مهام و واجبات الإدارات حسب الهيكل التنظييمي3

الجودة

- سياسة الجودة: إيمان والتزام المؤسسة بالتحسينالمستمروتطوير قدراتها من أجل رعاية وتطوير قطاع الإسكان في الأردن لتلبية احتياجات العملاء من خلال المشاركة الفعالة و الأداء المتميز للعاملين في المؤسسة.
1. الإشراف ومتابعة تطبيق نظام إدارة الجودة في المؤسسة للحصول على شهادة المطابقة ISO 9001:2008 وتحديثها كلما لزم.
2. حصر عمليات المؤسسة الرئيسية وتبسيط إجراءاتها لتحسين مستوى الخدمات المقدمة للمواطنين بما يتفق والتشريعات المعمول بها.
3. تنظيم اجتماعات المراجعة الإدارية الدورية لنظام إدارة الجودة في المؤسسة وتوثيقها ومتابعة نتائجها.
4. وضع مؤشرات القياس اللازمة لتقييم الأداء لكافة نشاطات المؤسسة
5. متابعة و تقييم مستوى الرضى الوظيفي و رضى متلقي الخدمة
6. نشر الوعي بمفاهيم الأداء المتميز والإبداع والجودة
واجبات القسم تقييم الأداء
1. تطبيق مؤشرات القياس وتقييم الأداء للوحدات الإدارية المختلفة على أساسها.
2. إعداد وتنفيذ دراسات رضى متلقي الخدمة دوريا ( ربعي)، ومتابعة نتائجها.
3. إعداد النماذج وقياس درجة الرضى الوظيفي وتقديم التوصيات.

واجبات القسم الجودة
ISO
1. استدامة حصول المؤسسة على شهادة نظام إدارة الجودة.
2. متابعة متطلبات ومستجدات نظام إدارة الجودةوإصدار كتيب الجودة.
3. إعداد برنامج التدقيق الداخلي وتنفيذه ومتابعة نتائجه من خلال تشكيل فريق التدقيق الداخلي.
4. التنسيق مع المدقق الخارجي لتحقيق متطلبات إدارة الجودة.
5. متابعة تنفيذ الوحدات الإدارية للإجراءات الوقائية والتصحيحية.
6. ترميز الوثائق ونماذج العمل واعتمادها.
7. الإشراف على عمليات ضبط وإصدار الوثائق ونماذج العمل.
8. نشر ثقافة الجودة بين موظفي المؤسسة.

واجبات القسم التميز الحكومي

1. متابعة ورسم مخططات سير العمليات الرئيسة والمساندة لكافة الوحدات الإدارية.
2. المساهمة في تبسيط إجراءات عمل الوحدات الإدارية المختلفة وتحسين مستوى خدمات المؤسسة المقدمة للمواطنين .
3. جمع وأرشفة كافة ملفات ووثائق جائزة الملك عبد الله الثاني لتميز الأداء الحكومي والشفافية.
4. نشر وتعزيز مفاهيم التميز في المؤسسة.

مهام الإدارة الأملاك

1. إدارة المخزون الإستراتيجي للمؤسسة من العقارات والأراضي .
2. توفير مخزون استراتيجي مستدام يخدم كافة مشاريع المؤسسة المستقبلية .
3. وضع خطة سنوية لمبيعات المؤسسة من الأراضي والعقارات .
4. إعادة تقييم أملاك المؤسسة سنوياً لإدخالها بميزانية المؤسسة.
5. الاشراف على تنفيذ واجبات المديريات واقسامها وموظفي الادارة.
6. التنسيق مع الوحدات الادارية الاخرى ذات العلاقة بمهام الادارة.
واجبات المديرية الأملاك/ أبنية
1. شراء و بيع و إستئجار وتأجير الأبنية.
2. تأسيس وإدامة محفظة عقارية /أبنية تتضمن معلومات عن أملاك المؤسسة من الأبنية المملوكة والمؤجرة .
3. متابعة الإلتزامات المالية المتحققة من وعلى المؤسسة للجهات الأخرى .
4. إعداد العقود الخاصة بالاستئجار والإجارة والبيع بالتنسيق مع مديرية الشؤون القانونية.
5. حصر أملاك المؤسسة من الأبنية ضمن قاعدة للبيانات ، محفظة أملاك/أبنية يتم تحديثها وتطويرها .
6. إعداد وتنفيذ برامج الصيانة السنوية العامة لمباني المؤسسة ومعالجة أعمال الصيانة الطارئة ، ودراسة طلبات الصيانة من المستفيدين ورفعها إلى نائب المدير العام لتنفيذها.

الأرشفة والمخططات

1. القيام بأعمال التوثيق و الأرشفة الالكترونية لجميع مخططات مشاريع المؤسسة بما فيها المخططات القديمة.
2. تزويد الجهات الحكومية وغير الحكومية ذات العلاقة مع المؤسسة بالوثائق المطلوبة.
3. تلبية حاجات المديريات والأقسام في المؤسسة بما تحتاجه من الوثائق.
4. معالجة مخططات المشاريع التي تتعرض للتلف و القديمة بالطرق الفنية و تحديث محتوياتها و إعداد النشرات التعريفية لهذه المخططات.
5. طباعة المخططات.
6. إدامة و تشغيل أجهزة الطباعة بما فيها الصيانة الدورية.

العقود والوثائق

1. تصوير النسخ اللازمة من وثائق العطاءات وتدقيقها لغايات الطرح.
2. متابعة كافة إجراءات طرح العطاءات (مستند مالي، إعلان، بيع، زيارة استفسارات، ملاحق) وذلك حسب الأصول.
3. القيام بأعمال مساعدة سكرتير لجان العطاءات.
4. الإعلان عن المناقص الفائز وإعداد إشعار الإحالة الخاص بالعطاء.
5. استلام كفالة حسن التنفيذ ورسوم الطوابع والجامعة من المناقص المحال عليه العطاء.
6. إعداد وتجهيز نسخة كاملة من الاتفاقية وتوزيعها على الجهات المعنية (إدارة الإشراف، المديرية المالية، المناقص الفائز).
7. حفظ وأرشفة كافة وثائق العطاء ومراسلات المديرية.
8. الإفراج عن الكفالات عند انتهاء الحاجة منها.

مهام الإدارة الإشراف

1. اعتماد المرجعيات الفنية شاملا المواصفات ، عقد المقاولة الموحد ، الشروط العامة ،الشروط الخاصة ووضع الشروط الخاصة الملائمة لعمل المؤسسة وتطبيقها على كافة المشاريع.
2. تنفيذ الخطة الانشائية للمؤسسة حسب البرامج المقررة.
3. الإشراف على تنفيذ مشاريع الأبنية وفق المواصفات الفنية وذلك لضمان الحصول على أفضل جودة.
4. الإشراف على تنفيذ البنية التحتية للمشاريع وفق المواصفات الفنية .
5. التنسيق مع الجهات الحكومية ذات العلاقة بالبنية التحتية والخدمات العامة لضمان تنفيذها ضمن البرامج الزمنية المحددة.
6. اعتماد كافة متطلبات تنفيذ الأعمال الإنشائية (برامج العمل،بوالص التامين،نماذج الموافقات، المواد...الخ).
7. الاشراف على تنفيذ واجبات المديريات واقسامها وموظفي الادارة.
8. التنسيق مع الوحدات الادارية الاخرى ذات العلاقة بمهام الادارة.

مهندس مقيم مشاريع كبرى وصغرى/ أبنية

1. دراسة المخططات وكافة وثائق العطاء خلال القترة التحضيرية للمشروع وتقديم التوصيات بذلك.
2. المراقبة والأشراف الكامل والتدقيق على كافة الأعمال التي يتم إنجازها من قبل المقاول في موقع المشروع ضمن طلبات عمل وحسب الاصول.
3. دراسة واعتماد مخططات تثبيت الابعاد واعمال الرفع المساحي.
4. إدامة تقارير سير العمل اليومية والشهرية ودراسة برنامج سير العمل والتوصية بالموافقة علية.
5. متابعة تنفيذ أعمال المشروع وفق برنامج سير العمل المعتمد.
6. دراسة العينات المقدمة من المقاول والتوصية بشأن اعتمادها استناداً لمتطلبات ومواصفات العقد .
7. تدقيق الفواتير الشهرية والنهائية والتوصية بإجازتها.
8. دراسة المطالبات ( Claims) ورفع التوصيات المناسبة بشأنها .
9. الإشراف على المكاتب الاستشارية والتي تشرف على مشاريع الأبنية .
10. التنسيق مع الجهات الخدمية بما يخص إنشاء المشروع وفق برنامج العمل المعتمد.
11. دراسة الأعمال الإضافية التي تطرأ خلال تنفيذ المشاريع والتوصية بشأنها .
12. دراسة واعتماد المخططات التنفيذية (as – built) .

واجبات المديرية الإشراف/ بنية تحتية

1. الإشراف المباشر على تنفيذ مشاريع البنية التحتية وفقاً للمواصفات والمخططات وشروط العقد ووثائق العطاء ، وبشكل يضمن جودة الأعمال المنفذة .
2. تدقيق الدفعات المالية للمقاولين والتنسيب بصرفها حسب الأصول.
3. تدقيق مطالبات المقاوليـــــن ( Claims) وتقديم التوصيات لمدير الإدارة( المهندس).
4. متابعة أداء المكاتب الاستشارية المكلفة بالإشراف على مشاريع البنية التحتية .
5. اعتماد برامج تنفيذ العمل المقدمة من المقاولين .
6. التنسيب باعتماد المواد حسب متطلبات العقد والمواصفات .
7. دراسة الأعمال الإضافية التي تتطلبها ظروف المشاريع والتوجيه بشأنها للمالك وإعداد الأوامر التغييرية بناءً عليها .
8. تنفيذ وصلات الصرف الصحي والمياه للوحدات السكنية او التجارية المخصصة والمباعة للمستفيدين من مشاريع المؤسسة.
9. التنسيب باعتماد بوالص التأمين حسب متطلبات العقد .
10. التنسيب باعتماد مكتب فحص المواد.
11. التنسيب بتشكيل لجان الاستلام مع التأكد من جاهزيتها للاستلام.
12. التنسيق مع الجهات المعنية لتوصيل الخدمات للمشاريع.
واجبات القسم مهندس مقيم مشاريع كبرى وصغرى/ بنية تحتية
1. دراسة المخططات وكافة وثائق العطاء خلال القترة التحضيرية للمشروع وتقديم التوصيات بذلك.
2. المراقبة والإشراف الكامل والتدقيق على كافة الأعمال التي يتم إنجازها من قبل المقاول في موقع المشروع ضمن طلبات عمل وحسب الأصول.
3. دراسة واعتماد مخططات تثبيت الأبعاد وأعمال الرفع المساحي.
4. إدامة تقارير سير العمل اليومية والشهرية ودراسة برنامج سير العمل والتوصية بالموافقة عليه.
5. متابعة تنفيذ أعمال المشروع وفق برنامج سير العمل المعتمد.
6. دراسة العينات المقدمة من المقاول والتوصية بشأن اعتمادها استناداً لمتطلبات ومواصفات العقد .
7. تدقيق الفواتير الشهرية والنهائية والتوصية بإجازتها.
8. دراسة المطالبات ( Claims) ورفع التوصيات المناسبة بشأنها .
9. الأشراف على المكاتب الاستشارية والتي تشرف على مشاريع البنية التحتية .
10. التنسيق مع الجهات الخدمية بما يخص إنشاء المشروع وفق برنامج العمل المعتمد
11. دراسة الأعمال الإضافية التي تطرأ خلال تنفيذ المشاريع والتوصية بشأنها .
12. دراسة واعتماد المخططات التنفيذية (as – built).

واجبات المديرية الإشراف/ المساند

التأكد من إجراءات ضبط جودة الأعمال المنفذة للمشاريع 0
2. بناء قاعدة بيانات للمشاريع قيد التنفيذ وإعداد التقارير بذلك0
3. متابعة تقدم سير تنفيذ الأعمال في المشاريع وتزويد تقارير للمالك بهذا الشأن0
4. التدقيق على الأوامر التغييرية والأعمال الإضافية التي تطرأ في المشاريع وبيان مدى الحاجة إليها.
5. تدقيق أداء المشاريع من جميع النواحي الإدارية والفنية والمالية.
6. التأكد من جاهزية المشاريع للإستلام الأولي و النهائي ورفع التوصية بذلك.
7. التنسيق مع الوحدات الإدارية في المؤسسة بهدف تسهيل تنفيذ الأعمال والخطط بشكل متكامل لتحقيق أهداف الإدارة.

واجبات القسم حساب الكميات

1. تدقيق فواتير المقاولين حسب النماذج المعتمدة.
2. تدقيق تنفيذ الأوامرالتغييرية .
3. حساب كميات مشاريع المبادرة الملكية وحساب الاثر الناجم عن انخفاض أسعار المواد الانشائية .
4. تنفيذ زيارات ميدانية لمشاريع المؤسسة للتحقق من الكميات الفعلية والتدقيق على كيل الأعمال.

واجبات القسم محاسبة المشاريع

1. تدقيق فواتير المقاولين ماليا والتوصية بصرفها.
2. الاحتفاظ بكفالات المشاريع (حسن التنفيذ،الدفعة المقدمة،الصيانة).
3. متابعة المخصصات المالية للمشاريع بالتنسيق مع الدائرة المالية.

مهام الإدارة شؤون المستفيدين

1. تحديث وتطوير وإدامة قاعدة بيانات متكاملة تشمل كافة خدمات المؤسسة والمستفيدين منها .
2. إعداد الخطة التسويقية لكافة مشاريع المؤسسة بما يتناسب مع الخطة الإستراتيجية .
3. تقديم خدمات متميزة للمواطنين بما يضمن رضى متلقي الخدمة .
4. مراجعة وتطوير معايير وشروط التأهيل والتخصيص بما يتناسب مع الأهداف الإستراتيجية للمؤسسة
5. الاشراف على تنفيذ واجبات المديريات واقسامها وموظفي الادارة.
6. التنسيق مع الوحدات الادارية الاخرى ذات العلاقة بمهام الادارة.

واجبات المديرية التسويق والمبيعات

1. اعداد الخطة التسويقية لمشاريع المبادرة الملكية للاسكان ( سكن كريم لعيش كريم ).
2. التنسيق مع كافة الوحدات الادارية في المؤسسة بما يضمن تقديم الخدمه بالشكل الامثل.
3. التنسيق مع شركاء المؤسسة ( مستثمرون ، بنوك (.
4. الاعلان عن قوائم المؤهلين حسب اسس ومعايير التأهيل في المؤسسه.
5. تغذية وتحديث قاعدة بيانات الادارة بما يخص المديرية بالتنسيق مع الوحدات الاداريه ذات العلاقه.
6. تقديم التوصيات بناءعلى التغذية الراجعه من متلقي الخدمه لمعالجة الثغرات .

واجبات القسم التسويق

1. اعداد وتصميم وطباعة المادة الإعلامية لمشاريع المبادرة ( الإعلان والبروشور) بالتنسيق مع وحدة العلاقات والاعلام في المؤسسة.
2. تحضير كافة النماذج والأوراق والمادة الإعلامية لتوزيعها على المواطنين الراغبين بالاستفادة من مشاريع المبادرة الملكية (سكن كريم لعيش كريم).
3. عمل زيارات ميدانية للمشاريع حسب الخطة التسويقية الزمنية والتأكد من جاهزيتها.
4. الرد على استفسارات المواطنين حول أسس ومعايير التأهيل للاستفادة من مشاريع المبادرة الملكية( سكن كريم كريم لعيش كريم)
5. تنفيذ البرنامج الزمني للتسوق واستقبال المواطنين واطلاعهم على واقع المشاريع والشقق السكنيه ميدانياً .
6. تزويد المتسوقين بالماده المطبوعه للمشروع لاختيار الشقق السكنية بما يناسب امكانياتهم وحاجاتهم.

واجبات القسم التأهيل

1. إعداد وتحضير اسس ومعايير التأهيل للاستفادة من مشاريع المؤسسة واعداد النماذج اللازمه بذلك.
2. استقبال طلبات الاستفاده وتدقيقها يدوياً والتأكد من انطباق شروط الاستفاده وتوفر والوثائق المطلوبه
3. ادخال طلبات الاستفادة للمؤهلين على النظام المحوسب لكافة المشاريع .
4. اعداد قوائم باسماء المؤهلين للاستفاده والتحري عنهم لدى الجهات المعنية من حيث الملكية والاستفادة من مشاريع اسكانية سابقا.
5. تعديل وتدقيق بيانات المتقدمين بطلبات الاستفاده في حال وجود مستجدات عليها وتوثيقها رسميا.
6. التنسيق مع وحدة العلاقات العامة والاعلام لاعلان قوائم المؤهلين بكافة الوسائل المتاحة..

واجبات القسم المبيعات

1. الإعداد والتنسيق مع البنوك الجديدة لتوقيع الاتفاقيات .
2. السير بإجراءات التخصيص للمؤهلين.
3. إعداد وتحديث قوائم بالشقق السكنية المتوفرة بالمؤسسة موزعه حسب المساحات لكافة مشاريع المبادرة
3. إعداد قوائم باعداد الشقق موزعه حسب مساحات الشواغر في المشاريع .
4. استقبال معاملات المستنكفين عن الاستفاده وعرضها على لجنة التأهيل لاخذ الموافقة ومتابعة اجراءات الاستنكاف مع الجهات المعنية.
5. متابعة اجراءات التخصيص والبيع والتنسيق مع المديرية المالية لتحصيل اثمان الشقق حسب التعليمات واصدار شهادات التخصيص واشعارات الاستلام واذن الاشغال ....الخ.
6. متابعة المستفيدين عند استلام الشقه لحل اية مشاكل فنيه قد تظهر في الشقه خلال فترة الصيانه بالتنسيق مع ادارة الاشراف.

واجبات القسم الرهن

1. تدقيق طلبات التأمين المقدم من المستفيدين وكافة الوثائق المرفقة بالطلب وكتاب تفويض الجهه الممولة للموظف المخول بتوقيع سند الرهن ،واعتماد الوكالات المتعلقة بمعاملات تنظيم سند الدين .
2. تنظيم سندات الرهن للمستفيدين من مشاريع المؤسسة وفكه وتحويله.
3. تثبيت نسخة من سند الرهن في السجل الخاص بذلك وتوثيق نسخة محوسبة من السند.
4. تمثيل المؤسسة كدائن لدى دوائر التسجيل المختصة.
واجبات المديرية خدمة الجمهور
1. اعداد الخطط وبرامج العمل الخاصة بنشاطات المديرية ومتابعة تنفيذها حسب الاصول .
2. تاسيس وتحديث قاعدة بيانات تتضمن المعلومات المتعلقة بالمستفيدين والعقارارت.
3. متابعة انجاز كافة معاملات المستفيدين والخدمات المقدمة للمستفيدين حسب الاصول.
4. دراسة الاحتياجات الاجتماعية والاقتصادية للمستفيدين من مشاريع المؤسسة.
10 خدمة الجمهور
1. استقبال استفسارات المواطنين هاتفيا والرد عليها وإرشادهم .
2. استلام الاستدعاءات المقدمة من المواطنين وتأمين الرد عليها مباشرةً أو بالتنسيق مع الوحدات الإدارية ذات العلاقة .
3. تطبيق التغذية الراجعة وتوثيقها لتحديث وتبسيط اجرءات المؤسسة.
4. إعداد الكتب اللازمة للمستفيدين /المواطنين حسب نوع الخدمة المطلوبة (تخصيص ، بيع ، تحري).
5. تنفيذ إجراءات معاملات نقل الملكية(الطابو) للمستفيدين من مشاريع المؤسسة ومشاريع الشراكة حسب الأصول وبالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة الداخلية والخارجية.
6. تنفيذ إجراءات معاملات التنازل للمستفيدين من مشاريع المؤسسة ومشاريع الشراكة حسب الأصول بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة الداخلية والخارجية.
7. فتح وحفظ ملفات المستفيدين من مشاريع المؤسسة ومشاريع الشراكة والوثائق الخاصة بهم ورقياً والكترونياً حسب الأصول بطريقة يسهل الرجوع إليها .
8. تسجيل معاملات المستفيدين الصادرة والواردة لكافة إدارات المؤسسة ومتابعتها
9. تحضير وتجهيز المواضيع اللازم عرضها على مجلس الإدارة وحفظ القرارات بعد صدورها وتوثيقها حسب الأصول ورقيا والكترونياً.
10. تنظيم سجلات المستفيدين ضمن قاعدة بيانات تشمل كافة الخدمات المقدمة وتوثيقها حسب الأصولورقياً والكترونياً.
واجبات القسم الرخص
1. اعداد وتجهيز مخططات التصاميم الهندسية لمشاريع المؤسسة للحصول على رخصة انشاءات من الجهات المعنية.
2. اعداد المخططات التنظيمية لغايات البناء واذونات الاشغال والبنوك والجهات الرسمية بعد التصديق النهائي – موضع تنفيذ .
3. مخاطبة الجهات المعنية ذات العلاقة بمشاريع المبادرة المحور الأول لإيصال الخدمات للشقق السكنية.
4. مخاطبة الوحدات الادارية ذات العلاقة في المؤسسة لصرف الدفعات حسب الأصول.
5. الكشف والرد على الاستدعاءات المقدمة من قبل المستفيدين.

واجبات القسم مراقبة المشاريع

1. تسليم قطع الأراضي للمستفيدين.
2. تسليم الشقق السكنية للمستفيدين.
3. مراقبة مشاريع المؤسسة تنظيمياً لمنع مخالفات الأبنية من قبل المستفيدين وبالتنسيق مع البلديات .
4. النظر في شكاوي واستدعاءات المستفيدين.

مهام الإدارة الخدمات المساندة

01 تنمية وتطوير الموارد البشرية وتحفيزها وتحقيق استثمار افضل للكوادر البشرية من خلال تعليمات شفافة وعادلة لا تتعارض مع القوانين والأنظمة المعمول بها.
02 إدامة نظام إداري فعال لتنظيم سير العمل بين الوحدات الإدارية يساهم في رفع نوعية الأداء المؤسسي وتحسين بيئة العمل ورضا متلقي الخدمة.
03 تنفيذ السياسات المالية وفق الأصول المحاسبية والقوانين والأنظمة والتعليمات الحكومية المعمول بها وتأسيس قاعدة بيانات مالية لمساعدة الإدارة العليا في اتخاذ القرارات المناسبة.
04 توفير مصادر تمويلية لتنفيذ مشاريع المؤسسة وتأمين قروض للمستفيدين من مشاريعها من خلال الجهات التمويلية المختلفة.
05 تقديم الخدمات المساندة وتوفير المستلزمات الإدارية واللوجستية المختلفة بما يساهم في تنفيذ مهام الوحدات الإدارية وواجباتها بتميز لتحقيق الأهداف الإستراتيجية للمؤسسة.
6. الاشراف على تنفيذ واجبات المديريات واقسامها وموظفي الادارة.
7. التنسيق مع الوحدات الادارية الاخرى ذات العلاقة بمهام الادارة.
واجبات المديرية الموارد البشرية
1. تأسيس وتطوير قاعدة بيانات الموارد البشرية وادامتها .
2. اعداد الخطط السنوية ومتوسطة المدى للموارد البشرية .
3. تأهيل ورفع قدرات الكوادر البشرية وتحفيزها.
4. متابعة تنفيذ برامج التطوير الاداري.
القيام بجميع الإجراءات المتعلقة بشؤون الموظفين وفق القوانين والأنظمة والتعليمات المعمول بها.
واجبات القسم تخطيط الموارد البشرية
1. ادامة قاعدة بيانات وانظمة المعلومات للموارد البشرية في المؤسسة .
2. اعداد وصف وظيفي لكل وظيفة متضمناً مواصفات وشروط اشغالها .
3. اعداد جدول تشكيلات الوظائف وحصر المطلوبة سنوياً بالتنسيق مع الجهات المعنية .
4. القيام باجراءات تعيين الموظفين على جدول التشكيلات .
5. القيام باجراءات ترفيع الموظفين على جدول التشكيلات.
6. اعداد الخطط متوسطة المدى للموارد البشرية وتشمل: (الاحلال الوظيفي و الاحتفاظ بالموظفين).
7. احتساب المكافآت والحوافز والبدلات للموظفين حسب الاصول .
8. اعداد وتحديث التسلسل الاداري للادارتين العليا والوسطى .

واجبات القسم التدريب

1. تحديد الاحتياجات التدريبية للموظفين (الوعاء التدريبي).
2. اعداد خطة التدريب والكلفة التقديريه لتنفيذها.
3. اعداد المسار التدريبي وبطاقات التدريب بالتنسيق مع الوحدات الادارية.
4. استكمال اجراءات تنفيذ الخطة التدريبية (داخلياً وخارجيا) حسب الاصول.
5. تعميم الدورات والبعثات وورش العمل والمؤتمرات والندوات ( ورقياً والكترونياً ) بالتنسيق مع الوحدات الادارية لاختيار المرشحين واجراء اللازم .
6. تقييم عملية التدريب من خلال التغذية الراجعة واعداد تقرير بذلك .
7. التعاون والتنسيق مع المؤسسات التعليمية ( الجامعات الرسمية والخاصة) لتدريب الطلاب وبالتنسيق مع الوحدات الادارية.

واجبات القسم التطوير الإداري

1. متابعة تعديل وتحديث الهيكل التنظيمي كلما استدعت الحاجة.
2. اعداد وتحديث كتيب الوصف الوظيفي ( المهام والواجبات)بالتنسيق مع الوحدات الادارية.
3. متابعة تشكيل لجان العمل وتحديثها بالتنسيق مع الوحدات الادارية وتصنيفها وحفظها.
4. تفعيل مدونة السلوك الوظيفي ومتابعة التغذية الراجعة من تطبيقها بالتنسيق مع وزارة تطوير القطاع العام .
5. ادخال وتبني مفاهيم تطوير الاداء المؤسسي وغرس ثقافة التميز في المؤسسة بالتنسيق مع مديرية الجودة.

واجبات القسم شؤون الموظفين

1. حفظ وادامة ملفات الموظفين وفهرستها وتصنيفها وارشفتها الكترونيا.
2. متابعة الحراك الوظيفي للموظفين من ( الاعارة ،الانتداب ،النقل ، الاستقاله) واحتساب خدمات الاستيداع والتقاعد.
3. متابعة تطبيق تعليمات الدوام الرسمي والمغادرات والاجازات بكافة انوعها .
4. متابعة تقديم خدمات التامين الصحي بكافة انواعها للموظفين.
5. استكمال اجراءات التعيين.
6. توزيع سجلات الاداء ونماذج التقارير السنوية ومتابعة تصنيفها لكافة الموظفين واستخراج البيانات نتائج التقارير واعتمادها وارسالها الى ديوان الخدمة المدنية.
7. متابعة الاجراءات التاديبية المتعلقة بالمسلك الوظيفي وحسب الاصول.
8. التنسيق المستمر مع قسم الرواتب فيما يتعلق بالمستجدات للحراك الوظيفي للموظفين .
9. اصدار اية وثائق تتعلق بالسيرة الوظيفية للموظف وحسب الطلب .

واجبات المديرية الإدارية

1. متابعة أعمال الديوان في المؤسسة .
2. التأكد من الالتزام بتنفيذ القرارات الإدارية الصادرة بالتنسيق مع الوحدات الإدارية .
3. التنسيق مع الوحدات الإدارية لتحديد الاحتياجات التي تتطلبها طبيعة أعمالها .
4. وضع أسس ومعايير استخدام الهواتف بأنواعها ومتابعة تنفيذها .
5. إدامة وأرشفة ملفات المؤسسة دورياً ( كل ست أشهر ) بالتنسيق مع الوحدات الإدارية.
6. إعداد الترتيبات الخاصة لعقد الاجتماعات والدورات وورش العمل الداخلية في المؤسسة .
7. الإشراف على أعمال المكتبة.

واجبات القسم الديوان المركزي

1. إعداد دليل ترميز الملفات ومتابعة تحديثه.
2. إعداد التعاميم الإدارية الداخلية وتعميمها على الوحدات الإدارية.
3. تدقيق المراسلات الرسمية الواردة للمؤسسة وتوثيقها وتحويلها إلى أقسام المديرية كل حسب اختصاصه .
4. استلام شيكات الاقتطاعات الخاصة بالمستفيدين من مشاريع المؤسسة الواردة من مختلف الجهات الخارجية .
5. إرسال الكتب الصادرة إلى الجهات الخارجية .
6. استلام وتوزيع المراسلات الداخلية للوحدات الإدارية المعنية ومتابعة الإجراءات المتخذة عليها .
7. حفظ الكتب الواردة والصادرة وفق الترميز المعمول به .
8. أرشفة الكتب الواردة الكترونياً .
9. متابعة إرسال واستقبال الفاكسات الداخلية والخارجية .
10. الإشراف على أعمال التصوير .

واجبات القسم الإدارة

1. استلام المراسلات الرسمية الواردة من الديوان المركزي وتوثيقها وتحويلها إلى الوحدات الإدارية ذات العلاقة .
2. تصدير الكتب الرسمية وتحويلها إلى قسم الديوان المركزي لمتابعة إرسالها .
3. استلام المراسلات الداخلية وتوثيقها ومتابعة الإجراءات المتخذة عليها بالتنسيق مع الوحدات الإدارية ذات العلاقة .
4. حفظ الكتب الواردة والصادرة وفق الترميز المعمول به .
5. أرشفة الكتب الصادرة الكترونياً .
6. القيام بأعمال الطباعة للوحدات الإدارية ذات العلاقة .

واجبات القسم القسم الفني

1. متابعة الإجراءات المتخذة على المعاملات الفنية بالتنسيق مع الوحدات الإدارية ذات العلاقة .
2. المشاركة في دراسة الاحتياجات الإدارية التي تتطلبها طبيعة عمل الوحدات الإدارية .
3. استلام المراسلات الواردة من الديوان المركزي وتوثيقها وتحويلها إلى الوحدات الإدارية ذات العلاقة.
4. تصدير الكتب الرسمية وتحويلها إلى قسم الديوان المركزي لمتابعة إرسالها .
5. استلام المراسلات الداخلية وتوثيقها ومتابعة الإجراءات المتخذة عليها بالتنسيق مع الوحدات الإدارية ذات العلاقة .
6. حفظ الكتب الواردة والصادرة وفق الترميز المعمول به .
7. أرشفة الكتب الصادرة الكترونياً .
8. متابعة إرسال واستقبال الفاكسات الداخلية والخارجية .
9. القيام بأعمال الطباعة للوحدات الإدارية ذات العلاقة .

واجبات المديرية المالية

1. إعداد مشروع الموازنة العامة للمؤسسة سنوياً بالتنسيق مع الوحدات الإدارية المختلفة في المؤسسة.
2. إعداد الحسابات الختامية (الميزانيات) للمؤسسة بالاضافةلأية برامج ومشاريع أخرى تكلف بها المؤسسة.
3. البحث عن مصادر التمويل اللازمة لتنفيذ الخطة الاستراتيجية للمؤسسة .
4. تطبيق السياسات المالية المتبعة في الايرادات والنفقات.
5. تأمين قروض للمستفيدين من مشاريع المؤسسة من خلال ابرام الاتفاقيات مع الجهات التمويلية المختلفة.
6. تحصيل حقوق المؤسسة على الغير بالتنسيق مع الوحدات الإدارية.
7. التقييم الدوري لبنود الموازنة لضبط الانحرافات ومعالجتها.
8. إدارة صندوق دعم التمويل الإسكاني

واجبات القسم الموازنات والتحليل المالي

1. اعداد مشروع الموازنة العامة للمؤسسة سنوياً.
2. إعداد مستندات التزام والمناقلات المالية الخاصة ببنود الموازنة.
3. متابعة ضبط النفقات بهدف عدم تجاوز المخصصات المرصودة بالموازنة من خلال سجل التأدية.
4. تحليل كلف مشاريع المؤسسة والمبيعات لغايات إعداد الميزانية العمومية.
5. متابعة تحصيل مساهمة الحكومة في مختلف أنشطة المؤسسة.
6. متابعة الجهات التمويلية لتوفير التمويل اللازم لأنشطة المؤسسة.
7. تزويد الوحدات الإدارية بالتقارير المالية اللازمة.

واجبات القسم النفقات

1. صرف المطالبات المتعلقة (بالمقاولين، المستفيدين، المستثمرين) وفق التشريعات المالية المعمول بها.
2. صرف المستحقات الخاصة بالموظفين (رواتب، ميداني، إضافي، مكافآت .. إلخ).
3. إدخال مستندات الصرف على البرنامج المحوسب لتسهيل مهمة اعداد الحسابات الختامبة وغيرها.
4. القيام بكافة الإجراءات المتعلقة بالكفالات من حيث تمديدها ومصادرتها والإفراج عنها بالتنسيق مع الإدارات المعنية.
5. القيام بالإجراءات المتعلقة بكافة التحويلات المالية.

واجبات القسم الإيرادات

1. متابعة تحصيل حقوق المؤسسة على الغير بما فيها أقساط المستفيدين من مشاريع المؤسسة.
2. تزويد مديرية الشؤون القانونية بأسماء المتخلفين عن الدفع لاتخاذ الاجراءات القانونية اللازمة بحقهم.
3. القيام بالاجراءات المتعلقة بشيكات برسم التحصيل من استلامها ولغاية تحصيلها.
4. فتح بطاقات للمستفيدين على البرنامج المحوسب وإدخال جميع الحركات الخاصة بهم وتدقيقها.
5. إعداد وتدقيق ميزان المراجعة الشهري الخاص بالذمم المدينة ومطابقته مع قسم المحاسبة.
6. تسجيل ومتابعة حسابات المستأجرين وتوثيقها في كافة مشاريع المؤسسة.
7. تقديم الخدمات المالية المختلفة للمستفيدين من مشاريع المؤسسة.

واجبات القسم المحاسبة

إعداد الحسابات الختامية للمؤسسة (الميزانية) ولأية برامج مشاريع اخرى تكلف بها المؤسسة.
إعداد ميزان المراجعة الشهري والكشوفات التفصيلية الخاصة به.
إعداد جداول الاستهلاك السنوي لموجودات المؤسسة.
إعداد القيود المحاسبية.
تدقيق سندات القيد والقبض المدخلة على النظام المحوسب.
فتح الحسابات البنكية ومتابعتها وتقييمها دورياً وإعداد التسويات البنكية.
مسك سجلات للمستفيدين من مشاريع المؤسسة والترحيل عليها وتشمل (الأمانات والتأمينات ورسوم المجاري).
متابعة ومطابقة تحصيلات الصندوق اليومية واعداد كشف بالمقبوضات اليومية.
9. حفظ سندات القيد والقبض والموازين الشهرية وكافة المراسلات الخاصة بالقسم.

واجبات القسم صندوق دعم التمويل الإسكاني

1. متابعة رصد المخصصات المالية اللازمة للصندوق بالتنسيق مع وزارة المالية.
2. تدقيق المطالبات المالية ومتابعة صرفها بالتنسيق مع البنك المركزي ووزارة المالية.
3. تزويد قسم المحاسبة بكافة الحركات المالية لتوثيقها وتسجيلها وفق الأصول المحاسبية.
4. إعداد كشوفات التدفق النقدية شهرياً وتقديمها للجنة إدارة الصندوق.
5. متابعة طلبات المستفيدين من برنامج صندوق دعم التمويل الإسكاني واستكمال الاجراءات المتعلقة بها حسب الأصول المتبعة.
واجبات المديرية الخدمات
1. تامين كافة الخدمات اللوجستية للمؤسسة.
2. طرح عطاءات اللوازم المحلية والخدمات واستكمال الاجراءات حسب نظام اللوازم.
3. متابعة تنفيذ متطلبات الصيانة لمباني المؤسسة ومرافقها.

واجبات القسم الحركة

1. تنظيم حركة المركبات والسائقين لانجاز الاعمال الرسمية بما فيها نقل الموظفين من والى المؤسسة0
2. المتابعة المستمرة للمركبات من حيث صيانتها وترخيصها وتأمينها والمحافظة عليها وجاهزيتها للعمل0
3. تحديد وتأمين احتياجات المركبات من المحروقات والزيوت و صـرف الكوبـونات حسب الاصول
4. تدقيق فواتير المحروقات والتنسيب بصرفها اصوليا 0
5. متابعة اجراءات شطب المركبات غير الصالحة 0
6. تنظيم سجلات ودفاتر لغايات توثيق اعمال القسم اصوليا الاشراف على ساحة وقوف المركبات وتنظيمها0
7. المشاركة في اعداد المواصفات الفنية المطلوبة للمركبات
0
واجبات القسم الخدمات والصيانة

1. اعداد الشروط والمواصفات اللازمة لعطاءات خدمات التنظيف ومتابعة تنفيذ متطلبات العطاء 0
2. الاشراف على اعمال شركة النظافة ومتابعتها 0
3. تدقيق المطالبات المالية الشهرية المتعلقة بعطاء النظافة والتنسيب بصرفها حسب الاصول.
4. متابعة تأمين كافة خدمات الماء والكهرباء والهاتف 0
5. متابعة صيانة اجهزة الفاكس والات التصوير والهواتف والمقاسم.
6. تدقيق فواتير الهاتف والكهرباء والمياه والتنسيب بصرفها حسب الاصول.
7. حراسة مباني المؤسسة 0
8. القيام بالاجراءات اللازمه لابراز المؤسسة في مظهر احتفالي في الاعياد والمناسبات الرسمية 0
9. صيانة مباني المؤسسة ومرافقها بما فيها شبكات الحاسوب.
10. متابعة عقود الصيانة المبرمة مع الجهات ذات الاختصاص وتشمل(المقاسم ،المصاعد ،المكيفات والات التصوير والفاكسات).
11. اجراء صيانة اثاث المؤسسة.

واجبات القسم اللوازم والمشتريات

1. اعداد الشروط والمواصفات المتعلقة بعطاءات اللوازم بالتنسيق مع الوحدات الادارية .
2. تأمين احتياجات المؤسسة من اللوازم حسب الانظمة المعمول بها .
3. استلام اللوازم وادخالها الى المستودعات بموجب مستندات ادخـال منظمة حسب الاصول.
4. استلام فواتير الموردين وتدقيقها والتنسيب بصرفها اصوليا.
5. تصنيف اللوازم وترتيبها وتخزينها والمحافظه عليها في المستودعات.
6. تنظيم بطاقات العهدة الخاصة بالموظفين ومتابعة أي تغييرات تطرأ عليها.
7. تزويد الوحدات الادارية باحتياجاتها من اللـوازم بموجب طلبات لوازم ومستندات اخراج منظمة حسب الاصول.
8. جرد اللوازم بشكل دوري وحصر المواد الصالحة وغير الصالحة والفائض منها حسب نظام اللوازم.

» مهام و واجبات الإدارات حسب الهيكل التنظييمي2
» مهام و واجبات الإدارات حسب الهيكل التنظييمي
» مهام ومسؤليات الوظائف المختلفه"الوصف الوظيفي لجميع الوظائف" 3
» الهياكل التنظيمية تعريفها وأشكالها
» المحاسبة ...انواعها ..والتعريف فيها