التخزين و أنظمة التخزين:

1- التخزين و أنظمته.....................................
2- التدفقات المادية للمخزون................................
3- تصنيف المخزونات....................................

التخزين و أنظمة التخزين:
أ- التخزين:
تتمثل عملية التخزين في وضع و ترتيب المواد في المخازن من لحظة وصولها إلى المخازن و حتى لحظة خروج
ها من المخازن, و تسمى هذه العملية بعملية الاحتفاظ.
أما العملية التي تتضمن إجراءات التأكد من سلامة المخزون و العمل على إبقاء هذا المخزون صالحاً ومطابقاً إلى حدّ كبير جداً للحالة أو الطريقة التي تتم استلامه بها. فيكون بعيداً من مخاطر التلف والحريق و السرقة... و تسمى بعملية المحافظة.
إذن: عملية التخزين = الاحتفاظ + المحافظة
فعملية التخزين هو موقع سابق قبل الإنتاج, و موقع لاحق لاستقبال العملية الإنتاجية وهو ضبط وتعديل لعملية التدفق من حيث الكمية, و تكمن عملية التخزين في:
1- دور تقني: إشباع الحاجيات من السلع و الخدمات للمستعملين؛
2- دور اقتصادي؛
3- دور منظم: وهذا عند حدوث تدفقين عشوائيين بنفس الوسائل.
ب- أنظمة التخزين:
تجدر الإشارة بنا إلى توضيح الفرق بين التخزين المركزي و التخزين غير المركزي, إذ يقصد بالتخزين المركزي:" التخزيـن الذي يمون من الداخل, و يهدف إلى:
- يضمن التموين و التمويل و إمكانية الإحلال؛
- توليد المرونة في المخزون, لأنه فيه انحرافات مع طبيعة الأسواق.
أما المخزون اللامركزي هو المخزن الفرعي يكون قريب من المورد, لا يوجد مخزون أمان لأم المورد يوفر له الموارد.

-2 التدفقات المادية للمخزون:
-1-2 أساليب التخزين:
و هي عبارة عن مجموعة من العمليات التي تتم من لحظة وصول المواد إلى المخازن و حتى خروج هذه المواد و متابعة عمليات الصرف, و البضائع إلى المخازن و يمكن تصنيفها إلى أربعة مجموعات و هي:
1- البضائع الواردة إلى المنشأة من الموردين (بضائع خارجية)؛
2- البضائع الواردة إلى المنشأة من المخازن الفرعية (بضائع داخلية)؛
3- مواد مردودة "مردودات – رديات"؛
4- مخلفات الإنتاج.

و هذا يتم اتخاذ إجراءات التخزينية التالية على البضائع الآتية من الموردين:
1- يفترض وصول هذه البضائع خلال الدوام أو خلال ساعات العمل الرسمي, و ذلك لأن المخازن تقفل بعد إنتهاء الدوام لذلك أن تجد هذه المواد من يستلمها و يخزنها, يكون ذلك أثناء الدوام؛
2- عند وصول المواد يتم إبلاغ أمين المخزن أو المستودع المختص؛
3- تتم عمليات الاستلام

تتم عمليات الاستلام الأولى على الشكل التالي:
أ‌- الاستلام من الناحية النظرية أو المعاينة النظرية؛
ب‌- فتح الطرود الواردة ووضع محتوياتها في صندوق أو أوعية خاصة؛
ت‌- جرد محتويات الشحنة و مطابقتها و قيدها في تسجيلها المبدئي في السجلات, وذلك لإجراء المطابقة بالكشف الوارد من المورد "الفاتورة – القائمة" مع أمر التوريد وكذلك التحرر كشف بمحتويات الشحنة أو الإرسالية.

4- الفحص: يتم الفحص بمختلف الطرق المتاحة سواءاً كان فحصاً شكليا أو مخبرياً أو التأكد من الوزن أو العدد أو القياس؛
5- تقرير الاستلام النهائي: وهو يتعلق ببيان حالة المواد, ففي حالة عدم مطابقة للمواصفات يتم إنجاز الإجراءات المناسبة كالرفض الكامل للإرسالية أو إحالته للإدارة العليا لإنهاء الموضوع؛
6- العغمل على تخزين المواد و حفظها و الإشراف عليها؛
7- عمليات المتابعة: وتشمل عملية الرقابة, الصرف, التوزيع, الإعادة.

الهدف من عمليات المناولة هو رصدها ما يمكن أن يحصل أثناء عملية التخزين.
-2-2 إجراءات الصرف:
يجب مراعاة الاعتبارات التالية عند صرف المواد و هي:
1- التحقق من الحاجة الفعلية للمواد من قبل الجهة الطالبة لها, و يتم ذلك من خلال مراجعة ما تم صرفه من هذه المواد للجهة الطالبة و ما هو مقرر صرفه لهذه الجهة؛

2- مراعاة توقيت الصرف, إذ أن بعض المواد يتم صرفها دوريا في نهاية كل شهر أو كل موسم أو بداية كل فترة محددة؛

3- التقيد بالسلطة المحددة للصرف من المواد, بعض المواد يتم صرفها في إدارة المخازن, وبعضها لابد أن يتم صرفها عن طريق نائب المدير العام, و بعض المواد يجب أن يتم التوقيع على محضر صرفها من قبل مدير الوحدة شخصيا, أو رئيس القسم الطالب؛

4- مراعاة طرق الصرف و التي يمكن أن تأخذ الأشكال و الأساليب التالية:
I. الصرف عند الطلب: و يتم في أي وقت و بشكل مباشر كلياً أو جزئياً؛
II. الصرف عن سبيل الإعارة: أي ليس بشكل مباشر و إنما بشكل مؤقت؛
III. الصرف حسب البرامج الزمنية: أي وضع توقيتات محددة لكل قسم من الأقسام و لكل نوع من المواد يتم الصرف منها لهذه الأقسام كالمخازن التي تصرف موارد في مواسم مختلفة كالفصل الشتوي كمخازن الملابس مثلا.

IV. صرف المعدات الرأسمالية: حيث من المعروف أن المعدات الرأسمالية تشتري بناءاً على مواصفات محددة و لغاية محددة, و لذلك لا يتم تخزينها في العادة في المخازن, لكن لابد من إدخالها في قيود المخازن و في الغالب لا تدخل المستودع نهائيا, و تسجل عهدة في القسم المعني ولابد أن تمر في المخازن, و تحقق قيمتها في المخازن.

V. الصرف إلى خارج المنشأة طكعليات البيع, و هنا لا بد عند صرف و إخراج البضاعة من المخازن لعمليات البيع أن يتم الصرف بقيود و أن يتم التوقيع عليها من قبل مستلمها لإبراء ذمة أمين المخزن المسؤول عن هذه المواد.

-3-2 المناولـة:
و هي تحريك المواد داخل المخازن, و من المخازن إلى أماكن الصرف, و من أماكن الاستلام إلى المخازن.

أنواع المناولـة:
-1 المناولـة اليدويـة: هي التي لا تستخدم فيها وسائل مناولة آلية أو نصف آلية, فهي تحريك ونقل المواد أو في التفريغ و التحميل فهي تعتمد على الجهد البشري, يكون هذا النوع من المناولة للمواد الخفيفة, و في المخازن الضيقة أو الصغيرة القريبة من مناطق العمل أو التشغيل.

-2 المناولـة الآليـة: و هي التي تستخدم أجهزة و معدات مناولة آلية, حيث طرق المناولة الآلية يعتمد على شكل تصميم المخازن.

1- الوسائل الأرضية ذات الممر الثابت: و هي مجموعة من الوسائل تتحرك إما أفقياً و على الأرض, و تأخذ شكل خطوط و مسارات ثابتة, و تختلف هذه الوسائل حسب الطاقة المستخدمة, هل هي كهربائية أو وقود ... و حسب الوعاء المستخدم. و من أمثلتها الأشرطة المتحركة (السيور الناقلة) والعربات التي تتحرك في ممرات محددة و على قضبان حديدية.

2- الوسائل العلويـة: و هي الوسائل التي تتحرك حاملة المخزون إلى ارتفاعات مختلفة من سطح الأرض, و هي لا تحتاج إلى ممرات أرضية مما يتيح المجال لاستغلال هذه المساحات الأرضية في تخزين كميات أكبر و أكثر من المواد, مثال: الرافعات المتحركة في سقف المخزون و التي يكون لها سلاسل مدلاة في الأسفل.

3- الوسائل العموديـة: و هي وسائل تستخدم لنقل المواد في اتجاه رأسي من الأسفل إلى الأعلى أو العكس, و هي مناسبة للمخازن متعددة الطوابق و التي يمكن |أن تستخدم فيها المصاعد المتحركة ذات الأحجام المختلفة و التي يمكن أن تنتقل المواد بأوزان و أحجام مختلفة.

4- الوسائل الأرضيـة غير مقيدة الحركة: و هي وسائل تستخدم فيها ناقلات آلية يمكن أن تنحرف و تأخذ اتجاهات آلية متعددة ضمن المخزون, و تتصف هذه الوسائل بالمرونة و تأخذ اتجاهات آلية متعددة ضمن المخزون, و تتصف هذه الوسائل بالمرونة و تأخذ أشكال مختلفة كالعربات العادية و المقطورة أو المجرورة.

-العوامل التي يجب الاعتماد عليها أثناء المناولة:
-1 خصائص المواد و المنتجات نفسها:
المواد الثقيلة مناولـة آليـة
المواد السائلة مناولـة خاصة (مواد موجودة في حاويات ثقيلة).
-2 طبيعة عملية المناولة و التي تشمل:
أ- الاستمراريـة: مثلا هناك وسائل مناولة آلية يمكن لنا استأجارها نظراً لارتفاع ثمنها وصعوبة الاحتفاظ لفترات زمنية طويلة دون استخدام لأن استخدامها سيكون متقطعاً و على فترات.

ب- الاستغلال الأمثل للمساحـة و الطاقـة: بعض الوسائل الآلية خاصة ذات الممرات الثابتة يمكن أن تحتاج إلى مساحة أكبر في المخازن, و أن استخدام المناولة في سقف المخزن قد يكون عائقاً.

ج- طبيعـة الحركـة: هل هي رأسية أو أفقية ؟ إذا كنا نقوم بالمناولة من الأسفل إلى الأعلى أو بالعكس فإننا نحتاج إلى ممرات ووسائل مناولة علوية عمودية أو رأسية, و سيور متحركة وناقلة عمودية, وهذا يحدث في المخزن ذلت الطوابق المتعددة التي يكون سقفه عالياً, أما إذا كان الطابق أرضي فقط فيمكن استخدام الممرات الأرضية الثابتة.

-2-4 تصميم المخزون:
و هي ترتبط إلى حدّ كبير جداً بطبيعة الحركة,
* طابـق واحـد: لا يحتاج إلى مناولة عمودية, و إنما وسائل أفقية و قد تكون ثابتة, و يكون فيه مكان للصرف و مكان للاستلام مما يقرب المواد من مناطق التحميل و التنزيل, و تكون المناولة اليدوية عادية و سهلة.

* طوابق متعـددة: يحتاج إلى مناولة عمودية و أفقية في الوقت نفسه (و سوف نشرح فيما بعد موضع و تصميم المخزن بالتفصيل).
خصائص المعدات المتوفرة أو المتاحة للوسائل المناولة:

1- المرونـة: قدرتها على الاستخدام في أكثر من حالة؛
2- الأمن و السلامة: أضرار تلف المخزن, مخاطر تصيب العمال؛
3- الملائمة: ملائمة المعدات مع تصميم المخزن, قابلية الأرض على التحميل؛
4- السرعـة؛
5- تكلفة الاستخدام: ثمن بدفع من أجل الحصول على معدات وسائل المناولة؛
6- تحولات المستقبل, توسع المصنع, توسع المخزن.
موضع و تصميم المخزن:
إن الموقع المناسب يمكن أن يسهل حركة المواد من و إلى المنشأة, فيما يؤدي إلى التخفيض في التكاليف و زيادة كفاءة الأداء, أم سوء اختيار موع المخزن و تصميمه فيمكن أن تنشأ عنها العديد من الصعوبات منها صعوبة تزويد الإدارات و الأقسام المستخدمة للمخازن, و زيادة في تكاليف النقل, و كذلك التعديلات المستمرة في تصميم موقع المخزن أن يتناسب مع احتياجات المنشأة و توسعها الإنتاجي بشكل صحيح.

الاعتبارات التي تحكم اختيار الموقع المناسب للمخزن:
1- مدى القرب من مواقع التشغيل التي تستخدم المواد المخزنة و ذلك لتقصير المسافة التي تنقل خلالها المواد, و بالتالي تخفيض التكلفة.

2- طبيعة المواد المخزنة من:
أ‌- قابلية هذه المواد للتفاعل مع المواد الأخرى و التأثير عليها سلباً؛
ب‌- قابلية هذه المواد للاشتغال و التسبب بالحريق؛
ت‌- قابلية هذه المواد للإنفجار وما قد ينجم عن ذلك من خسائر و في الأرواح.

3- مدى توفر المساحة الكافية لإقامة المخزن؛
4- التعليمات و القوانين, هناك ما يمنع إنشاء المخازن أو حتى المصانع تمنع تخزين بعض الأصناف من المواد في مواقع معينة؛

5- توفر الخدمات العامة كالطرق, المياه و الطاقة.
بناء و تصميم المخزن:

ب‌- مواد لبناء: هناك مخازن خشبية أي صممت بالخشب, حديد, و هناك مخازن بنيت بمواد بناء الخرسانية التي تتميز بالقدرة العالية على تحمل الأثقال في إنشاء المخازن الدائمة.

ت‌- أرضية المخزن

ث‌- الإضاءة: استفادة طبيعية كفتحات زجاجية في السقف, يجب مراعاة أيضاً عمليات التمديدات الكهروبائية بحيث لا تكون متلاصقة مما يؤدي إلى حدوث تماس كهربائي.

ج‌- تدفئة المخازن: إما بوسائل كهروبائية أو وسائل عادية.

ح‌- احتياجات الوقاية: احتمال حدوث حريق, تسرب المياه ... وجب وضع مداخل ومخازن متعددة.
تحديد حجم المخزن:

هناك عوامل متعددة تؤثر على تحديد حجم المخزن, و تختلف هذه العوامل في أهميتها من منشأة لأخرى و حسب ظروف كل منشأة, و من أهم هذه العوامل ما يلي:

1- فترة التخزين؛
2- حجم المواد؛
3- طبيعة الإنتاج؛
4- تصميم المخزن؛
5- صيانة المواد المخزنة؛
6- التوسعات المستقبلية.

الشرح:

قدرة التخزيـن: إذا كانت مواد موسمية فإنها تحتاج إلى مخازن كبيرة الحجم لتخزينها بقصد سد احتياجات المنشأة و التي تستمر حاجة المؤسسة لها على مدار العام, إذا كانت احتياجات الإنتاج كبيرة فهي الغالب تستخدم المواد لفترات زمنية قصيرة و متواصلة, يتم التخزين لفترات زمنية طويلة و تحتاج إلة مخازن ذات حجم كبير.

طبيعـة الإنتـاج:مثلا الصناعات المعدنية, الفحم الحجري, تستخدم لإنتاجها مواد أولية كبيرة لتستخرج منها كميات محدودة و بالتالي فإنها تحتاج إلى تخزين كميات كبيرة من المواد الأولية التي تحتاج إلى تخزين كميات كبيرة من المواد الأولية التي تحتاج بدورها إلى مخازن تتناسب و أحجام هذه المواد.

صيانة المخـزون: توفير مساحات خاصة لصيانة المخزون فهناك مثلا مخزونات كحفظ المواد الغذائية وجب توفير برادات مما يستلزم مكان أوسع.

التوسعات المستقبليـة: مثلا المشروع في مرحلة النمو و بالتالي هناك احتمال ظهور حاجة إلى تخزين كميات أكبر من المواد مستقبلاً.

1- الأصنـاف المتكررة: يتم طلب و شراء هذه المواد و سحبها من المخازن سواءاً بالنسبة للمدخلات أو المخرجات لمعدلات متكررة لهذا أي انقطاع نتيجة لتفادي مخزوناتها يتسبب في خسارة كبيرة.
2- الأصناف العادية: تقابل باهتمام أقل من سابقاتها, يقوم قسم مراقبة المخزونات بتحديد طلبات شرائها باعتبارها من الأمور الروتينية التي تشكل خطراً على الإنتاج.
3- الأصناف البطيئة: عند مراجعة المخازن في فترات دورية يلاحظ وجود مواد ذات حركة بطيئة و التي لا تتحرك لفترة زمنية طويلة, وجب تحديد أسباب هذا البطء و إذا وجدت أنه قديمة أو تالفة تقرر حذفها من سجلات المخازن و قوائم المخزون و دليل التوصيف.

التصنيف حسب طبيعة المادة: يمكن تجميع المواد و الأجزاء في مجموعات تبعاً لطبيعتها و فائدتها, ونذكر منها:
- قطع غيار تدخل في التركيب أو التجميع؛
- العناصر الغير مباشرة في الإنتاج؛
- المنتجات التامة الصنع.
التصنيف حسب طرق المناولة: يضم هذا التصنيف بتحديد وسائل المناولة و النقل الملائمة, ويمكن تقسيم المواد حسب هذا التصنيف إلى:
- مواد غير مخزنة؛
- مواد معبئة؛
- سوائل منقولة عبر الأنابيب.
حسب درجة الخطورة:
- مواد قابلة للإلتهاب, قابلة للكسر؛
- مواد ذات قيمة مرتفعة؛
- مواد عمرها الإنتاجي قصير جداً؛