء الإداري هو مجموع القدرات والمهارات الذهنية التي تكفل لصاحبها إدارة مشروع خاص أو عام وتحقيق الأهداف بأفضل طريقة ممكنة.

فالذكاء الإداري يتكون من القدرات البشرية التالية:

أ- ذكاء عقلاني:

- ابتكار واكتشاف الفرص السانحة

- تنظيم وهندسة العمليات والإجراءات والمشروعات.

- الوقاية من المشكلات قبل حدوثها

- إدارة الأزمات والكوارث قبل وقوعها.

- التخطيط الاستراتيجي للمشروعات.

ب- ذكاء وجداني:

- التعامل مع الأفراد (الموظفين والعملاء)والإنصات إليهم وفهم مقاصدهم .

أهمية الإدارة بالأفكار للإداري الناجح

إدارة الجودة الشاملة ... كيف نحققها في المؤسسات الإدارية
leOLD="margin-left:5px;"> - توليد أفكار جديدة واستعراض البدائل المختلفة باستخدام العصف الذهني.

- مهارات القيادة والتفاوض والإقناع والتأثير في الآخرين وحفزهم .

- البصيرة أو الحاسة السادسة، والقدرة على استلهام السيناريوهات المتوقعة للأحداث.

- إدارة الأزمات والكوارث قبل وقوعها.

تلك هي القدرات الذهنيّة والسمات الوجدانيّة المطلوبة في المدير الذكيّ ، وهي على العكس مما يتوقع كثير من المديرين لا تقتصر على مهارات إدارة الأفراد وتطبيقات محاسبة التكاليف .