Introduction à l'approche systémique
La Théorie des systèmes apparaît plus aujourd'hui comme une méthode d'approche des problèmes, à l'instar de celle de Descartes.
==> l'"approche systémique".
L'origine de cette approche correspond au souci de sortir du cadre limité de la pensée cartésienne, notamment lorsqu'il faut appréhender une grande complexité.
Un objet complexe se caractérise par un nombre important de relations entre les éléments qui le constituent, alors qu'un objet compliqué est caractérisé par un nombre important d'éléments.
L'analyse cartésienne s'applique bien au domaine du compliqué, mais mal aux domaines du complexe. Tableau de J.L Le Moigne ("Théorie du Système Général")
Analyse cartésienne
1- Evidence
2- Hiérarchie
3- Causalité
4- Exhaustivité
Approche systémique
1- Pertinence
2- Synergie
3- Finalité
4- Echantillonnage
Qu'est-ce qu'un système ?
"Ensemble d'éléments en interaction dynamique, organisés en fonction d'un but." (Joël de Rosnay).
ð un système est constitué d'éléments et de relations entre ces éléments,
ð un système est finalisé,
ð un système est un tout, irréductible à ses parties,
ð un système est organisé.
Exemple de systèmes :
ð un réseau d'ordinateurs : ensemble d'ordinateurs reliés entre eux et fonctionnant dans le but de mémoriser et de restituer des informations (système physique).
ð le corps humain : vu comme un ensemble d'organes en interaction.
ð un service comptable : ensemble de personnes, d'équipements, de documents dont le but est d'assurer l'enregistrement des flux financiers de l'entreprise.
L'entreprise est un système "ouvert" : qui a des interactions avec le monde qui l'entoure.
Un système ouvert se définit dans son environnement. Ce qui sépare le système de son environnement est la frontière.
A l'inverse, la frontière délimite ce qui fait partie du système et ce qui n'en fait pas partie.
=> un des problèmes les plus délicats dans la pratique de l'approche systémique est dans l'identification de la frontière.
La première qualité d'un système ouvert est sa capacité d'adaptation aux fluctuations de son environnement (afin d'assurer sa survie).
Ces adaptations se font par rétroaction ("feed-back").
Dans le processus de rétroaction, la réaction de la sortie sur l'entrée se fait par l'émission d'informations sur l'état de la sortie, transmise à l'entrée (contrôle du système).
Dans toute l'approche systémique, l'information et les réseaux d'informations jouent un rôle privilégié : toute modification d'un système, toute la coordination de l'ensemble d'un système se fait à partir d'informations.
L'information, l'énergie et la matière peuvent être aussi bien des entrées que des sorties : la frontière régule les flux entrants et sortants ; c'est un filtre d'entrée-sortie.
Un système peut être constitué de sous-systèmes, éléments qui interagissent avec d'autres éléments pour accomplir un but, pour produire une sortie qui est une entrée pour un autre système ou sous-système.
Ces échanges entre sous-systèmes peuvent être de l'information, de l'énergie et de la matière.
Le contrôle d'un système est l'action qui consiste à mesurer les performances, ou les comportements
du système, afin de le guider vers l'accomplissement de ses buts
Pour conserver un système sous contrôle, quatre conditions sont nécessaires :
ð un ou des buts prédéterminés,
ð un moyen de mesure des performances,
ð un moyen de comparaison pour déterminer les variations entre les performances et les buts fixés,
ð un moyen de correction ou d'ajustement.
"Un plan qui ne contient pas d'objectifs mesurables ne sert à rien."
La finalité de tout système de contrôle est de pouvoir engendrer une action corrective : la rétroaction est le mécanisme qui permet d'engendrer cette action corrective.
La capacité d'adaptation du système est sa capacité d'adopter un comportement favorable à la réalisation de ses buts, compte tenu des fluctuations de l'environnement.
On dit d'un système qu'il est capable d'apprentissage s'il sait utiliser les résultats de l'expérience passée pour modifier les caractéristiques de son comportement dans le temps afin de toujours mieux s'adapter aux nouvelles conditions de l'environnement. Il faut qu'il soit doté d'une mémoire.
Un modèle est la représentation d'un système réel.
L'approche systémique consiste à élaborer des modèles capables de décrire ou de simuler globalement ou partiellement le comportement des systèmes étudiés.
L'approche systémique procède par analogie.
Plus le système étudié est complexe (et l'entreprise est un système très complexe), plus on a de mal à élaborer des modèles.
Aussi, on prend parfois comme modèle des systèmes naturels (le système nerveux humain et l'entreprise chez Stafford Beer).
L'utilisation de la modélisation peut se faire :
ð pour améliorer et transmettre la connaissance du système (comparaison avec d'autres modèles),
ð pour agir sur le système (par simulation, par modification d'une entrée du système....).
Le système-entreprise est ainsi constitué d'éléments : personnels, produits finis, informations, matières premières...
Ces éléments peuvent s'agencer en sous-systèmes, en interaction et communiquant entre eux en échangeant des flux : de matières, financiers, d'information, psychologiques...
L'organisation de ces relations constitue différentes structures
L'entreprise-système est soumise à différents mécanismes de régulation homéostatique ("demeurer constant") qui tendent à la stabiliser: régulation avec l'environnement, régulation entre les sous-systèmes internes...
L'intérêt majeur de l'application de l'approche systémique à l'entreprise réside dans le fait qu'elle est à la fois dynamique et globale.
Globale, elle conduit à prendre en compte plus de variables (sociales, techniques, environnement, ...) que d'autres approches.
Dynamique, elle conduit à considérer l'entreprise comme un système d'actions et donc à :
ð montrer que toute décision a pour unique but l'action,
ð mettre l'accent sur les différents flux qui la traversent et sur l'interaction entre ces flux,
ð considérer que l'entreprise est en perpétuelle évolution.
Un exemple de modèle :
Les travaux théoriques sur les modèles de décision et sur la représentation de l'entreprise comme système (c'est à dire dotée de finalités, d'une structure et soumise à des mécanismes de régulation) ont conduit les chercheurs en gestion à élaborer une représentation de l'entreprise que l'on appelle le système managérial ou encore le système de gestion.
=> Le "système de gestion" est un "modèle" de l'entreprise.
Il peut être découpé en quatre sous-systèmes :
ð Finalisation
ð Organisation
ð Animation
ð Contrôle
1- Le système de finalisation
Le rôle du système de finalisation est de déterminer des objectifs de l'entreprise à tous les niveaux de l'organisation et pour toutes les fonctions (production, commercial, ressources humaines).
On passe ainsi d'objectifs très généraux à toute une hiérarchie de sous-objectifs de plus en plus précis et délimités.
Au plus haut niveau, ce sont les finalités de l'entreprise : elles traduisent les grandes missions que les dirigeants fixent vis-à-vis de l'environnement ou des différents partenaires.
=> Les finalités expriment la raison d'être de l'entreprise.
Elles sont fondées sur les motivations des dirigeants, sur leur système de valeurs, sur leur culture et elles fondent elles-mêmes le système de valeur de l'entreprise.
A un niveau plus bas, on définit les buts : ils sont d'ordre qualitatifs, ils précisent les grandes options à satisfaire pour atteindre les finalités.
A un niveau encore inférieur, on élabore des objectifs. Ceux-ci sont quantifiés, ou au moins mesurables.
Ils correspondent à l'expression des buts sous la forme d'actions à réaliser. Les objectifs sont eux-mêmes formulés suivant une hiérarchie descendante déterminant des actions encore plus spécifiques.
Les objectifs doivent être cohérents et compatibles entre eux.
Ils doivent être réalisables et crédibles (pour ceux qui ont à les atteindre !)
Ils doivent être acceptés par les personnels concernés.
La distinction entre finalités, missions, et buts reste souvent floue et chaque entreprise utilise sa propre hiérarchisation en fonction de son langage interne.
Chaque objectif d'un niveau donné apparaît comme un moyen pour atteindre une fin (objectif d'ordre supérieur).
L'enchaînement des objectifs est donc une hiérarchisation de fins et de moyens.
=> L'un des rôles du manager est d'exprimer de façon rationnelle cette hiérarchie.
Cette pratique de la formulation d'objectifs hiérarchisés dans l'entreprise a conduit à un mode de management que l'on nomme Direction Par Objectifs (DPO).
L'activité de planification consiste à concevoir pour l'entreprise un "futur souhaitable", et les moyens nécessaires pour parvenir à la réalisation de ce futur.
Planifier suppose :
ð déterminer des objectifs,
ð déterminer des ressources nécessaires pour atteindre ces objectifs,
ð déterminer des étapes à franchir.
La planification n'est pas la prévision !
C'est une activité de choix parmi différentes possibilités. Elle s'exprime à travers des plans (avec différents niveaux de décision de l'entreprise). Elle est une préparation à l'action.
Les plans jouent un rôle mobilisateur et stimulant. Il est important qu'un nombre élevé de personnes participent à leur élaboration et y adhèrent (Management Participatif).
=> la planification facilite la délégation (décentralisation). les plans constituent des cadres d'action donnant une latitude.
On distingue deux grandes catégories de planification :
ð la planification stratégique qui concerne la détermination des objectifs généraux et qui engage l'entreprise à long terme.
=> le plan stratégique fixe les objectifs ainsi que les stratégies et les politiques à suivre.
NB : Les politiques sont les lignes directrices que l'entreprise doit suivre. Les stratégies indiquent la manière d'utiliser les ressources.
ð la planification opérationnelle, ou "tactique" définit l'affectation des ressources pour chacune des fonctions, à partir des stratégies et des politiques. ==> Plans à moyens et courts termes tels que budgets (d'investissement, de fonctionnement) et découpage dans le temps.
Autres types de plan :
ð les procédures : elles décrivent la suite des tâches pour accomplir un travail.
ð les programmes : procédures qui spécifient les activités, quand, par qui, avec quelles ressources.
ð les méthodes : comment exercer les tâches.
ð les standard : normes de performances à atteindre.
Le système de Planification apparaît comme le système qui structure les activités et les décisions dans l'entreprise.
2- Le système d'organisation
Il qualifie tout ce qui a trait à la structure de l'entreprise et donc aux relations entre les éléments qui la composent.
La raison d'être du système d'organisation est l'agencement des activités et des ressources humaines, technologiques, financières et informationnelles en vue de réaliser les objectifs prévus.
Ce système décrit :
ð les responsabilités et l'autorité de chacun,
ð les relations entre les membres et les services de l'entreprise,
ð le regroupement des diverses activités,
ð les tâches à réaliser et l'affectation des individus aux tâches.
3- Le système d'animation
Le rôle du système d'animation est de générer l'action, de faire exécuter par les membres de l'organisation le travail nécessaire à la réalisation des objectifs de l'entreprise. => mener l'organisation à une meilleure efficacité.
L'efficacité de l'organisation a :
ð une composante économique : l'efficacité se mesure en terme de rentabilité ou de profit,
ð une composante sociale : l'efficacité se mesure en terme de satisfaction des individus dans l'entreprise.
D'où des notions comme :
ð le leadership ou capacité d'influencer les membres de l'entreprise pour leur faire comprendre la nécessité d'accomplir leur travail.
ð la motivation : tous les éléments qui incitent les individus à agir dans un sens favorable à la réalisation de leurs objectifs.
ð la formation et la culture.
4- Le système de contrôle
Le système de Contrôle est le complément du système de Planification. Il assure la régulation nécessaire à la survie, à la poursuite et à la réalisation des objectifs.
=> le but du contrôle est de maintenir l'entreprise en phase avec ses objectifs ; les composantes de ce système sont des informations.
Le contrôle est un processus qui comprend 4 phases :
ð identification des critères de performance (à partir des objectifs fixés),
ð établissement des normes ou des niveaux de performances souhaités,
ð comparaisons entre les performances réalisées et les normes fixées : évolution des écarts,
ð application de mesures de correction, de façon à atteindre les objectifs.
Le contrôle porte sur des éléments quantitatifs (coûts, délais, nombre de produits)... ou qualitatifs.
Caractéristiques :
1- le contrôle porte sur les trois dimensions : l'efficacité, l'efficience, la pertinence.
2- la valeur d'un système de contrôle se mesure à sa capacité de réaction.
3- le contrôle se fait par exception : repérer les points-clé à contrôler et laisser de côté les éléments secondaires.
4- détecter l'écart au moment où il survient ==> auto-contrôle, contrôle à la source.
الأحد أكتوبر 23, 2011 12:55 pm
