سكرتيرة تنفيذية..سكرتيرة..طابع/طابعة..مأمور مقسم

سكرتيرة تنفيذية

الواجبات والمسؤوليات

- الإشراف على أعمال السكرتاريا في الدائرة.
- استقبال وطلب المكالمات الهاتفية وتحويلها وتنظيم مواعيد المدير واجتماعات اللجان والتحضير لها وتأمين وصول دعواتها.
- متابعة البريد الوارد والصادر وأية إجراءات تمت بشأنه.
- تأمين نشر التعليمات والمعلومات الضرورية لأعمال الدائرة وطباعة الوثائق السرية.
- تحرير المذكرات الدورية الخاصة بالشؤون الداخلية والخارجية للدائرة وعرضها على المدير للتوقيع وتعميمها على المعنيين.
- التحضير للاجتماعات واللقاءات وحضور هذه الاجتماعات واللقاءات وتحرير المحاضر والرسائل اللازمة لها وحسب طلب المدير.
- القيام بأية أعمال أخرى تكلف بها من قبل مدير الدائرة.

سكرتيرة

الواجبات والمسؤوليات

- تسهيل مهمة الزوار والمراجعين.
- طباعة التقارير والكتب الرسمية.
- متابعة الكتب الرسمية الواردة والصادرة وأي إجراءات تمت بشأنها في الدائرة.
- استقبال وطلب المكالمات الهاتفية وتحويلها.
- فتح ملفات حسب الحاجة وترقيمها وحفظ محتوياتها حسب الأصول.
- المحافظة على سرية العمل والتقارير والملفات وطبيعة محتوياتها.
- تسليم الملفات المطلوبة للمعنيين عند طلبها وإعادتها إلى أماكنها فور الانتهاء من استعمالها وحسب توجيهات رئيسها المباشر.
- القيام بأية أعمال أخرى تكلف بها من قبل رئيس القسم او مدير الدائرة.

طابع/طابعة

الواجبات والمسؤوليات

- طباعة التقارير والكتب الرسمية وتدقيقها.
- إدخال البيانات على الأنظمة الحاسوبية المعتمدة في العمل .
- تصوير المستندات الرسمية التي يطلبها المسؤول المباشر والمدير والمحافظة عليها.
- فتح ملفات حسب الحاجة وترقيمها وحفظ محتوياتها حسب الأصول.
- المحافظة على سرية المراسلات والملفات وطبيعة محتوياتها.
- القيام بأية إعمال أخرى يكلف بها من قبل المسؤول المباشر او المدير.

مأمور مقسم

الواجبات والمسؤوليات

- تسجيل الطلبات اليومية الرسمية والشخصية في سجل خاص.
- تجنب المحادثات الخاصة والتفرغ كليا لتلبية طلبات العملاء والموظفين.
- عدم السماح لغير موظفي المقسم بالدخول الى غرفة المقسم.
- المحافظة على اجهزة المقسم وإبلاغ رئيس القسم فورا عن أي عطل.
- عدم ترك مكان العمل دون توفير البديل.
- التصرف مع من يتصل بالهاتف ، سواء من الداخل او الخارج، بكل أدب وكياسة ومراعاة ذلك في جميع الحالات والأوقات.
- المبادرة فورا بإجابة من يتصل من خارج المركز بعبارة "مركز تكنولوجيا المعلومات الوطني".
- ربط المقسم على خط هاتف الاستعلامات عند انتهاء الدوام الرسمي مساء وإعادته إلى وضعه الطبيعي عند ابتداء الدوام الرسمي صباحا في كل يوم عمل.
- المحافظة على اسرار المكالمات الرسمية والشخصية للموظفين.
- العناية التامة لدى استخدام المقسم والمحافظة على نظافته ونظافة غرفته.
- المساعدة في صيانة المقسم وإصلاح أعطال أجهزة وشبكة الهاتف.
- القيام بأية أعمال أخرى يكلف بها من قبل رئيس القسم.

سـائق

الواجبات والمسوؤليات

- قيادة المركبات لتنفيذ المهام التي توكل إليه وعدم تجاوز حدود السرعة ومراعاة الشواخص التحذيرية وتطبيق تعليمات السلامة على الطرق.
- تسجيل المهام التي يقوم بها والمسافات التي يقطعها في السجل الخاص
- تفقد عناصر دورة التبريد لمحرك مركبات المركز والتأكد من مستوى الماء والزيت وحالة الإطارات بما فيها الإطار الاحتياطي ومستوى ضغط الهواء فيها والتأكد من وجود طفاية صالحة وعاكسة ورافعة السيارة والعدة المخصصة لمركبته والعدد المخصصة لمركبات المركز
- تفقد بطاريات مركبات المركز ومستوى المحلول فيها وحالة أقطابها وتفقد الاضوية وسلامتها وتعبئة الوقود اللازمة للمركبة
- متابعة نظافة مركبات المركز
- إبلاغ المسؤول المباشر عن أي خلل في مركبات المركز
- المحافظة على المظهر العام .
- القيام بأية أعمال أخرى يكلف بها من قبل رئيس القسم او مدير الدائرة .
- الالتزام بحمل رخصة السوق الخاصة به سارية المفعول باستمرار .

مراسـل

الواجبات والمسؤوليات

- المحافظة على اللوزام المصروفة له من ماكينات وسخانات وأدوات تنظيف واستعمالها على أفضل وجه ودون تبذير او إسراف.
- الحضور إلى مركز العمل في المركز الساعة السابعة من صباح كل يوم عمل ليقوم بالاشراف على التنظيف قبل تواجد الموظفين بمكاتبهم.
- المحافظة على سخانات الماء نظيفة وصالحة للعمل وتعبئتها بالماء ووصلها بالتيار الكهربائي قبل الساعة الثامنة صباحا بوقت كاف. ثم مراقبة عملها أثناء الدوام وفصلها عن الكهرباء قبل انتهاء الدوام الرسمي يوميا وغسلها وتجفيفها قبل مغادرة مركز العمل.
- المحافظة على الأجهزة والمعدات والأثاث واللوازم الموجودة في المركز والتي تقع ضمن مسؤولياته.
- توزيع البريد من الديوان إلى الدوائر والموظفين المعنيين ومناولة البريد المحول بين الأقسام والدوائر.
- عدم مغادرة مركز العمل دون علم المسؤول المباشر او المدير وموافقتهم المسبقة.
- التأكد قبل مغادرة مركز العمل عند انتهاء الدوام الرسمي يوميا من إغلاق النوافذ وصنابير المياه واطفاء الأنوار وتفريغ منافض السجائر من محتوياتها.
- إعلام المسؤول المباشر او المدير فورا عن أية حادثة او ضرر او ظاهرة تؤدي إلى الأضرار بممتلكات المركز.
- إبلاغ المسؤول المباشر فورا عن الأمور التي تحتاج إلى صيانة فورية في المركز مثل الكهرباء وشبكة المياه وشبكة المجاري وغير ذلك.
- المحافظة على نظافته والمظهر العام.
- القيام بأية أعمال أخرى يكلف بها من قبل المسؤول المباشر او مدير الدائرة.