تعريف الشراء

موضوع: تعريف الشراء السبت مايو 26, 2012 2:09 pm

تعريف الشراء

الشراء هو النشاط المسؤول عن شراء وتوفير المواد من سلع وخدمات بجودة تتطابق مع المواصفات المطلوبة والمحددة سلفاً لتؤدي الغرض المطلوب منها ، وبكمية لا تقل او تزيد عن الكميات التي تحددها احتياجات العمل والتشغيل ومستلزمات الانتاج ، وبسعر مناسب يتم الحصول عليه باتباع طرق الشراء الصحيحة ، وباختيار افضل المصادر الممكنة للتوريد في الوقت المناسب الذي تحدده احتياجات العمل والعملاء ، وبما يضمن عدم توقف العمل والانتاج .

وظيفة الشراء

في اغلب المؤسسات لا تعتبر عملية الشراء هدفا في حد ذاتها بل وسيلة لتحقيق الأهداف التي وجدت من أجلها المؤسسة ، سواء كانت تلك المؤسسة إنتاجية أو خدمية ، فوظيفة الشراء من الوظائف الهامة في أي مؤسسة ، ولها مركز مميز على الخريطة التنظيمية ، ويمكن تعريف وظيفة الشراء على انها ( إحدى وظائف المؤسسة المسئولة عن توفير احتياجات المؤسسة من المواد والسلع والخدمات ومن مستلزمات الإنتاج المختلفة وفقا لسياسات محددة ، وتخطيط مسبق ، وبما يخدم جميع انشطة المؤسسة ويؤدي إلى تحقيق الأهداف التي وجدت من اجلها المؤسسة وذلك بالكمية الصحيحة والجودة المناسبة والسعر الصحيح وفي الوقت المناسب وبالمكان الصحيح وذلك بالتنسيق مع الإدارات الأخرى ووفقا للسياسات الخاصة بالشراء وبما يحقق الميزة التنافسية للمؤسسة ) .

ومع تطور المفاهيم الادارية اصبحت وظيفة الشراء تشمل بمعناها الواسع جميع الانشطة والعمليات المنحصرة من مرحلة التفكير في الشراء ومن ثم تحديد الحاجة وحتى مرحلة التسليم وفحص السلع المشتراه على اختلاف أنواعها وفـق تنظيم مسؤول يضمن اعتبارات الجودة والكمية والسعر والمصدر والوقت وحفظها في الأماكن المناسبة ( المستودعات ) .

- وبذلك تكون وظيفة الشراء قد شملت أنشطة اخرى مثل نشاط الأبحاث الضرورية قبل عمليات الشراء لتكمل النشاطات الفعلية ويمكن تلخيص انشطة وظيفة الشراء بمايلي :

أولاً : التأكد من صحة تقدير الحاجة إلى الشراء .

ثانياً: التأكد من صحة المواصفات المطلوبة مع الأخذ بالإعتبار المستويات الواجب شراؤها.

ثالثاً: اختيار مصادر التوريد والتفاوض معهم إن لزم الامر للوصول إلى السعر العادل .

رابعاً: البدء في عملية الشراء ومن ثم المتابعة حتى الاستلام .

خامساً: ترتيب الشحن والبوالص اللآزمة .

أهمية وظيفة الشراء

ان القيام بوظيفة الشراء وانجاز العملية الشرائية بكفاءة يؤدي إلى زيادة ربحية المؤسسة وذلك من خلال تخفيض تكاليف المواد الاولية الداخلة بالانتاج وهذا يقابله بصورة متساوية ارتفاع في هامش الربح الناتج عن عملية البيع ، فأي تخفيض تحققه وظيفة الشراء في قيمة المواد الداخلة في الإنتاج سوف يؤدي الى مضاعفة القيمة التي سوف تتحقق من خلال العمليات الإنتاجية وهذا يؤدي إلى ارتفاع قيمة الأرباح

ان كفاءة وظيفة الشراء تؤدي إلى انخفاض تكلفة الأصول المتمثلة بتكلفة رأس المال من خلال تكلفة الأموال المخصصة لشراء البضائع وذلك عند الشراء بالكمية الاقتصادية المناسبة وتقليل فترة الاحتفاظ بالمخزون وتخفيض تكاليف التخزين كما أن توفير المواد ذات جودة عالية تؤدي إلى تخفيض التكاليف .

طرق الشراء :

تحدد الأنظمة صلاحيات وطرق الشراء ومع مراعاة الصلاحيات والجهة المختصة بالشراء تتم عمليات الشراء باحدى الطرق التالية :

اولاً : الشراء المباشر بالتفاوض مع بائعيها او منتجيها او مورديها ، وعادة ما يتم اتباع هذه الطريقة في الحالات التالية :

1 – اذا كانت اللوازم المطلوبة لمواجهة حالة طارئة لا تسمح بإجراءات طرح عطاء او استدراج عروض .
2 - إذا كان من غير الممكن الحصول على اللوازم إلا من مصدر واحد فقط .
3 – إذا كانت الاسعار محددة من قبل الجهات الرسمية .
4 – إذا كانت اللوازم المطلوبة قطعاً تبديلية لا تتوافر لدى اكثر من مصدر واحد .
5 – إذا كان الغرض من اللوازم توحيد الصنف لتقليل تكاليف الصيانة .
6 – إذا طرح عطاء او تم إستدراج عروض ولم يكن بالمستطاع الحصول على اللوازم المطلوبة .

ثانياً : الشراء باستدراج العروض .

يتم استدراج عروض من عدة مصادر يتم تحديدها من قبل إدارة الشراء ، ويتم المفاضلة فيما بينها واختيار العرض الذي يلبي الطلب ، وعادة ما يتم اتباع هذه الطريقة في الحالات التالية :
1- عند وجود حاجة مستعجلة طارئة للوازم المراد شراؤها يصعب توقعها أو التنبؤ بها ولا تسمح بطرح عطاء .
2- إذا لم يوجد أكثر من ثلاثة بائعين أو منتجين أو موردين للوازم المطلوب شراؤها .
3- إذا كانت قيمة اللوازم المراد شراؤها لا تزيد عن قيمة معينة يتم تحديدها بموجب الانظمة المعمول بها في المؤسسة.
4- إذا لم يتقدم للعطاء المطروح عدد كاف أو مناسب من العروض ، واقتنعت الجهة التي طرحت العطاء أن الضرورة تقضي بشراء اللوازم عن طريق استدراج عروض .

• ثالثاً : الشراء عن طريق طرح العطاءات .

الهدف من طرح العطاء هو إتاحة الفرصة لكافة الموردين لتقديم عروضهم لتوريد الأصناف المطلوبة ضمن الشروط والضوابط التي تحددها المنشأة وذلك تحقيقاً لمبدأ :

أ- المساواة: والذي يعني ضرورة قيام إدارة المشتريات بمعاملة جميع المناقصين معامل واحدة وعلى قدم مساواة وذلك بأن تطبق شروط المناقصة كافة بحق جميع المناقصين وبدون تفرقة أو تمييز أو تحيز.

ب- المنافسة: والذي يتحقق من خلال الإعلان عن المناقصة في وسائل الإعلان المختلفة لإتاحة الفرصة لأكبر عدد من الموردين للمشاركة في المناقصة.

إجراءات الشراء

تعرف إجراءات الشراء بأنها الخطوات التفصيلية الرتيبة التي يتبعها المنفذون أثناء ممارسة الأعمال المتكررة أو هي الوسيلة التي يمكن من خلالها تبين المراحل التي يجب إتباعها بشكل متسلسل ومتلاحق زمنياَ وبالصورة التي تجعل العاملين يمارسون الأعمال الروتينية الموكلة إليهم دون التفكير المسبق في كل مرة وتنبع أهمية تحديد الإجراءات من كونها الأداة التي تساعد على توحيد طرق العمل وتحقق التكامل والإتقان في أدائه وترشد المنفذين أثناء ممارستهم لأعمالهم وتخفف من الجهود الذهنية وتمكن من إحكام الرقابة وقياس الأداء والإسراع في الإنجاز في حالة الإجراءات المبسطة وتجنب العمل من الفوضى .
وحتى تحقق إجراءات الشراء أهدافها بفاعلية لا بد من أن تتصف : بالبساطة والمرونة والثبات النسبي وعدم التعقيد وأن تكون هادفة ومتكاملة ومتسلسلة بصورة منطقية وأن لا تتعارض مع السياسات والأهداف والأنظمة والقوانين السائدة وأن تحدد كل عملية بدقة من حيث تسميتها والزمن اللازم لإنجازها و من يقوم بها ....الخ

وعادة ما تمارس المنظمة مجموعة من الإجراءات ( الخطوات التفصيلية ) أثناء القيام بعملية الشراء تبدأ باستقبال الطلبات والتأكد من وجود الحاجة وتنتهي باستلام الأصناف وفحصها وتسليمها إلى إدارة المخازن ، وعلى الرغم من أن هذه الإجراءات قد تختلف من منظمة إلى أخرى نتيجة لاختلاف النظم التي تتبعها كل منظمة أو المصدر المتعامل معه ( محلي ، أجنبي ) إلا أن هذه الإجراءات لا تخرج عن بعض أو كل الإجراءات الأتيه :

1 - استقبال الطلبات وتحديد الحاجة .
2- تحديد طريقة الشراء .
3- تحديد واختيار مصدر الشراء .
4- إصدار أمر التوريد أو التعاقد .
5- المتابعة .
6- الفحص والاستلام .

المشكلات المرتبطة بالعطاءات ومعيقات العمل

من المعروف أن العملية الشرائية تمر في ثلاث مراحل رئيسية وهي :

أ‌- مرحلة ما قبل طرح العطاء.

ب‌- مرحلة الدراسة الفنية وإصدار قرار الشراء وتبليغ المتعهد.

ت‌- مرحلة ما بعد إصدار القرار وتبلغ المتعهد لحين توريد اللوازم والبدء بالاستفادة منها من قبل الجهة الطالبة.

وسوف نقوم بتقسيم المشكلات والمعيقات إلى ثلاثة أقسام وحسب المراحل المبينة أعلاه وكما يلي:

أولاً:- المرحلة الأولى:-

حيث وجدت أن المشاكل والمعيقات الرئيسية هي كما يلي:

1 - عدم الدقة في وضع المواصفات الفنية أو الاعتماد على مواصفات معدة من جهات أخرى مما قد يؤدي إلى وجود مشاكل ومعيقات أثناء طرح العطاء من حيث عدم فهم هذه المواصفات من قبل المناقصين وما يترتب على ذلك من تقديم عروض للوازم ذات مواصفات قديمة أو لا تلائم الدائرة المستفيدة وبالتالي شراء لوازم لا تؤدي الغرض المطلوب تماما وهذا الأمر ينطبق بشكل واضح على الأجهزة.

2 - عدم الدقة في وضع الشروط الخاصة والعامة الأمر الذي يؤدي أحياناً إلى إغفال شرط أو شروط مهمة أو صياغة شرط قد يؤدي في نهاية الأمر الى عدم فهم هذه الشروط من قبل المناقصين وما يترتب على ذلك من إلحاق خسائر بالمؤسسة كان من الممكن عدم وقوعها لو كانت الشروط دقيقة وتلبي احتياجات الدائرة المستفيدة كأن يتم مثلاً إغفال شرط يتعلق بالغرامات .

3- رصد مخصصات مالية أقل من الحاجة الفعلية للدائرة المستفيدة وما يترتب على ذلك من شراء كميات أقل من الحاجة الفعلية وما يترتب على ذلك من تدني مستوى الانتاج .

5- تأخر الجهات الطالبة في إرسال طلبات الشراء وطرح العطاءات مما قد يؤدي إلى تأخر إنجاز العملية الشرائية ووقوع الدائرة الطالبة في مشكلة تداخل السنوات المالية وضياع المخصصات المرصودة بشكل كامل.

6- عدم الدقة في تقدير الاحتياجات أو تقدير قيمة الاحتياجات مما يؤدي إلى تكرار عملية الشراء لنفس المادة الأمر الذي يؤدي إلى ضياع فرصة الحصول على سعر اقل في حال شراء الكميات مرة واحدة.

7- عدم إلمام بعض العاملين في وحدات الشراء بالانظمة والتعليمات الخاصة بالشراء المعمول بها في المؤسسة الأمر الذي يؤدي إلى تجاوزات غير مقصودة على النظام وما يترتب على ذلك من إلحاق الخسائر والإرباكات في العمل وتعطل العملية الشرائية.

8- عدم دراية بعض المناقصين بالانظمة والتعليمات المعمول بها في المؤسسة والمتعلقة بالمشتريات بالإضافة إلى جهلهم في الإجراءات وعدم الدقة في قراءة الشروط والمواصفات المطلوبة الأمر الذي يؤدي إلى تقديم عروض غير مطابقة أو فيها غموض مما يستدعي توجيه الاستفسارات لتوضيح العرض وفي أحيان كثيرة يؤدي عدم الدقة والجهل في الأنظمة إلى تقديم العرض غير مغطى بتأمين الدخول المطلوب الأمر الذي يتطلب ويستوجب استبعاد العرض .

ثانياً- مشكلات ومعيقات العملية الشرائية أثناء مرحلة دراسة العطاء واتخاذ قرار الشراء وتبلغ المتعهد:

1- في بعض الأحيان تكون اللجان الفنية الدارسة للعطاء ليست بالمستوى المطلوب أو ليس لديها خبرة كافية في دراسة وتحليل العروض من النواحي الفنية.

2- عدم تفرغ اللجان الفنية بشكل تام أو تأخرهم في مباشرة الدراسة أو انقطاعهم عن الدراسة الفنية لفترات طويلة مما يؤدي إلى تأخر انجاز العملية الشرائية وما يترتب على ذلك من مشاكل ومعيقات

3- عدم الدقة في بعض الأحيان بدراسة العروض المقدمة مما يؤدي إلى الإحالة على عروض غير مطابقة أو الإحالة على عروض أعلى سعرا مما يفتح المجال للاعتراضات التي بدورها تعيق انجاز العملية الشرائية ضمن الوقت المحدد.

4- عدم الإلمام التام من قبل اللجان الفنية بنظام اللوازم والتعليمات الصادرة بموجبه يؤدي إلى وقوع أخطاء في الإحالة وإعاقة العملية الشرائية

5- الوقوع في بعض الأخطاء في صياغة قرارات الإحالة الأمر الذي يوجب إصدار ملاحق قرارات لتصويت هذه الأخطاء وما يترتب على ذلك من إرباكات للمؤسسة والمتعهد.

ثالثاً- مشكلات ومعيقات العمل في مرحلة ما بعد تبلغ المتعهد لقرار الإحالة وتوريد اللوازم واستعمالها.

1- تأخر المتعهد في توريد اللوازم في الموعد المحدد مما يترتب على ذلك من تضييع فرص الاستفادة الكاملة من هذه اللوازم والمشاكل المترتبة على ذلك ولجوء إلى الشراء المباشر لتغطية الحاجة لهذه اللوازم .

2- توريد لوازم غير مطابقة للمواصفات المطلوبة بشكل تام الأمر الذي يجبر المؤسسة تحت ضغط الحاجة إلى قبول هذه اللوازم وإجراء تخفيض بالسعر وهذا الأمر يضر أحيانا بالمؤسسة .

3- عدم تخزين اللوازم في ظروف تخزين مناسبة مما يؤدي إلى التأثر في جودة هذه اللوازم أو إتلافها.

4- شراء لوازم تزيد عن الحاجة يؤدي إلى تكديسها في المستودعات وتشكل لوازم راكدة .

» إجراءات الشراء
» المشترى و قرار الشراء
» الشراء في الوقت المناسب
» المحاسبة عن عمليات الشراء
» تعريف الجرد: